交通建設(shè)項目檔案管理信息化分析研究

胡瓊秀

（杭州都市高速公路有限公司）

交通建設(shè)項目的檔案信息化是指交通行政管理部門和下屬企事業(yè)單位在檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo)下，充分利用各種信息化技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲、管理以及分發(fā)、查閱等，以更好地管理、保護檔案和更有效地服務(wù)社會的過程。交通檔案是交通行業(yè)各項工作的真實記錄，是開展交通工作的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)與資源命脈，其檔案信息化工作必須嚴(yán)格按照國家檔案信息化的宏觀規(guī)劃與整體要求，結(jié)合交通行業(yè)的特點，落實和推動各項信息化建設(shè)任務(wù)，使交通檔案能夠更先一步走在各行業(yè)檔案信息化建設(shè)的前列。本文主要針對推進交通檔案管理信息化背景意義、存在問題等進行分析，并提出相應(yīng)對策措施。

一、推進交通檔案管理信息化的背景和意義

當(dāng)前我國各類交通建設(shè)正在蓬勃發(fā)展，特別是自從2008年國際金融危機之后，我國加大了基礎(chǔ)設(shè)施投資與建設(shè)力度，如幾年前的四萬億投資等，這大大推進了各類交通工程建設(shè)，也誕生了海量的交通管理和建設(shè)檔案。

無論是各級道路如公路、國道、高速公路等工程建設(shè)的檔案，還是各類交通設(shè)施的采購、安裝檔案，對于整個交通管理以及各類事情的追溯都非常重要。而在交通檔案管理中，最重要的則是檔案保管的完整以及保管的安全可靠，這是評判檔案管理的兩個先發(fā)因素。此外，檔案管理是否方便查詢，有沒有便于檔案使用的措施和機制，能否對時代久遠(yuǎn)的檔案做好保護和留存工作，以及破損檔案的還原工作等，都是對交通檔案提出的基本要求。如何在當(dāng)前計算機與互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，依托信息化手段，科學(xué)而高效地做好交通檔案資源整合和增值開發(fā)，是當(dāng)前交通管理部門面臨的重大挑戰(zhàn)和機遇。因此，交通檔案信息化已是大勢所趨，是當(dāng)前交通信息化以及政務(wù)自動化的必然要求。

在國家和部委的大力推動下，我國交通檔案信息化從無到有，管理手段和水平發(fā)生了明顯的變化，各種傳統(tǒng)載體檔案開始以數(shù)字方式形成、轉(zhuǎn)換和存儲，并通過計算機進行分類、保管和整理。近年來，各級交通管理部門打造了海量的交通檔案數(shù)據(jù)庫，提供了大量易開發(fā)和易使用的界面及二次接口，大大方便了交通檔案的查詢和使用，也為深化推進交通檔案的信息化管理和應(yīng)用打下了良好基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前交通檔案管理信息化的問題分析

（一）交通檔案信息化的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)缺失，技術(shù)路線不明確

如同傳統(tǒng)檔案管理要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化管理在基本要求上也必須要統(tǒng)一規(guī)范，如統(tǒng)一的軟件管理，規(guī)范的文件格式和要求，數(shù)據(jù)庫的字段、屬性等都要符合規(guī)范。當(dāng)檔案信息化管理中出現(xiàn)諸如軟件不兼容、不統(tǒng)一，大家各用自己的數(shù)據(jù)字段或者存儲格式的話，將會造成大量的、復(fù)雜的后續(xù)工作，信息化檔案管理的高效優(yōu)點也就蕩然無存，而且還會導(dǎo)致數(shù)字檔案管理的無序和混亂。

目前，各交通部門檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)缺失和標(biāo)準(zhǔn)化工作不到位是一個比較突出的問題。不少交通管理和項目建設(shè)單位在原始建檔時不注重標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，技術(shù)路線不明確，檔案數(shù)據(jù)錄入軟件不統(tǒng)一，造成各種格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。同時，由于交通行業(yè)的特點，采用了不少國外的大型數(shù)據(jù)庫軟件和配套規(guī)范，這種混用現(xiàn)象既造成數(shù)據(jù)管理的不統(tǒng)一、不規(guī)范，也增加了出現(xiàn)各類錯誤的可能。

（二）交通檔案管理信息化軟硬件投入不足

目前很多城市實現(xiàn)交通檔案信息化管理的軟硬件投入不足，交通檔案信息化管理需要的配套設(shè)施及經(jīng)費保障不到位，這在一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)更為突出，已經(jīng)嚴(yán)重影響到交通檔案信息化管理工作的正常開展。有的地區(qū)由于交通檔案信息化管理水平低下，檔案信息化作用發(fā)揮不夠，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)和各部門對交通檔案信息化管理工作不重視，檔案信息化投入嚴(yán)重不足，并形成惡性循環(huán)。

（三）檔案信息化工作缺乏統(tǒng)籌，推進機制不完善

在交通信息化建設(shè)中存在重硬件、輕軟件，重技術(shù)、輕管理，重前端、輕后端，重業(yè)務(wù)、輕安全等現(xiàn)象，檔案信息化建設(shè)跟不上業(yè)務(wù)信息化的整體推進步伐，大量業(yè)務(wù)領(lǐng)域的信息化工作早就開展，但在歸檔工作和檔案介入管理的時間節(jié)點上還相對滯后。注重前端業(yè)務(wù)平臺的可靠運行，但對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔和檔案數(shù)據(jù)的安全保管上還存在薄弱環(huán)節(jié)。此外，檔案信息化相關(guān)制度的執(zhí)行不夠嚴(yán)格，不少單位的數(shù)字檔案歸檔制度流于形式，缺少監(jiān)管機制以及懲罰責(zé)任。

（四）交通檔案管理信息化人才匱乏

在當(dāng)前移動互聯(lián)網(wǎng)和工業(yè)4.0的環(huán)境下，在當(dāng)前檔案信息化中普遍采用數(shù)據(jù)庫管理之后，如果缺少計算機常識和專業(yè)經(jīng)驗，將很難開展工作。目前交通管理部門檔案人員中不少年齡偏大或?qū)I(yè)素質(zhì)不具備，現(xiàn)在交通檔案全面推進信息化建設(shè)，這些檔案人員已很難適應(yīng)信息化時代的檔案管理要求，成為當(dāng)前一個迫切需要關(guān)注的問題。

三、推進交通檔案管理信息化的對策和措施

筆者認(rèn)為，要進一步推進交通建設(shè)項目檔案管理信息化，必須正視當(dāng)前存在的主要問題，并采取切實有效的對策措施。

（一）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

對于交通管理部門，特別是對于各類重大交通建設(shè)項目，一定要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對于各個部門和相應(yīng)的子工程，要盡量采取同樣的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，同樣的文件格式以及軟件系統(tǒng)。具體來說，就是必須建立一整套檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則，建立切實有效的檔案管理計算機信息系統(tǒng)，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，也要依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計。只有在交通檔案信息化中采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和軟件平臺，信息化建設(shè)才不會走彎路，造成重復(fù)和浪費。重點要做到以下三個統(tǒng)一：即“統(tǒng)一著錄項目、統(tǒng)一著錄格式和統(tǒng)一檢索語言”，同時還要確保數(shù)據(jù)的完整性、精確性、實用性、可靠性。

（二）明確技術(shù)路線

目前交通檔案數(shù)字化的方式主要有紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描、音視頻轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)人工錄入和電子檔案接收等。當(dāng)前實現(xiàn)交通檔案信息化管理的主要工作是對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理，即利用掃描、數(shù)字轉(zhuǎn)換等技術(shù)，將傳統(tǒng)載體檔案中所包含的文字、圖像、音頻、視頻等信息導(dǎo)入計算機系統(tǒng)，形成計算機可識別的數(shù)字信息，并通過信息技術(shù)手段進行存儲和管理的信息處理方式。此外，對于數(shù)字檔案還可以通過OCR等圖像識別的方式，將各類檔案信息存儲到檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)各類數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理和檢索，提高交通建設(shè)項目檔案的管理和利用效率。

同時，還要根據(jù)交通建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的實際需求，加大信息化軟硬件投入，配備計算機自動采集、存儲、輸出等設(shè)備。具體硬件設(shè)備如表1所示：

表1 檔案信息化硬件建設(shè)信息

（三）加強工作統(tǒng)籌

交通建設(shè)項目檔案的信息化管理是一個前后端、全方位的綜合系統(tǒng)工程，不是建了一個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)或者軟件平臺就一勞永逸，需要加強統(tǒng)籌安排，需要全方位、前后端的設(shè)備、人力、管理等綜合部署和投入。要注重把握好數(shù)字檔案歸檔管理的時間節(jié)點，在保障前端交通業(yè)務(wù)工作正常開展的同時，要同步做好檔案信息化管理工作。要處理好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化與電子檔案歸檔的關(guān)系，對于檔案信息化開展時間不長，保存有大量傳統(tǒng)載體檔案的交通管理單位，需要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡工作，避免任何一份有價值檔案數(shù)據(jù)的流失。要建立健全信息化環(huán)境下的檔案管理相關(guān)流程和制度，確保數(shù)字檔案的證據(jù)力和有效性。

（四）提高人員素質(zhì)

目前交通管理機構(gòu)檔案管理人員年齡普遍偏大，專業(yè)能力不足。因此，在今后工作中，一是要加強培訓(xùn)。邀請高校檔案專家和技術(shù)人員，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員進行專題培訓(xùn)，對檔案管理人員手把手地傳授檔案信息化相關(guān)操作方法和基本技能。完善考核和激勵機制，通過獎懲結(jié)合，正確引導(dǎo)檔案管理人員，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力。

四、結(jié)論

加快推進交通建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)，是提高交通運輸管理整體水平的重要內(nèi)容和有效舉措，也是交通檔案工作上臺階、上水平的重要抓手，必將有力地促進交通事業(yè)健康、快速發(fā)展。