文/李雪梅

基層單位電子文件歸檔工作存在的問題與對策

文/李雪梅

電子文件歸檔工作是近年來隨著信息技術、網絡技術發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔范圍體系建設中。

一、基層單位電子文件歸檔工作存在的問題

1.對電子文件歸檔的重要性認識不夠。一些部門和單位重視紙質文件歸檔，對產生的電子文件重要性認識不足，輕視電子文件歸檔。多數使用辦公自動化網絡系統的單位，對電子文件沒有進行整理、鑒定、歸檔，僅是把電子文件存儲在硬盤里。即使不丟失，日積月累，電子文件也會成災。沒有使用辦公自動化網絡系統的單位，多數只用計算機起草文件，一旦打印出紙質文件，作為草稿性的電子文件絕大多數未被保留，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或因存儲載體用于其它信息的存儲而被清洗。

2.缺乏電子文件歸檔工作的制度。一是對電子文件歸檔的環(huán)境約束力不強。電子文件從產生到利用皆依賴它所適應的數據環(huán)境，但這種暫時的數據環(huán)境隨著計算機技術的發(fā)展，時時在更新換代。二是電子文件的利用需要電子技術的支持，又被電子技術所控制。它有易被人為所控制的特性，使得人們不得不對它的真實性產生懷疑。三是電子文件的載體脆弱，根據國家的相關規(guī)定要求，每4年就需要轉換一次，反復的操作讓人感到工作的繁瑣。

3.辦公系統與檔案管理系統不兼容。目前采用電子計算機及網絡技術的單位，使用的辦公自動化系統多是本單位或上級主管部門設計的辦公軟件；使用的檔案管理系統是為實現檔案管理現代化、標準化、規(guī)范化而設計的檔案管理軟件。由于辦公自動化系統和檔案管理系統設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數據難以轉換，無法進行電子文件歸檔。因此，軟件來源的不統一，滯緩了電子文件收集歸檔工作的進程。

4.電子文件安全保管受到挑戰(zhàn)。電子文件的收集、歸檔以及利用工作中，最重要的是電子技術的兼容性和使用安全性。電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此，歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。若遇到質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作備份，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。

二、做好基層單位電子文件歸檔工作的對策

1.提高電子文件歸檔意識。各有關部門要通過一切可利用的手段，宣傳電子文件應用前景和范圍的重要性，提高人們的電子文件意識。首先，各部門和單位的領導要高度重視，要把對電子文件的管理擺上議事日程，使辦公自動化系統和檔案管理系統正常運行。其次，要從黨政機關著手，收集各項工作形成的電子文件，帶動全社會行動起來，形成一種規(guī)范管理下的電子文件等同紙質文件有效的觀念。

2.依法開展電子文件歸檔工作。首先，有關部門要按照《電子文件文檔與管理規(guī)范》，確認電子文件收集規(guī)范的迫切性和標準化，明確相關部門的職責，統一電子文件的軟硬件設施，依法管理電子文件。其次，檔案行政管理部門應將電子文件管理納入執(zhí)法檢查項目，使電子文件的管理趨向制度化、規(guī)范化。

3.建立“三位一體”的電子文件歸檔模式。建立電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件歸檔運行模式，各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務，了解電子文件歷史聯系，對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者。檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，有效地發(fā)揮統籌全局、把好關口的作用。而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

4.加強業(yè)務學習和技術培訓。通過組織業(yè)務學習與技術培訓等活動，提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等，用豐富的檔案專業(yè)知識指導電子文件歸檔工作；要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，從而提高電子文件歸檔水平。 （作者單位：洮南市社會福利事業(yè)管理中心）