文/李保東

電子檔案管理帶來的變革與思考

文/李保東

隨著計算機技術的發(fā)展以及網絡應用技術的日益普及，大量的電子文件與紙介質文件一起形成巨大的信息流，需要保存的檔案數(shù)量、種類越來越多，管理檔案的難度也隨之增大，檔案管理工作也由此產生了深刻變革。

一、處理好電子檔案管理過程中的主要問題

1.建立一套完善的電子文件和電子檔案管理體系。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在管理方式、管理內容上都有很大的不同。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，做到有章可循，使電子文件在形成、傳輸、處理、歸檔、保管和利用的整個過程的各個環(huán)節(jié)中，都遵循著一定的程序和文件格式。這是保管和安全工作的必要保證，也是電子文件真實性認證的重要基礎。

2.在傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理的過渡時期，檔案管理采用“雙套制”管理的必要性。信息技術的不穩(wěn)定性和電子文件的易更改性、易復制性，造成了電子檔案在現(xiàn)階段應用與管理的困難。在實際管理過程中，受自然界的（溫濕度變化、磁化等）干擾和人為操作（劃傷、設備故障等）的影響都會危及電子文件的正常運用，電子檔案介質能否永久保存還無從定論。同時，我國目前對電子檔案的法律憑證作用從技術措施上還不能得到完全保證。因此，在傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理的過渡時期，檔案管理采用“雙套制”，即電子檔案和紙介質檔案長期并存管理是必要的。

3.不可忽視的網絡安全問題。隨著網絡化的發(fā)展，檔案信息網絡管理的安全性、可靠性、防病毒能力、加密技術、“防火墻”技術，以及檔案信息與其它信息資源和處理軟件的兼容性等問題會日益突出，網絡的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。如果處理不當，將會造成失、泄密，后果不堪設想。網絡安全可以說是電子檔案安全的最重要的方面。

二、變革的產生與觀念的更新

傳統(tǒng)的檔案管理，檔案部門負責文件材料形成后的接收、整理編目、入庫、提供利用。在著錄、檢索、編研等方面，多以原始檔案為依據，摘抄、編錄。在維護檔案安全方面，注重的是檔案保管環(huán)境，貯存設備及檔案材料本身的“八防”措施等。就檔案計算機管理本身而言，檔案自動化管理研究最多的是，怎樣使用計算機輔助檔案數(shù)據的登錄組建、編目打印、檢索借閱、統(tǒng)計分析及鑒定銷毀等工作。

進入電子檔案時代，管理方式面臨重大改革。首先，由于歸檔電子文件管理具有很強的前移性，需要進行前端控制。一是要把規(guī)范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集、整理、保管的全過程，以確保歸檔電子文件的真實、有效、完整。二是要對形成電子文件的各個業(yè)務部門明確管理規(guī)范，包括電子文件的歸檔要求，并將這些要求納入各業(yè)務部門的工作范圍和有關人員的崗位職責中去。其次，隨著時代的發(fā)展，檔案載體由紙介質為主逐漸轉變?yōu)榇疟P、光盤等載體材料，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，電子檔案時代，檔案工作者不再始終面對檔案實體本身來實施一系列管理活動，而很大程度上和更多時間里，直接通過計算機和網絡來進行電子檔案信息的收集、整理與傳輸。檔案信息的服務方式也由傳統(tǒng)的服務模式即檔案借閱檢索、瀏覽咨詢、編研報道、檔案展覽等轉向新的服務模式和內容，即計算機聯(lián)機檢索服務、光盤存貯服務、網絡通訊服務、檔案信息網絡服務、視聽傳播服務等。最后，在檔案安全上，電子檔案時代研究更多的是，如何防止電子文件的改寫、增刪，如何防止計算機病毒、網絡黑客入侵，與紙質檔案安全管理中的防霉、防蛀、防潮等內容，有著本質的區(qū)別。

電子檔案與傳統(tǒng)檔案無論其本身還是其管理方式、管理內容上，都有很大的不同。為此，檔案工作者要及時更新管理觀念，要以超前的意識，以科技信息時代的新思維來面對這一問題，要提前學習、提前適應，以積極的態(tài)度和務實的精神來迎接這一新生事物的挑戰(zhàn)。首先要轉換角色主動定位。傳統(tǒng)檔案時代，大多數(shù)檔案人員把自己定位在“看好、管好檔案，服務熱情周到”的層面上。而電子檔案時代，檔案人員的角色和形象，就應該是計算機行家、信息專家和公關人員。隨著信息服務方式的變革，檔案工作者不僅介入文件的形成和管理，而且還要為領導決策提供充足的信息源，起到參謀咨詢的重要作用。其次要加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓，提高檔案工作者的業(yè)務素質。電子檔案時代，檔案人員除了具有基本的文化科學知識、檔案專業(yè)知識以及道德素質外，還必須掌握現(xiàn)代信息技術、外語、市場經濟知識、法律知識等適應電子檔案管理需要的新知識、新技術，成為現(xiàn)代化的復合型人才。

（作者單位：中水東北勘測設計研究有限責任公司）