文/張艷平

事業(yè)單位檔案管理信息化探微

文/張艷平

在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求，檔案管理信息化已成大勢(shì)所趨。本文擬從檔案管理信息化含義和優(yōu)勢(shì)著手，探討其發(fā)展的必然性和加快信息化進(jìn)程的措施，力圖為檔案管理工作提供方法上的借鑒。

一、檔案管理信息化內(nèi)涵

1.檔案管理信息化概念。檔案管理信息化是指在檔案管理活動(dòng)中以信息化建設(shè)為核心，在有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織下，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的整個(gè)過(guò)程，經(jīng)系統(tǒng)加工、傳輸后，通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)到檔案信息資源的有效配置和資源共享。一言以蔽之，檔案管理信息化的實(shí)質(zhì)就是檔案管理模式從以實(shí)體保管為重點(diǎn)的傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變。

2.檔案管理信息化的必然性。檔案管理信息化是保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。信息資源的數(shù)字化可以降低保存檔案的難度，延長(zhǎng)檔案原件的保管壽命；很多損壞的數(shù)據(jù)和原件也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)恢復(fù)還原，并可以通過(guò)備份解決紙質(zhì)檔案脆裂受潮等難題；同時(shí)，還有利于快速檢索。檔案管理信息數(shù)字化可以大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，優(yōu)化館藏，減少庫(kù)存壓力，使用大容量的光盤(pán)和硬盤(pán)可以減輕管理人員的工作量，提高工作效率。目前，各事業(yè)單位軟硬件條件已經(jīng)具備，為檔案管理信息化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。另外，目前已經(jīng)建立了比較完善的法律法規(guī)和管理機(jī)制，這為信息化管理提供了制度保證。

二、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案主要依靠紙張記錄，這種檔案材質(zhì)不利于長(zhǎng)久保存，很容易因?yàn)槌睗瘛⑾x(chóng)蛀、火災(zāi)等受到損毀破壞。保存中，紙質(zhì)檔案對(duì)外界環(huán)境要求較為嚴(yán)格，即便如此，紙質(zhì)檔案的使用壽命還是很有限的。另外，傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)工作量極大，程序繁瑣，占據(jù)空間較大。而將檔案存儲(chǔ)到電子光盤(pán)、磁盤(pán)或硬盤(pán)中，并將檔案?jìng)浞?，所占空間較小，對(duì)環(huán)境只要求防磁、防潮，與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)環(huán)境相比優(yōu)勢(shì)明顯。

2.使用、查詢優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)形式下，查詢檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，借閱手續(xù)相對(duì)復(fù)雜繁瑣。在借閱過(guò)程中，因與灰塵接觸，檔案易受破壞，縮短了檔案的保存壽命。而通過(guò)掃描、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案及音頻視頻原始資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下隨時(shí)隨地查閱、下載，并納入局域網(wǎng)建設(shè)中，在最短的時(shí)間內(nèi)翻閱檢索大量文獻(xiàn)檔案資料，方便快捷，可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，而且不會(huì)破壞檔案的保存環(huán)境。

3.利于檔案資料的完整保存。檔案信息化管理體系最大的特點(diǎn)就是綜合性，與辦公系統(tǒng)結(jié)合，可以對(duì)單位的檔案信息歸集存檔，也可根據(jù)資料的不同特點(diǎn)分別保存，提高了資料保存的完整性。另外，檔案管理部門(mén)還可對(duì)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分層分類(lèi)管理，給各個(gè)部門(mén)科室分配一定的電子檔案存儲(chǔ)空間，交由各部門(mén)科室自行負(fù)責(zé)管理，從而進(jìn)一步提高檔案資料的完整性。

三、加速檔案管理信息化進(jìn)程的措施

1.統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，擴(kuò)充檔案信息資源。為推動(dòng)檔案信息化的協(xié)調(diào)發(fā)展，各個(gè)單位必須注重檔案信息化系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，結(jié)合本單位人才信息需求和實(shí)際發(fā)展需要，制定檔案信息化管理的總體規(guī)劃。另外，在各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種信息資源之間存在一定的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，共同構(gòu)建起計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，這直接關(guān)系到整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整和安全。因此，制定規(guī)范統(tǒng)一的管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)成為必需，否則各單位標(biāo)準(zhǔn)混亂，根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的共享。各個(gè)單位可以建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站，以網(wǎng)頁(yè)的形式給相關(guān)人員提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢、瀏覽、下載等服務(wù)功能；將單位原有檔案信息入庫(kù)，保證檔案信息隨時(shí)可查可檢；與其他單位的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接，擴(kuò)充檔案信息資源。

2.配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備。良好的軟硬件配套建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重要前提和保障。為了有效保存檔案資料，性能穩(wěn)定的、受外界影響不大的軟硬件設(shè)備是事業(yè)單位檔案管理部門(mén)所必備的。如果不配備統(tǒng)一的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，就會(huì)造成很多數(shù)據(jù)不兼容，字符無(wú)法識(shí)別，數(shù)據(jù)無(wú)法自動(dòng)轉(zhuǎn)化，無(wú)法完成自動(dòng)編碼和檢索，也不能自動(dòng)存儲(chǔ)、下載、上傳、立卷、歸檔，無(wú)形中為檔案信息化進(jìn)程設(shè)置了人為的障礙。只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、規(guī)格的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，才能為檔案信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。各事業(yè)單位最好選用市面上主流的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，保持與國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟、硬件公司的聯(lián)系，量身開(kāi)發(fā)定制檔案管理操作系統(tǒng)，便于數(shù)據(jù)處理。

（作者單位：東遼縣婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）