文/楊 靜

數(shù)字化檔案管理與檔案服務工作分析

文/楊 靜

數(shù)字化檔案管理與檔案服務模式是對傳統(tǒng)文本檔案管理與服務形式的提質增效，是通過計算機系統(tǒng)形成一個有序結構的數(shù)字檔案資源存儲信息庫，它有益于檔案資源原始、完整、持久、便捷、規(guī)范、安全、海量保存，有益于滿足國家對檔案管理和使用的要求，有益于滿足用戶的普遍性和特殊性需要，實現(xiàn)檔案資源的共享。因此，充分認識數(shù)字檔案管理與檔案服務工作的特點，探索其規(guī)律性是提高檔案管理工作水平，發(fā)展我國的檔案事業(yè)的必然命題。

一、數(shù)字化檔案管理模式的內涵和特點

檔案的內涵。在我國，檔案管理是受法律法規(guī)保護的?！吨腥A人民共和國檔案法》對檔案的內涵做出了明確的規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

數(shù)字化檔案管理模式的內涵和特點。數(shù)字化檔案管理模式區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的歸檔、保護是以手工操作的形式對檔案原件進行收集、整理、鑒定、編碼、歸類、庫存、查閱。對于檔案信息的需求者說來，唯有到檔案館或檔案室實地調閱才能滿足研用需要，很受時間和空間的限制。傳統(tǒng)檔案管理模式下的每一份檔案都是孤本，安全保障系數(shù)低，利用效率低，難以實現(xiàn)信息共享。數(shù)字化檔案管理模式是建立在應用計算機技術、網(wǎng)絡技術以及現(xiàn)代通信技術基礎上的，采用掃描、壓縮、轉化的方式把檔案原件制成圖片、聲音等文件，可以通過各種比較方便的查詢檢索工具達到查詢檢索目的。數(shù)字檔案管理構建起來的檔案信息存儲和查閱結構是由計算機和網(wǎng)絡設備構成的，數(shù)字檔案館將館藏有價值的紙質資料，通過動態(tài)的計算機技術加以識別、錄入、分析、整合成電子信息，用網(wǎng)絡形式將信息高度共享，可以集管理、查詢、發(fā)布、挖掘信息于一體，能夠將數(shù)字檔案館變成一個名副其實的電子化信息平臺和海量資源庫。

二、數(shù)字化檔案管理模式下的服務工作

管理檔案信息的目的原則上可概括為兩個方面，一方面為保存，即要將必須收集和保管的檔案信息收集全、保存完整、管理到永遠；另一方面為使用，即滿足用戶對檔案信息的使用需求。本文所談及的第一個論題可以視為如何保存檔案資源，其形式是數(shù)字化管理；而使用這個意義層面，所要具體闡述的是檔案管理單位和檔案管理工作者如何基于數(shù)字化檔案管理模式來開展好服務工作，這方面的舉措是多維的，以下所闡釋的兩點是多維舉措中的必然。

1.堅持以滿足用戶需要為導向。無論是檔案管理單位還是檔案信息管理工作者都必須加強職業(yè)道德建設，堅持以滿足用戶需要為導向的檔案信息服務觀念。數(shù)字化檔案管理模式盡管有其固定的實現(xiàn)形式，但是在實際運行中，承擔具體工作職責的檔案管理人員需要在能夠滿足用戶查全、查準、查快的基礎上來完成好所承擔的具體工作任務，不能因為數(shù)字化檔案管理模式的“電子信息化”特點，而忽略自身所應該實現(xiàn)的服務效能。數(shù)字化檔案管理模式的科技含量高，要求檔案管理人員加強對計算機技術、網(wǎng)絡技術以及現(xiàn)代通信技術的學習，在數(shù)字化管理能力上不斷提升個人素質。要求檔案管理單位不斷提高數(shù)字化檔案管理水平，提高滿足用戶多種需求的服務水平。

2.充分挖掘檔案信息資源的知識含量。檔案信息資源具有“本真”性、“增值”性?！氨菊妗毙灾该恳环輽n案資料都是真實的寶貴的歷史遺存。我們要收集和保護好每一份原件。即便是在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案管理部門也必須保證提供給用戶的檔案信息的真實性，絕不能因為工作過程中的任何疏漏而導致給用戶提供了失真的檔案信息。“增值”性是指檔案信息資源所內蘊的知識可挖掘，從而使之所具有的“以史鑒今”“以史明理”的作用發(fā)揮得更明顯、更有力量和效果。譬如日本歪曲史實，欲將我國的國土釣魚島據(jù)為己有。我國據(jù)理力爭，就需要檔案信息作為鐵證。我國第一歷史檔案館研究員鞠德源先生以大量檔案史實來論辯，著成《日本國竊土源流 釣魚列嶼主權辨》這部100多萬字的力作，給予日本政府以有力的抨擊，這其中體現(xiàn)出的不僅僅是檔案原始信息資源的調用，亦體現(xiàn)出在數(shù)字管理模式的云數(shù)據(jù)中，檔案服務的知識含量應如何充分挖掘的問題。

（作者單位：吉林市豐滿區(qū)婦幼保健院）