張亮

摘要：基于案件數(shù)量增加和行政處罰文書制作效率較低的情況下，將文書整理成Word模板，并在Excel中記錄其中重復(fù)項(xiàng)和關(guān)聯(lián)關(guān)系，再用VBA將Excel中的錄入數(shù)據(jù)自動(dòng)寫入Word模板，從而快速生成所需的文書。

關(guān)鍵詞：文書；Word模板；Excel VBA

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）32-0264-02

煙草專賣行政處罰文書快速生成工具是在近兩年來(lái)案件數(shù)量不斷增加，同時(shí)案審員在案件文書制作效率較低的背景下自行開發(fā)的一款輔助小軟件。它通過(guò)Excel VBA和Word模板，實(shí)現(xiàn)了錄入案件文書的必要信息后，可一鍵生成所有相關(guān)的文書。下面將對(duì)其中的實(shí)現(xiàn)原理和過(guò)程進(jìn)行介紹，以期達(dá)到拋磚引玉的效果。

煙草違法案件類型有十多種，但從近幾年來(lái)查獲的案件來(lái)看，以“未在當(dāng)?shù)責(zé)煵輰Ｙu批發(fā)企業(yè)進(jìn)貨”最多，占當(dāng)年處罰案件數(shù)量的85%左右，所以本課題中以此類型案件為基礎(chǔ)，共整理了17個(gè)Word文書文件。在這些文書中，有些內(nèi)容是重復(fù)的項(xiàng)目，比如當(dāng)事人的基本信息，案件的處罰信息等。通過(guò)對(duì)各個(gè)文書的逐一標(biāo)記、提取和統(tǒng)計(jì)，17個(gè)文書中共標(biāo)記了180多處重復(fù)的信息項(xiàng)目，通過(guò)提取統(tǒng)計(jì)，實(shí)際只有31項(xiàng)內(nèi)容。如果通過(guò)輸入這31項(xiàng)信息，再通過(guò)程序自動(dòng)填入到相關(guān)的文書中，這樣案件文書的制作效率將會(huì)大幅提高。

1 實(shí)現(xiàn)原理

該工具實(shí)現(xiàn)的核心原理可以概括為四個(gè)字：查找替換。即對(duì)17個(gè)文書文件進(jìn)行信息標(biāo)記，形成Word文書模板。再通過(guò)對(duì)模板文件進(jìn)行查找，將31項(xiàng)信息分別替換到對(duì)應(yīng)的文書模板中，從而生成新的案件文書文件。

2 實(shí)現(xiàn)過(guò)程

2.1 制作Word文書模板

Word文書模板是一個(gè)已含有文書內(nèi)容、樣式、頁(yè)面布局等元素的案件處罰WORD文檔。在文書模板中對(duì)其中的重復(fù)信息進(jìn)行標(biāo)記，這里的標(biāo)記方式為“數(shù)據(jù)i”，i=1、2、3等自然數(shù)。除了信息標(biāo)記外，還需要對(duì)文書的格式、內(nèi)容進(jìn)行檢查確認(rèn)，正確的文書模板對(duì)降低文書差錯(cuò)率也是很大幫助的。標(biāo)記完成后的文書模板示例：案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告文書模板如圖1所示。這份模板為初始模板，在推廣使用該工具的時(shí)候，為了減少模板的修改，所以增加了圖中標(biāo)記綠色字體的信息內(nèi)容替換。在替換完成后，這些紅色字體將全部變成黑色。

2.2 在Excel中建立和模板文件的映射表

文書模板制作完成后，需要對(duì)文書模板的文件名和標(biāo)記的信息在Excel中建立映射關(guān)系。根據(jù)映射關(guān)系，利用VBA代碼就可以對(duì)模板文件進(jìn)行復(fù)制、查找替換等操作。建立的映射表如圖2所示。這張映射表不僅對(duì)應(yīng)Word模板，還需要和下面的輸入表通過(guò)公式建立關(guān)聯(lián)。比如圖2中的單元格C2中的“案由”來(lái)自于輸入表對(duì)應(yīng)的案由信息，即C2=輸入表！C3。

在Excel中建立輸入表

這里的輸入表是為了輸入31項(xiàng)信息，通過(guò)映射表的公式，31項(xiàng)信息自動(dòng)變成填入Word模板的180多項(xiàng)信息，輸入表的界面圖3所示。在輸入的過(guò)程中，需要注意將時(shí)間格式的數(shù)據(jù)變成文本格式，這樣替換的時(shí)候不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

2.3 VBA實(shí)現(xiàn)查找替換

在Excel中完成前面三步后，后面就是通過(guò)VBA代碼實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵的查找替換功能。程序的實(shí)現(xiàn)邏輯是：首先讀取Excel中的映射表，找到第一個(gè)文書模板并復(fù)制一份，打開復(fù)制的模板從“數(shù)據(jù)1”開始查找并替換，直到“數(shù)據(jù)X”為止。關(guān)閉文件，并重復(fù)上一步操作，直到17個(gè)文件全部完成替換，最后彈出對(duì)話框，提示文書全部生成。VBA中關(guān)鍵的代碼如圖4所示。工具中還可對(duì)某些參數(shù)設(shè)置功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)模板文件的定位和快速修改。

3 應(yīng)用效果

通過(guò)該工具的使用，不僅案審員文書制作的效率提升了近300%左右，制作時(shí)間從原來(lái)的100多分鐘縮短到30分鐘左右，而且文書差錯(cuò)率較同期也有20%左右的下降。通過(guò)這種以模板基礎(chǔ)，在Excel中對(duì)模板文件進(jìn)行操作的方式不僅適用于行政處罰文書的制作，對(duì)格式合同等多種制式文書都可以適用。

參考文獻(xiàn)：

[1] EXCEL Home. 別怕，Excel VBA其實(shí)很簡(jiǎn)單[M]. 北京： 人民郵電出版社， 2012.

[2] EXCEL Home.Word實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M]. 北京： 人民郵電出版社， 2008.