楊萬(wàn)歡

（長(zhǎng)沙學(xué)院 長(zhǎng)沙 410003）

地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展背景下檔案管理工作的開展
——以長(zhǎng)沙C高校為例

楊萬(wàn)歡

（長(zhǎng)沙學(xué)院 長(zhǎng)沙 410003）

在國(guó)家積極推進(jìn)地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的大背景下，以試點(diǎn)高校——長(zhǎng)沙C高校為例進(jìn)行了研究。總結(jié)轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)檔案管理工作的新要求，分析當(dāng)前高校檔案管理工作與這些新要求不相適應(yīng)的方面，探討新時(shí)期地方本科高校檔案管理工作的開展思路，以期進(jìn)一步完善和拓展地方高校檔案管理工作。

檔案管理 地方本科高校 轉(zhuǎn)型發(fā)展

黨的十八大報(bào)告提出要推動(dòng)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，十八屆三中全會(huì)提出要深化教育領(lǐng)域綜合改革，深化產(chǎn)教融合、校企合作，培養(yǎng)高素質(zhì)勞動(dòng)者和技能型人才。針對(duì)黨中央、國(guó)務(wù)院的決策部署，教育部、國(guó)家發(fā)展改革委、財(cái)政部聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于引導(dǎo)部分地方普通本科高校向應(yīng)用型轉(zhuǎn)變的指導(dǎo)意見》（教發(fā)[2015]7號(hào)），我國(guó)高教領(lǐng)域的重大改革正逐步推進(jìn)——引導(dǎo)一批普通本科高校向應(yīng)用技術(shù)型高校轉(zhuǎn)型。目前，我國(guó)本科高校中絕大多數(shù)主要由省級(jí)政府管理，中央部門與地方共建的高校一般也以地方管理為主，屬于地方高校。本文以長(zhǎng)沙C高校為例，該校也是典型的地方本科高校，屬于轉(zhuǎn)型發(fā)展的試點(diǎn)對(duì)象。

一、地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)檔案管理工作的新要求

長(zhǎng)沙C高校作為省內(nèi)轉(zhuǎn)型發(fā)展的試點(diǎn)地方本科高校，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)適應(yīng)湖南省，特別是長(zhǎng)沙市的經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，主動(dòng)融入產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，向服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、產(chǎn)教融合、校企合作、培養(yǎng)應(yīng)用型技術(shù)技能人才、增強(qiáng)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力轉(zhuǎn)型，學(xué)校的各項(xiàng)工作應(yīng)有利于全面提高學(xué)校服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的能力。就檔案工作而言，應(yīng)當(dāng)根據(jù)新的發(fā)展背景，牢記“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的理念，深刻理解新時(shí)期轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作的新要求，不斷開拓創(chuàng)新，延展高校檔案管理工作的功能與內(nèi)涵，圍繞服務(wù)理念從“被動(dòng)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)”、加大檔案利用及開放共享力度、提高信息化檔案管理水平、加強(qiáng)檔案管理人才專業(yè)化培訓(xùn)、校企合作共建檔案管理體系、為教學(xué)科研創(chuàng)新活動(dòng)提供平臺(tái)等新要求開展檔案管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)存續(xù)學(xué)校發(fā)展歷史、宣傳學(xué)校發(fā)展目標(biāo)和辦學(xué)理念、提供領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)決策參考，變中求新、變中求進(jìn)，圍繞學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的中心工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，努力推動(dòng)高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

面對(duì)新形勢(shì)、新要求，掣肘檔案管理工作發(fā)展的短板也日顯突出。在明確地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)檔案管理工作的新要求之后，應(yīng)進(jìn)一步了解目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出改進(jìn)方法，才能更好地使檔案工作與學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展實(shí)現(xiàn)對(duì)接。高校檔案部門是永久保存本校檔案的機(jī)構(gòu)，在信息化及“互聯(lián)網(wǎng)+”等國(guó)家重大戰(zhàn)略推出后，檔案部門作為綜合性信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)的地位已逐步明確，當(dāng)前也存在以下幾方面的問(wèn)題。

1.社會(huì)對(duì)高校檔案工作認(rèn)知度低。大眾對(duì)檔案部門的作用及功能還停留在以前的認(rèn)識(shí)中，對(duì)此類工作認(rèn)知有偏差，很多高校的檔案部門被定性為高校內(nèi)部教輔機(jī)構(gòu)之一，在高校相關(guān)活動(dòng)中常處于被動(dòng)配合的地位。

2.高校檔案管理工作信息化水平低，檔案部門專業(yè)人才缺乏。當(dāng)前以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的信息技術(shù)高速發(fā)展，但我國(guó)檔案管理信息化水平還較低，硬件和軟件投入較少，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐小，既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的專業(yè)人才缺乏，接受系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)較少，存在檔案利用率不高、利用過(guò)程中信息不對(duì)稱現(xiàn)象。

3.高校缺乏具有約束性的檔案管理制度，檔案服務(wù)水平還不高。各高校對(duì)于檔案管理都制訂了相關(guān)的制度，但對(duì)其他部門的約束力較弱，不同部門之間溝通與聯(lián)系有限，使得檔案信息收集難度大，同時(shí)也容易造成一些檔案的損壞與丟失，檔案服務(wù)的規(guī)范化和檔案文化及制度建設(shè)還有待進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理安全意識(shí)亦亟待增強(qiáng)。

4.依托企業(yè)及外單位開展高校檔案管理的力度較小，使得高校檔案管理的圈子只局限于校內(nèi)，不能有效地利用相關(guān)企業(yè)資源來(lái)充實(shí)自身信息資源不足及信息化程度不高的現(xiàn)狀，檔案開放程度還比較低，檔案利用形式較為單調(diào)，缺少針對(duì)大眾的個(gè)性化服務(wù)。

5.檔案資料范圍有待進(jìn)一步擴(kuò)大，逐步增加高校重要教學(xué)和科研等創(chuàng)新活動(dòng)的材料，拓寬檔案信息采集范圍，加強(qiáng)檔案目錄建設(shè)及公開。目前大部分高校的檔案管理工作很少參與到學(xué)校各種創(chuàng)新活動(dòng)中去，暫時(shí)無(wú)法全面地為學(xué)校服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展等活動(dòng)提供證明材料，在學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中無(wú)法準(zhǔn)確定位。

上述問(wèn)題造成了目前高校檔案管理工作無(wú)法完全滿足地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，亟待改進(jìn)與拓展。

三、新時(shí)期高校檔案管理工作的開展思路

地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了新要求，顯現(xiàn)了新問(wèn)題，按目前高校檔案工作方法和思路不能完全滿足高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，高校檔案部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極開拓，探索新時(shí)期高校檔案管理工作的開展思路，將高校檔案管理工作提高到一個(gè)新水平，主動(dòng)融入學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展中心工作中去，服務(wù)學(xué)校大局。

1.轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提高大眾檔案意識(shí)。檔案服務(wù)方式改“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，加強(qiáng)檔案部門管理工作人員與各類檔案需求者交流，了解不同類型檔案利用者的具體需求，及時(shí)解答其困惑；在總結(jié)出大部分檔案利用者的情況后，及時(shí)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布不涉密的檔案目錄信息，“主動(dòng)”地為他們潛在需求服務(wù)，而不是等他們來(lái)到檔案室才“被動(dòng)”地開展檔案查詢工作，有效地提高不同檔案資源的利用率，在“面對(duì)面”服務(wù)基礎(chǔ)上，增加網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的新方法；另外，通過(guò)定期開展專題檔案研討會(huì)或展覽，展示檔案管理工作的實(shí)質(zhì)及對(duì)大眾日常生活的影響，使普通大眾全面了解高校檔案資源，有效提高大家對(duì)檔案工作的重視程度。

2.開發(fā)新的高校檔案信息資源，提高檔案利用率。為學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展提供支撐檔案材料，根據(jù)轉(zhuǎn)型發(fā)展的主要任務(wù)，在現(xiàn)有高校檔案資源的基礎(chǔ)上，逐步開發(fā)和完善相關(guān)資源，為教學(xué)科研創(chuàng)新活動(dòng)提供平臺(tái)，為服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展提供佐證材料，為廣大群眾提供個(gè)性化和多樣化的檔案服務(wù)；適當(dāng)擴(kuò)大檔案資源采集范圍，比如建立教師科研和教學(xué)工作、產(chǎn)教融合和校企合作實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)基地建設(shè)、雙師雙能型教師培訓(xùn)、應(yīng)用型技術(shù)技能型人才培養(yǎng)、產(chǎn)學(xué)研成果轉(zhuǎn)化、學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)等方面的檔案資源，做好檔案目錄建設(shè)、編研及公開工作，并在轉(zhuǎn)變服務(wù)理念的基礎(chǔ)上，盡可能主動(dòng)地為大眾服務(wù)，提高各類檔案利用率，有效地發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。

3.大力提高高校檔案管理信息化水平，采用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的工作模式。進(jìn)一步完善現(xiàn)有的檔案管理信息化系統(tǒng)，增加其網(wǎng)絡(luò)終端的查詢功能，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行信息化采集，運(yùn)用數(shù)據(jù)軟件及信息采集工具，完善收集平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部檔案資源在線建檔。將現(xiàn)有檔案通過(guò)掃描等手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，充分利用手機(jī)、平板和PC機(jī)等新媒體終端，通過(guò)多媒體的形式整合和傳播檔案信息，有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源開放和共享，符合“綠色、開放、共享”的發(fā)展理念。設(shè)立網(wǎng)上查詢?nèi)肟冢蓸O大地提高檔案管理工作的服務(wù)效率，有效地拓展檔案服務(wù)的時(shí)間和空間，創(chuàng)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的工作模式，逐步實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化。

4.提高網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，完善高校檔案管理制度。進(jìn)一步完善現(xiàn)有檔案管理制度，提高管理水平，明確不同部門對(duì)于學(xué)校檔案工作的責(zé)任，提高制度對(duì)相關(guān)部門的約束力，有效地規(guī)范各類檔案信息的記錄、收集、處理、整理等環(huán)節(jié)，減少出現(xiàn)檔案損壞和丟失的現(xiàn)象，使得本校檔案集中管理，每一個(gè)步驟都有相關(guān)條例護(hù)航，同時(shí)要注重加強(qiáng)高校檔案文化建設(shè)，成為學(xué)校形象宣傳渠道之一；在新媒體興起和“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作模式下，要注重網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的提高，通過(guò)制定專門數(shù)字檔案資源管理辦法及保密工作條例，明確檔案管理工作人員責(zé)任，按時(shí)進(jìn)行資源的備份，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊的防范，實(shí)現(xiàn)全天24小時(shí)的安全監(jiān)控，提高檔案信息化管理水平，做到人防、物防和技防相結(jié)合。

5.加強(qiáng)檔案管理人才專業(yè)化培訓(xùn)，注重其綜合素質(zhì)的提升。高校要重視檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，組織專題學(xué)習(xí)，同時(shí)創(chuàng)造條件和鼓勵(lì)他們積極參加各種進(jìn)修并與其他同行交流心得，鼓勵(lì)檔案從業(yè)人員開展檔案管理方面的科學(xué)研究。在日常工作過(guò)程中，加大教育培訓(xùn)力度，做好檔案管理工作者的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)工作，尤其是“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”工作模式下互聯(lián)網(wǎng)使用技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等技能的定期進(jìn)修，提升從業(yè)者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，拓展相關(guān)知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)工作人員的職業(yè)素質(zhì)和思想道德，全面提升其綜合素質(zhì)，將檔案管理知識(shí)與信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)知識(shí)應(yīng)用結(jié)合起來(lái)；同時(shí)為具備信息技術(shù)應(yīng)用能力的檔案管理人才提供職稱晉升、福利分配等激勵(lì)機(jī)制，使他們安心在高校檔案管理崗位為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

6.嘗試“產(chǎn)教融合、校企合作”，共建高校檔案管理體系。根據(jù)地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的指導(dǎo)思想，在產(chǎn)教融合和校企合作模式下，高校檔案工作部門可嘗試聯(lián)合相關(guān)企業(yè)和科研單位，建立和完善高校檔案管理體系，可以進(jìn)一步汲取先進(jìn)檔案管理理念，將企業(yè)的信息與高校信息完全融合，促進(jìn)雙方檔案資源的共享和開放；聯(lián)合相關(guān)企業(yè)，積極承擔(dān)與檔案管理相關(guān)課程的理論教學(xué)任務(wù)，成為公共事業(yè)管理等專業(yè)的教學(xué)實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地，直接助推學(xué)校應(yīng)用型技術(shù)技能型人才培養(yǎng)；通過(guò)與企業(yè)的深入合作，檔案管理體系也將隨著高校轉(zhuǎn)型的深化而逐步完善，為大眾服務(wù)的水平也將進(jìn)一步提高。

綜上所述，高校檔案記載了學(xué)校發(fā)展的歷程，檔案管理是學(xué)校管理工作的重要一環(huán)。隨著地方本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展的推進(jìn)和深化，高校相關(guān)工作對(duì)檔案管理提出的新要求，檔案管理工作的思路應(yīng)圍繞這些要求來(lái)開展，克服現(xiàn)有工作的不足。為此，需要廣大高校檔案管理工作者不斷開拓進(jìn)取，完善自我，以滿足學(xué)校改革發(fā)展和師生檔案意識(shí)增強(qiáng)后對(duì)檔案工作的新期待為目標(biāo)，努力滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求利用，將新時(shí)期的高校檔案管理工作推上新臺(tái)階。

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2016-09-30