高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方案與云計(jì)算的運(yùn)用分析

文/傅永珍

高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的實(shí)現(xiàn)方案與云計(jì)算的運(yùn)用分析

文/傅永珍

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，高校在實(shí)際檔案管理項(xiàng)目建立和運(yùn)行過程中，傳統(tǒng)陳舊的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目在實(shí)際應(yīng)用過程中，也要充分融合云計(jì)算過程，依托網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立更加有效的系統(tǒng)化處理模式和管理層級。本文從高校檔案管理項(xiàng)目的運(yùn)行現(xiàn)狀分析入手，簡要闡釋了基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理的優(yōu)勢和關(guān)鍵技術(shù)，并對其運(yùn)行模式展開了討論，旨在為相關(guān)項(xiàng)目管理人員提供有價(jià)值的參考建議。

一、高校檔案管理項(xiàng)目的運(yùn)行現(xiàn)狀

目前，我國多數(shù)高校在檔案管理項(xiàng)目運(yùn)行過程中，始終沿襲傳統(tǒng)的管控模型，主要分為以下三種模式。

其一，主要是利用現(xiàn)場服務(wù)模式。在對相關(guān)信息進(jìn)行集中處理的過程中，是檔案管理人員和檔案利用人員進(jìn)行面對面交流，且管理項(xiàng)目主要在高校檔案館內(nèi)進(jìn)行操作。檔案使用人員要將自己的身份信息以及所需要的檔案申請面對面直接交與檔案管理者，檔案管理人員則需要依據(jù)申請人員的申請，進(jìn)行現(xiàn)場提供檔案。在這個(gè)過程中，全程都需要申請人親自到場。這也是目前高校檔案服務(wù)的主要模式，這種面對面進(jìn)行檔案交接的方式優(yōu)勢在于能直接審核身份信息等基本要素，一定程度上提高了整體項(xiàng)目運(yùn)行以及檔案的安全性。但是，在實(shí)際應(yīng)用過程中，其缺點(diǎn)也較多，受到空間和時(shí)間的束縛，異地用戶需要大費(fèi)周章地到達(dá)現(xiàn)場才能進(jìn)行辦理，遠(yuǎn)程需求得不到滿足，直接導(dǎo)致檔案的利用效率下降。

其二，主要是利用電郵商務(wù)模式。其中包括電話確認(rèn)，郵件傳送或者是傳真?zhèn)魉停枰嚓P(guān)使用人將基本信息直接通過通信設(shè)備傳遞給檔案管理人員，檔案管理人員在對信息進(jìn)行核查后，利用相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行信息的及時(shí)回傳。正是基于通信設(shè)備，檔案的實(shí)際管理工作能實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程溝通和交流，遠(yuǎn)程用戶的檔案需求能夠得到有效滿足，也一定程度上優(yōu)化了檔案利用效率。但是，這種服務(wù)模式在實(shí)際應(yīng)用過程中，若不能有效進(jìn)行身份認(rèn)證，或者是信息回復(fù)不及時(shí)，會導(dǎo)致信息的傳遞過程存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

其三，主要是利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，能借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)站資料下載，并且能充分滿足遠(yuǎn)程服務(wù)要求。

二、基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理優(yōu)勢和關(guān)鍵技術(shù)

1.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)管理優(yōu)勢。在高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目建立和運(yùn)行過程中，相關(guān)技術(shù)人員要針對實(shí)際問題進(jìn)行集中處理，充分發(fā)揮云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢和管理效率，確保云計(jì)算的可行性得到有效落實(shí)。正是基于高校檔案管理項(xiàng)目發(fā)展，利用云計(jì)算管理模式能一定程度上滿足節(jié)約成本以及統(tǒng)一規(guī)范的需求，并且能借助相應(yīng)的管控措施放大整體運(yùn)行維度和實(shí)際效果。另外，運(yùn)用云計(jì)算進(jìn)行高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，能實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，充分發(fā)揮云端的力量，為教學(xué)、科研以及高校文化交流方面提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。利用云計(jì)算項(xiàng)目，能有效升級整體服務(wù)項(xiàng)目的水平，在保證操作程序簡化的同時(shí)，也減少了繁瑣的登錄和復(fù)制時(shí)間，確保整體信息服務(wù)項(xiàng)目切實(shí)有效。

2.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)關(guān)鍵技術(shù)。在利用云計(jì)算進(jìn)行高校檔案管理項(xiàng)目時(shí)，相關(guān)技術(shù)人員要針對具體問題進(jìn)行集中管控，確保管理結(jié)構(gòu)和管理維度的有效性，提高技術(shù)模型的完整度。第一，相關(guān)技術(shù)要保證銜接標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。要對高校檔案數(shù)據(jù)庫的整體結(jié)構(gòu)進(jìn)行深度分析，對設(shè)計(jì)方案以及檢索語言等基本情況進(jìn)行綜合處理。由于部分學(xué)校會針對檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行加密操作或者是用戶身份識別，所以只有掌握技術(shù)結(jié)構(gòu)和銜接制度，才能保證資源整合的有序性。第二，要提升遠(yuǎn)程服務(wù)技術(shù)的高效性。在建立統(tǒng)一銜接標(biāo)準(zhǔn)后，要對檢索技術(shù)進(jìn)行整合，借助云計(jì)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和歸納，確保數(shù)據(jù)庫內(nèi)不同字段以及索引的準(zhǔn)確，要保證云技術(shù)系統(tǒng)能對各個(gè)檔案館的原檢索系統(tǒng)功能進(jìn)行集中完善。第三，要從網(wǎng)絡(luò)安全入手，提升技術(shù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性。技術(shù)人員要針對高校檔案網(wǎng)中的實(shí)際操作模型和操作結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)化分析，確保相應(yīng)的腳本結(jié)構(gòu)和CGI程序能實(shí)現(xiàn)有效的頁面交互。尤其是數(shù)據(jù)采集過程，只有保證云計(jì)算安全補(bǔ)丁的有效性，才能及時(shí)檢測系統(tǒng)中的安全隱患，在提高檔案使用效率的同時(shí)，一定程度上滿足整體項(xiàng)目的安全需求。

三、基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目的運(yùn)行模式

在高校檔案服務(wù)模式建立的過程中，要將云計(jì)算項(xiàng)目作為重要的運(yùn)行維度和管理支點(diǎn)，確保管理模型貼合實(shí)際需求，消除不同區(qū)域高校之間存在的的信息壁壘，一定程度上有效整合和組織不同區(qū)域高校的檔案資源，從而更好地為社會服務(wù)。用戶需求信息得到有效地傳遞，是整個(gè)項(xiàng)目發(fā)展的基本訴求。借助云計(jì)算的平臺能夠統(tǒng)一共享互助服務(wù)項(xiàng)目，形成精確的一站式服務(wù)模型。值得一提的是，云服務(wù)模式能有效地將同性質(zhì)或同區(qū)域的高校連接在一起，形成高校信息聯(lián)盟。

1.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之資源平臺。借助云計(jì)算運(yùn)行機(jī)制，在高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目建立過程中，要對資源平臺給予高度重視，其是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，決定了運(yùn)行維度和基本的檔案管理質(zhì)量，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲和管理的基本框架平臺，也從根本上解決了高校數(shù)字檔案信息增多以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有所缺失的問題。資源平臺也稱為云資源，能實(shí)現(xiàn)異地檔案存儲和集中管理，在實(shí)現(xiàn)個(gè)性化以及智能化服務(wù)項(xiàng)目的同時(shí)，保證信息的完整度。另外，資源平臺能對相關(guān)信息進(jìn)行集中整理和統(tǒng)計(jì)，不僅能實(shí)現(xiàn)有效分類和提取，也能減少重復(fù)性文件的存儲概率，在提高檢索效率的基礎(chǔ)上，有效地升級了服務(wù)質(zhì)量。

2.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之管理平臺。管理平臺是對云計(jì)算高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行管控的主要媒介，是整個(gè)系統(tǒng)的“大腦”。無論是服務(wù)模式還是溝通路徑，都需要借助云管理的集中調(diào)控，才能確保信息維度和運(yùn)行結(jié)構(gòu)的有序性。首先，要針對用戶提出的檔案需求進(jìn)行集中分析和審核，確保信息的有效性和完整度；管理平臺能對信息的使用頻率進(jìn)行集中的處理和數(shù)據(jù)收集，能有效規(guī)避信息檢索時(shí)多余信息的負(fù)擔(dān)，提升信息查詢的完整度和效率。其次，要對用戶的信息進(jìn)行集中管理。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，對用戶的提取信息進(jìn)行集中的收集，對其瀏覽喜好和利用方向進(jìn)行綜合管理，確保形成有效的用戶使用信息體系，有針對性地推送有效信息和檔案。最后，借助管理平臺對整體運(yùn)行項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌處理和管控，生成有效的管理報(bào)告，以便于相關(guān)高校對信息的使用效率和使用維度進(jìn)行集中處理和統(tǒng)計(jì)。

3.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之認(rèn)證平臺。在云計(jì)算高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目管理過程中，身份認(rèn)證是非常重要的參數(shù)之一，相關(guān)管理人員要結(jié)合實(shí)際情況對身份信息進(jìn)行綜合處理，不僅要設(shè)置不同的使用權(quán)限，也要對涉及個(gè)人信息的檔案進(jìn)行加密處理。例如，高校的內(nèi)部文件，只能是相應(yīng)的學(xué)校部門管理人員進(jìn)行查閱，個(gè)人信息檔案只能個(gè)人查閱，公開性文件需要對身份進(jìn)行驗(yàn)證后進(jìn)行查閱等。認(rèn)證平臺是對信息進(jìn)行保護(hù)和綜合管控的平臺，需要相關(guān)檔案查閱人員根據(jù)大學(xué)的學(xué)號、工號、身份證號等基本信息條件進(jìn)行驗(yàn)證，從而有效地調(diào)取相應(yīng)信息。也就是說，認(rèn)證平臺是整個(gè)項(xiàng)目的安全防護(hù)網(wǎng)，能保證信息不會出現(xiàn)惡性泄露。

4.基于云計(jì)算的高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)項(xiàng)目之支付平臺。在對服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行深度管理后，也有部分高校借助支付平臺形成有效的資源運(yùn)營模式。主要是高校財(cái)務(wù)部門和云服務(wù)的支付部門聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)便捷和快速的結(jié)算方式，有效維護(hù)了檔案查詢過程中用戶和高校自身的利益。

除此之外，還有后續(xù)服務(wù)平臺，其能對相關(guān)終端服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行升級和優(yōu)化。

總而言之，將云計(jì)算項(xiàng)目和高校檔案遠(yuǎn)程管理項(xiàng)目結(jié)合在一起，能充分提升整體管理過程的實(shí)效性，保證檔案資源得到有效利用和集中處理，充分發(fā)揮云計(jì)算的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：廣東省廣州市廣播電視大學(xué)）