倪燁紅

（中國建設(shè)銀行嘉興分行）

隨著建設(shè)銀行業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，各門類檔案尤其是會計(jì)檔案數(shù)量急劇增長，每年會計(jì)檔案的新增量占據(jù)當(dāng)年檔案總量的80%左右，檔案庫容面臨著檔案數(shù)量無限增長與有限保存能力之間的矛盾，加大了檔案管理成本，影響了檔案的有效利用。為有效利用檔案庫房資源，實(shí)現(xiàn)庫存檔案的“能進(jìn)，能出”，緩解庫房壓力，降低檔案保管成本，根據(jù)國家和建設(shè)銀行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，2010年建設(shè)銀行嘉興分行對歷年到期檔案進(jìn)行梳理，在全行范圍內(nèi)開展到期檔案的鑒定工作，共鑒定文書檔案729卷、會計(jì)檔案58587卷、信貸檔案54169卷，這是嘉興建行成立以來的第一次大規(guī)模檔案鑒定工作，從2010年1月到期檔案目錄的編制，到2011年12月檔案實(shí)體的最后銷毀，歷時2年，鑒定工作優(yōu)化了檔案庫藏結(jié)構(gòu)，避免了檔案資源的浪費(fèi)。

一、檔案鑒定銷毀工作的實(shí)踐

（一）組建相關(guān)鑒定機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1.設(shè)立檔案鑒定銷毀組織機(jī)構(gòu)。成立了分行檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由分管辦公室的副行長擔(dān)任，副組長由辦公室主任擔(dān)任，小組成員由財(cái)務(wù)會計(jì)部、營運(yùn)管理部、電子銀行部、風(fēng)險管理部、授信審批部、監(jiān)察部、公司業(yè)務(wù)部、公司客戶經(jīng)營部、機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部、個人金融部、信用卡業(yè)務(wù)部的主要負(fù)責(zé)人以及辦公室分管檔案工作的副主任組成。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，主任由辦公室主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副主任由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組所轄各部門分管檔案工作的管理崗為成員。檔案鑒定工作辦公室下設(shè)檔案業(yè)務(wù)價值鑒定小組與檔案歷史價值鑒定小組，其中檔案業(yè)務(wù)價值鑒定小組分為文書檔案專業(yè)鑒定小組、會計(jì)檔案專業(yè)鑒定小組及信貸檔案（包括對公對私）專業(yè)鑒定小組。文書檔案專業(yè)鑒定小組組長由辦公室主任擔(dān)任，副組長由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任；會計(jì)檔案專業(yè)鑒定小組組長由營運(yùn)管理部總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由營運(yùn)管理部副總經(jīng)理擔(dān)任；信貸檔案對公專業(yè)鑒定小組組長由公司業(yè)務(wù)部總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由公司業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理擔(dān)任；信貸檔案對私專業(yè)鑒定小組組長由個人金融部總經(jīng)理擔(dān)任，副組長由個人金融部副總經(jīng)理擔(dān)任；歷史價值鑒定小組由本行業(yè)務(wù)價值鑒定小組（包括文書、會計(jì)、信貸）成員部門相關(guān)人員組成，組長由辦公室主任擔(dān)任，副組長由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任。參加檔案鑒定工作的成員，必須具備較高的法律法規(guī)政策水平和專業(yè)知識水平，了解本級行的組織沿革、職能、歷史變化和改革發(fā)展過程，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，掌握檔案鑒定基本原則、程序和鑒定工作有關(guān)規(guī)定。

圖1 檔案鑒定組織框架圖

2.明確各機(jī)構(gòu)的具體職責(zé)。

（1）檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組：負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)各類檔案銷毀鑒定材料的審定工作。

（2）檔案鑒定工作辦公室：根據(jù)當(dāng)年到期檔案情況，提出檔案鑒定銷毀工作建議和計(jì)劃；根據(jù)本行人事變動情況，及時調(diào)整鑒定銷毀組織機(jī)構(gòu)，按要求確定各小組成員名單；負(fù)責(zé)對本行到期檔案目錄以正式文件形式進(jìn)行公示，并將反饋結(jié)果送檔案專業(yè)鑒定小組審定；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各專業(yè)鑒定小組之間鑒定工作事項(xiàng)；制定檔案實(shí)體銷毀方案，明確監(jiān)銷人員、銷毀方式、銷毀地點(diǎn)、運(yùn)輸工具等事項(xiàng)，并做好具體實(shí)施工作；負(fù)責(zé)做好檔案鑒定銷毀材料審核結(jié)果的批復(fù)工作。

（3）業(yè)務(wù)價值鑒定小組（又分為文書、會計(jì)、信貸三個檔案鑒定小組）：負(fù)責(zé)本級行及所轄機(jī)構(gòu)文書、會計(jì)、信貸檔案鑒定銷毀的組織工作；負(fù)責(zé)文書、會計(jì)、信貸檔案鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)和具體操作規(guī)范的制定和解釋工作；負(fù)責(zé)本級行文書、會計(jì)、信貸檔案實(shí)體鑒定工作。在進(jìn)行業(yè)務(wù)價值鑒定的同時，完成歷史價值的初步鑒定，并將鑒定結(jié)果提交歷史價值鑒定小組進(jìn)一步審核；負(fù)責(zé)對本級行及所轄機(jī)構(gòu)文書、會計(jì)、信貸檔案鑒定銷毀的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作；負(fù)責(zé)對本級行及所轄機(jī)構(gòu)上報的文書、會計(jì)、信貸檔案鑒定材料進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)做好本級行文書、會計(jì)、信貸檔案實(shí)體銷毀的準(zhǔn)備工作，做好待銷毀文書、會計(jì)、信貸檔案的清點(diǎn)、復(fù)核、封裝以及實(shí)物監(jiān)銷工作；負(fù)責(zé)本小組內(nèi)部鑒定工作事項(xiàng)的協(xié)調(diào)。

（4）歷史價值鑒定小組：負(fù)責(zé)檔案歷史價值鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)和具體操作規(guī)范的制定和解釋工作；負(fù)責(zé)檔案歷史價值鑒定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)做好轄內(nèi)所屬機(jī)構(gòu)各類檔案歷史價值鑒定結(jié)果的審定。

3.各相關(guān)部門的責(zé)任。

（1）安全保衛(wèi)部門：負(fù)責(zé)實(shí)物鑒定工作場所的安保工作；負(fù)責(zé)銷毀檔案出庫期間的安全及途中押運(yùn)工作；協(xié)同做好檔案實(shí)體銷毀現(xiàn)場的安保、監(jiān)銷工作。

（2）風(fēng)險管理部：協(xié)助檔案鑒定工作，并對涉及不良資產(chǎn)檔案的鑒定結(jié)果提出意見和建議。

（3）信息技術(shù)部門：配合、協(xié)助各業(yè)務(wù)條線從會計(jì)、信貸業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)，提供結(jié)清證明等。

（4）辦公室：負(fù)責(zé)各類到期檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)工作；負(fù)責(zé)編制本行各類到期檔案目錄，提供給各專業(yè)鑒定小組；負(fù)責(zé)本級行檔案鑒定銷毀過程中，檔案實(shí)體的出入庫管理；負(fù)責(zé)做好本行續(xù)存檔案的后續(xù)處理工作。對有歷史證明價值的，轉(zhuǎn)為實(shí)物檔案保管；對建設(shè)銀行失去保存價值，但對其他單位具有歷史價值的，進(jìn)行捐贈或互換；做好鑒定銷毀工作材料的歸檔工作。

（5）紀(jì)檢監(jiān)察部門：負(fù)責(zé)對本級行及所轄機(jī)構(gòu)鑒定銷毀工作流程進(jìn)行全面監(jiān)督。

鑒定銷毀工作是一項(xiàng)全行性的工作，涉及部門眾多，需要各部門各司其職，協(xié)調(diào)配合。無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)推諉、拖拉就會影響整個工作的進(jìn)度和質(zhì)量。鑒定工作辦公室積極協(xié)調(diào)組織好跨小組間的工作事項(xiàng)，推進(jìn)鑒定銷毀工作的工作進(jìn)度。 辦公室、公司業(yè)務(wù)部、個人金融部、營運(yùn)管理部分別作為文書檔案、信貸檔案和會計(jì)檔案鑒定銷毀的牽頭部門，要合理安排參加檔案鑒定小組人員的日常工作與鑒定銷毀工作的時間，做好小組內(nèi)各項(xiàng)鑒定工作的溝通協(xié)調(diào)、鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)的制定、培訓(xùn)指導(dǎo)和檢查，逐級嚴(yán)格把好檔案鑒定審核關(guān)，保障檔案鑒定工作的有序、規(guī)范開展。

（二）檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定分為業(yè)務(wù)價值鑒定和歷史價值鑒定兩個方面，鑒定原則如下：

1.業(yè)務(wù)價值鑒定。

（1）合規(guī)性原則。擬銷毀的檔案應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和建設(shè)銀行相關(guān)制度的要求。

（2）未結(jié)續(xù)存原則。涉及尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或其他未了事項(xiàng)的到期檔案，應(yīng)繼續(xù)保管，直至有關(guān)事項(xiàng)結(jié)清后，再按規(guī)定銷毀。

2.歷史價值鑒定。

（1）應(yīng)全面考察被鑒定檔案對建設(shè)銀行和社會的現(xiàn)實(shí)與歷史作用。對建設(shè)銀行具有史料價值、反映本行歷史發(fā)展，以及有重大社會影響的到期檔案，轉(zhuǎn)為實(shí)物檔案永久保存。

（2）歷史價值應(yīng)以全分行的角度予以確定。

（3）1949年以前形成的檔案作為實(shí)物檔案永久保留。

3.確定價值鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)審慎原則，各鑒定小組制定了各門類業(yè)務(wù)價值鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)。以會計(jì)憑證鑒定為例，對于超過保管期限的會計(jì)憑證的清理銷毀工作主要有以下內(nèi)容需要進(jìn)行分揀：

永久保管的會計(jì)資料、涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)資料、具有重大歷史價值的會計(jì)資料。永久保管的會計(jì)資料包括：開銷戶及賬戶資料；掛失及掛失止付；睡眠戶及長期不動戶；個人其他定期儲蓄（老儲種）登記簿；重要單證（有價單證、重要空白憑證）、重要印章（會計(jì)專用印章）的移交、領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；各種結(jié)算憑證設(shè)計(jì)、安全標(biāo)志及票樣；客戶交易結(jié)算資金業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證、申請表、協(xié)議及審批材料等會計(jì)資料；住房金融業(yè)務(wù)需要永久保管的相關(guān)資料；涉及土地征用、房屋買賣內(nèi)容的相關(guān)會計(jì)憑證等；代理業(yè)務(wù)協(xié)議；司法協(xié)助資料； 每年的年終決算日及次年第一個工作日的會計(jì)資料； 科目細(xì)分或轉(zhuǎn)移的憑證及相關(guān)會計(jì)資料；各類外幣年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告； 機(jī)構(gòu)變動交接清冊；轉(zhuǎn)入收益的不動產(chǎn)清冊；自辦實(shí)體（含股權(quán)、債權(quán)投資）的會計(jì)檔案；重組辦相關(guān)會計(jì)檔案。

還有涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的會計(jì)資料：（1）貸款業(yè)務(wù)及其相關(guān)會計(jì)資料，包括貸款發(fā)放、歸還等； 貼現(xiàn)、保函、墊款（銀行承兌匯票），擔(dān)保；貸款利息；準(zhǔn)備金；委托貸款；進(jìn)入資產(chǎn)保全程序的會計(jì)檔案；涉及債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)清的信貸和非信貸業(yè)務(wù)的會計(jì)檔案，在結(jié)清前予以續(xù)存；涉及法律訴訟糾紛尚未解決的客戶及業(yè)務(wù)的會計(jì)檔案，在糾紛解決前予以續(xù)存。（2）存款業(yè)務(wù)及其相關(guān)會計(jì)資料，包括未銷戶的對公、私的定、活期開戶憑證等；個人人民幣結(jié)算賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的開銷戶及信息變更資料；單位人民幣結(jié)算賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的開銷戶及信息變更資料；與賬戶信息變更相關(guān)的特殊業(yè)務(wù)申請書，若賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的應(yīng)續(xù)存保管；準(zhǔn)貸記卡透支等；未轉(zhuǎn)入長期不動戶，但是長期未支取的賬戶結(jié)息憑證；其他會計(jì)資料。

具有重大歷史價值的會計(jì)檔案，包括重大系統(tǒng)更新上線前后一天涉及的會計(jì)檔案資料；從收付記賬制轉(zhuǎn)變?yōu)榻栀J記賬制，轉(zhuǎn)變前后一天的會計(jì)資料；分行的首筆重要業(yè)務(wù)憑證等；機(jī)構(gòu)撤銷、合并日前后一天，機(jī)構(gòu)成立、升格、歸屬關(guān)系發(fā)生變化日的會計(jì)檔案；公積金系統(tǒng)并入大賬前后一天涉及的會計(jì)檔案；新產(chǎn)品、新系統(tǒng)上線首日及結(jié)束日涉及的會計(jì)檔案；捐贈、慈善捐款等涉及的會計(jì)檔案；具有重大社會影響業(yè)務(wù)涉及的會計(jì)檔案；重組建賬賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)日前后一天涉及的會計(jì)檔案。

（三）細(xì)化鑒定程序，確保鑒定質(zhì)量

1.編制到期檔案目錄。分行綜合檔案室對到期會計(jì)檔案進(jìn)行梳理，根據(jù)紙質(zhì)案卷目錄按全宗號、目錄號、案卷號、案卷標(biāo)題、起止日期、原期限、已存年數(shù)等要素編制文書、會計(jì)和信貸到期檔案目錄。

2.公示到期檔案目錄。辦公室將到期檔案目錄以正式發(fā)文的形式通知各部門，要求各有關(guān)部門應(yīng)在15個工作日內(nèi)對文件予以答復(fù)。

3.填寫續(xù)存申請書。為確保到期檔案公示的嚴(yán)肅性，要求所有部門無論有無疑異都要填寫到期檔案續(xù)存申請書，說明理據(jù)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審簽后送本行檔案鑒定辦公室。檔案鑒定工作辦公室將申請書提交相應(yīng)的鑒定小組審定。對于未按照要求給予答復(fù)的，可視同“同意銷毀”，納入鑒定階段程序執(zhí)行。

圖2 檔案鑒定工作程序

（四）依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，有序開展鑒定

1.檔案實(shí)體鑒定。各業(yè)務(wù)價值鑒定小組對本行到期的文書、會計(jì)和信貸檔案進(jìn)行分揀、鑒定。

（1）文書檔案。①出庫：根據(jù)到期檔案目錄清點(diǎn)確認(rèn)出庫檔案，并做好出庫登記。②鑒定：鑒定人員按照文書檔案保管期限表，逐卷鑒定到期檔案，鑒定其業(yè)務(wù)價值，并初步鑒定歷史價值。③登記造冊：根據(jù)鑒定結(jié)果填寫到期檔案鑒定書。④復(fù)核：鑒定人員對鑒定結(jié)果進(jìn)行復(fù)核。

（2）會計(jì)檔案。 ①檔案出庫：檔案出庫時需清點(diǎn)確認(rèn)，并做好出庫的相關(guān)登記。②鑒定復(fù)核：參照會計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，逐卷逐張進(jìn)行鑒定。一人鑒定、一人復(fù)核，逐張分揀，確定其業(yè)務(wù)價值，并初步鑒定有無歷史價值。③逐冊拆卷：根據(jù)鑒定復(fù)核結(jié)果對需要拆卷續(xù)存的檔案進(jìn)行拆卷，并將續(xù)存檔案分別存放。④登記造冊：將鑒定結(jié)果錄入“會計(jì)憑證清理續(xù)存清單”及“到期檔案鑒定清單”。其中：a.對拆卷續(xù)存憑證需逐張按要求錄入“會計(jì)憑證續(xù)存清單（拆卷續(xù)存）”；b.對整卷續(xù)存憑證按要求錄入“會計(jì)憑證續(xù)存清單（整卷續(xù)存）”；c.對整卷銷毀、整卷續(xù)存、拆卷續(xù)存（拆卷后擬銷毀部分）的所有會計(jì)檔案按要求逐冊錄入到期檔案鑒定清單。

（3）信貸檔案。①出庫：根據(jù)到期檔案目錄清點(diǎn)確認(rèn)出庫檔案，并做好出庫登記。②鑒定：根據(jù)到期檔案目錄逐筆核對信貸業(yè)務(wù)結(jié)清情況，確認(rèn)信貸業(yè)務(wù)是否執(zhí)行完畢、貸款結(jié)清具體年份以及是否符合銷毀條件。根據(jù)信貸檔案鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)，逐筆確定其業(yè)務(wù)價值，并初步確定歷史價值。③復(fù)核：鑒定人員對鑒定結(jié)果進(jìn)行復(fù)核。④登記造冊：根據(jù)最終鑒定結(jié)果，填制替到期檔案鑒定書。

2.檢查鑒定結(jié)果。在鑒定過程中，各專業(yè)鑒定小組不定期對已鑒定的檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查。分行各專業(yè)鑒定小組對縣級支行的檔案鑒定情況進(jìn)行普查。

（1）分行對本級行及縣級支行的實(shí)地檢查次數(shù)不少于2次，每個歸檔年度文書檔案、信貸檔案（包括公司、個人業(yè)務(wù)）的抽查比例不低于15%，會計(jì)檔案不低于5%。

（2）檢查時，將擬續(xù)存、銷毀檔案實(shí)物與到期檔案目錄逐筆核對。

（3）對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并持續(xù)跟進(jìn)整改效果，直至整改到位。

3.填制鑒定書。根據(jù)各門類檔案鑒定情況，填寫《業(yè)務(wù)價值鑒定書》和《歷史價值鑒定書》?！稓v史價值鑒定書》須提交歷史價值鑒定小組進(jìn)行再次鑒定。

4.報批審核階段。分行將本級行的鑒定材料《到期檔案鑒定清單》《業(yè)務(wù)價值鑒定書》《歷史價值鑒定書》以及《檔案鑒定審批單》提交各專業(yè)鑒定小組和歷史鑒定小組審核簽字同意后，提交本行分管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的行領(lǐng)導(dǎo)和分管辦公室的行領(lǐng)導(dǎo)審批。同時將本級行和下屬支行的鑒定材料匯總，以正式文件形式報省分行檔案鑒定工作辦公室。

（五）全程跟蹤銷毀，確保安全保密

1.編制銷毀清冊。根據(jù)各門類檔案鑒定結(jié)果按全宗號、目錄號、案卷號、檔案形式、檔案形成部門、案卷標(biāo)題、起止日期、原期限、原張數(shù)、已存年數(shù)、鑒定意見（結(jié)果、原因、建議續(xù)存、續(xù)存張數(shù)）、鑒定人員、復(fù)核人員、歷史價值等要素編制文書、會計(jì)和信貸檔案銷毀清冊。

2.制訂銷毀方案。明確分工和銷毀方式，銷毀地點(diǎn)和運(yùn)輸工具等事項(xiàng)。檔案人員會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員對照銷毀清冊將需要續(xù)存的檔案抽取出來，并將銷毀清冊中的擬銷毀檔案目錄和實(shí)物進(jìn)行核實(shí)清點(diǎn)，確保兩者一致。

3.檔案實(shí)體銷毀。將待銷毀檔案統(tǒng)一送至省保密局指定場所銷毀，檔案部門、安全保衛(wèi)部和監(jiān)察部門指派專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場全程監(jiān)銷。檔案實(shí)體銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽字確認(rèn)。

（六）做好后續(xù)工作，完善檢索體系

1.注銷原目錄。檔案人員將已銷毀檔案在原紙質(zhì)案卷目錄中予以注銷，并對庫房進(jìn)行重新調(diào)整。

2.重新組案卷。對需要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)根據(jù)鑒定和審批意見，調(diào)整保管期限和目錄。整卷續(xù)存的檔案可保留其原案卷號，拆卷后重新組卷的檔案，其案卷號可跟在所屬年度檔案案卷號的末尾。

3.整理全宗卷。檔案部門將到期檔案目錄公示通知、檔案鑒定書、檔案銷毀清冊、報批的全套材料以及各鑒定小組產(chǎn)生的鑒定材料整理立卷，歸入本行全宗卷永久保管。

二、檔案鑒定銷毀中存在的問題與困難

（一）鑒定人員配備不足，嚴(yán)重阻礙到期檔案的鑒定進(jìn)度

基層支行檔案人員全是兼職，除了檔案工作之外，身兼文秘、OA收發(fā)文、印章、工會、紀(jì)檢等工作，檔案只占據(jù)工作量的三分之一，沒有多余時間進(jìn)行檔案鑒定工作，只有通過返聘支行內(nèi)退人員、利用營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)員工業(yè)余時間，鑒定工作基本都是在工作之外靠加班完成。由于鑒定時間跨度長，網(wǎng)點(diǎn)休息人員輪流鑒定，對檔案業(yè)務(wù)價值把握不準(zhǔn)確，歷史價值的認(rèn)知也出現(xiàn)斷層，鑒定質(zhì)量無法得到保證。

（二）銷毀帶來的成本效益不明顯，分支機(jī)構(gòu)缺乏原動力

從檔案鑒定數(shù)量來看，我行檔案的主體是會計(jì)憑證，按其原定15年的保管期限，這次鑒定能夠大量銷毀的只是1993年以前的檔案。而這段時期業(yè)務(wù)規(guī)模普遍較小，庫存的檔案數(shù)量相對較少，能夠釋放的庫房空間有限，對成本壓力緩釋不足，難以調(diào)動分支機(jī)構(gòu)銷毀的積極性。

（三）檔案的保存價值不易把握，增加了檔案鑒定的風(fēng)險

鑒定會計(jì)檔案的尺度難以掌握，尤其是會計(jì)憑證，它是編制賬簿和報表的原始依據(jù)，是歷史的真實(shí)記錄，是銀行會計(jì)檔案中基礎(chǔ)的組成部分。檔案鑒定中相關(guān)業(yè)務(wù)部門對到期憑證但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)和涉及未了事項(xiàng)的會計(jì)檔案潛在價值的判斷和預(yù)測具有不確定性。特別是涉及客戶權(quán)益的檔案一旦銷毀，遇有客戶請求付款等情況，需承擔(dān)因證據(jù)滅失而舉證不利的后果，因此各行對檔案銷毀一直都持審慎態(tài)度。

（四）業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理脫節(jié)，加大了銷毀的難度

業(yè)務(wù)急速擴(kuò)張時往往不會考慮其后續(xù)的檔案管理，待檔案數(shù)量達(dá)到一定規(guī)模需要規(guī)范時，歷年檔案已經(jīng)積累很多問題，再來理順則造成大量的重復(fù)勞動和低效勞動，直接影響到檔案的銷毀。

三、檔案鑒定銷毀工作建議

（一）從源頭解決制約檔案鑒定銷毀工作的瓶頸

應(yīng)引入“前端控制，全程管理”的理念，將后期檔案鑒定銷毀的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)向前延伸，貫穿于檔案生成、保管和利用等各環(huán)節(jié)中，盡可能地減少檔案到期后的分揀工作，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案銷毀的自動化。這就需要建立有效機(jī)制，使部門履行檔案管理職責(zé)成為一種自覺的行為。一方面，業(yè)務(wù)條線能主動對現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，針對其與檔案管理脫節(jié)之處實(shí)施“亡羊補(bǔ)牢”，完善檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)和路徑，避免在檔案銷毀中暴露的問題繼續(xù)重復(fù)產(chǎn)生。另一方面，部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新時，能受到來自制度的有效約束，“未雨綢繆”，事先明確所產(chǎn)生資料和信息的歸檔范圍、保管期限、保管條件和分類封裝措施后才能允許推出，從而走出新業(yè)務(wù)推行過程中檔案管理先期缺位、后期問題集中爆發(fā)再回頭補(bǔ)救的行為慣性。

文書檔案：可以在OA3.0的檔案管理系統(tǒng)對歷年已歸檔檔案按照保管期限設(shè)置到期檔案提醒功能。

會計(jì)檔案：將永久類會計(jì)憑證與當(dāng)日其他保管期限會計(jì)憑證分離保管，柜面業(yè)務(wù)人員可在日終憑證整理時，將需要永久保管的會計(jì)憑證抽出復(fù)印，原件單獨(dú)專夾保管，復(fù)印件隨當(dāng)日普通紙質(zhì)憑證按流水順序整理后交后臺稽核掃描，并按普通憑證保管年限保管。對于多聯(lián)次會計(jì)憑證，如掛失申請書，可將其中一聯(lián)單獨(dú)專夾保管，另一聯(lián)隨當(dāng)日其他紙質(zhì)憑證按流水順序整理后交后臺稽核掃描。會計(jì)憑證生成機(jī)構(gòu)將專夾保管的永久類會計(jì)憑證原件按業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序整理單獨(dú)成冊，在封皮表面注明保管期限“永久”及主要的標(biāo)識項(xiàng)目后按季裝訂，按年移交檔案管理部門永久保管。

（二）優(yōu)化會計(jì)鑒定工作小組的人員配置，提高鑒定質(zhì)量和效率

目前，我行會計(jì)憑證的鑒定占據(jù)工作量最大，而會計(jì)憑證鑒定主要采用由會計(jì)鑒定小組負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)，會計(jì)檔案產(chǎn)生部門各自組織鑒定人員開展檔案鑒定的方式。各行普遍以打階段性任務(wù)突擊戰(zhàn)的方式來應(yīng)對這項(xiàng)工作。因此鑒定人員涉及范圍廣、人數(shù)多，且鑒定時間跨度長。由于鑒定人員主要來自各營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)和會計(jì)業(yè)務(wù)部門，大量的人員投入和長時間的鑒定工作加劇了人員緊張的矛盾。每年周而復(fù)始，鑒定工作與日常工作之間的矛盾無法調(diào)和，不但影響正常的工作秩序，而且員工不堪重負(fù)。

會計(jì)檔案鑒定銷毀工作是一項(xiàng)每年度均開展的長期性工作，因此需建立長效機(jī)制來保證其持續(xù)健康運(yùn)行。若采用“固定人員集中鑒定模式”較為可行。

一是減少人員投入。大幅度減少鑒定人員數(shù)量，從而不影響正常工作秩序，減輕基層員工負(fù)擔(dān)。

二是提高鑒定質(zhì)量。確保鑒定工作的延續(xù)性，改變以往鑒定工作培訓(xùn)無法真正落實(shí)到位的問題，積累工作經(jīng)驗(yàn)，完善信息交流機(jī)制以及梯隊(duì)管理建設(shè)，從根本上提升鑒定質(zhì)量和效率。

三是妥善解決日常工作與鑒定工作無法兼顧的矛盾。

（三）加強(qiáng)部門聯(lián)動，集中定期逐年銷毀

首先，要確立盡職免責(zé)的原則。只要檔案銷毀依法合規(guī)，一旦形成損失按規(guī)定可以免責(zé)，并配之以相應(yīng)的損失處理措施，解除檔案銷毀的后顧之憂。其次，界定檔案銷毀的部門職責(zé)。一般而言，檔案部門只需對銷毀流程的合規(guī)性負(fù)責(zé)，并從歷史的角度對檔案的價值進(jìn)行判斷；而業(yè)務(wù)部門則需對檔案的業(yè)務(wù)價值鑒定及對由此帶來的清分工作負(fù)責(zé)，并協(xié)助進(jìn)行歷史價值的判斷。最后，要使檔案銷毀成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作，必須輔之以必要的財(cái)務(wù)保障。雖然檔案銷毀對銀行總體成本降低具有積極的作用，但分解到部門，卻是需要額外投入的工作，因此給予一定的政策支持是解決部門動力不足的有效途徑。

（四）利用大數(shù)據(jù)理念，協(xié)助檔案鑒定工作

大數(shù)據(jù)是在種類繁多數(shù)量龐大的多樣數(shù)據(jù)中進(jìn)行快速信息的獲取。它具有大量化、多樣化、快速化以及具有潛藏的價值，能更快捷地處理復(fù)雜多樣的海量信息等特點(diǎn)。

在檔案鑒定工作中會計(jì)憑證鑒定數(shù)量巨大，采用云計(jì)算把會計(jì)憑證相關(guān)要素以及鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分布式存儲，多種數(shù)據(jù)類型共同存在是當(dāng)今軟件技術(shù)難以處理的，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)卻能滿足會計(jì)憑證的數(shù)據(jù)處理，搜索相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對其進(jìn)行關(guān)聯(lián)、提取、分析和利用，快速檢索達(dá)到較高的查全率和查準(zhǔn)率。對檔案鑒定進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理，就能改變之前只能靠人力來對檔案進(jìn)行鑒定的現(xiàn)狀，減少不必要的、煩瑣的工作，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，能加快處理速度，提高會計(jì)檔案的鑒定效率，同時創(chuàng)造會計(jì)檔案信息更大的利用價值。