放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

李暉

摘 要：為了探索一套放射衛(wèi)生檔案管理的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)的方法，從醫(yī)療臨床的特點(diǎn)和檔案管理的重要性出發(fā)，對(duì)放射人員檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容進(jìn)行分析總結(jié)和歸納。指出檔案管理方面存在的檔案管理分散、重視程度不夠等問(wèn)題，并提出建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、加快檔案信息化建設(shè)等相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：放射衛(wèi)生檔案；醫(yī)院管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)；系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

中圖分類號(hào)：G270.71 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照國(guó)家法律、法規(guī)及衛(wèi)生行政部門規(guī)章、管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)的要求，根據(jù)醫(yī)院自身規(guī)模及近幾年快速發(fā)展的需要，對(duì)各種管理全部進(jìn)入統(tǒng)一信息管理，尤其是放射衛(wèi)生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環(huán)節(jié)，放射衛(wèi)生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實(shí)現(xiàn)分類管理、分級(jí)管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對(duì)于日后的管理起到至關(guān)重要的作用。作為一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，放射人員檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)就顯得尤為重要。

二、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的意義

現(xiàn)代化醫(yī)院管理信息量大、隨機(jī)性強(qiáng)，工作繁雜、分工精細(xì)、協(xié)作緊密，如果沒(méi)有一套嚴(yán)格、完整的規(guī)章制度或執(zhí)行的不夠嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、都將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護(hù)條例》和《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，我們制定了《青島大學(xué)附屬醫(yī)院管理模式 》，明確指出，安排專人負(fù)責(zé)個(gè)人劑量監(jiān)測(cè)和職業(yè)健康檢查管理，建立輻射工作人員個(gè)人劑量檔案和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。檔案應(yīng)當(dāng)保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)當(dāng)包括勞動(dòng)者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等相關(guān)的個(gè)人健康資料。建立健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動(dòng)者健康監(jiān)護(hù)檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。因此管理好放射衛(wèi)生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也是十分必要和緊迫，對(duì)醫(yī)院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)理論依據(jù)及目的

第一，依據(jù)：在編制該系統(tǒng)過(guò)程中，我們按照國(guó)家頒布的放射衛(wèi)生法律、法規(guī)為依據(jù)，并參考院內(nèi)其他管理系統(tǒng)制定的放射防護(hù)工作規(guī)范和檔案模式，使該系統(tǒng)具備良好的規(guī)范性、實(shí)用性和通用性。

第二，目的：通過(guò)放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)管理檔案，對(duì)放射診療工作人員健康查體、防護(hù)知識(shí)培訓(xùn)、配戴個(gè)人劑量等放射防護(hù)措施一一進(jìn)行登記，以掌握全院放射防護(hù)人員的動(dòng)態(tài)管理，有利于進(jìn)一步規(guī)范放射工作人員的技術(shù)操作、保證質(zhì)量、防止差錯(cuò)事故的發(fā)生。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

平日工作中用到的數(shù)據(jù)及資料檔案只有進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)管理，才能發(fā)揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進(jìn)行信息化處理，我們醫(yī)院信息部根據(jù)我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設(shè)備購(gòu)買日期、型號(hào)、實(shí)際使用日期、編號(hào)、設(shè)備主要參數(shù)、工作人員培訓(xùn)日期、健康檢查日期、設(shè)備具體場(chǎng)所、個(gè)人劑量計(jì)檢測(cè)結(jié)果等等管理軟件。

（一）總系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

基于Excel服務(wù)器的信息系統(tǒng)，分為三個(gè)層次（如下頁(yè)圖所示）。最底層是基礎(chǔ)軟件，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格軟件等。在基礎(chǔ)軟件層之上，就是Excel服務(wù)器，它提供了構(gòu)建一個(gè)信息系統(tǒng)所必需的各種功能。基于Excel服務(wù)器之上，就是我們自己構(gòu)建的各種應(yīng)用系統(tǒng)。我們把實(shí)際業(yè)務(wù)和管理需求，做成一個(gè)個(gè)模板，固化到系統(tǒng)中，并且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化和發(fā)展。

此版本構(gòu)建的信息系統(tǒng)，最終用戶就在Excel的環(huán)境中操作，所以使用簡(jiǎn)單、配置也簡(jiǎn)單。

1.各種檔案交換系統(tǒng)：以數(shù)據(jù)交換、內(nèi)網(wǎng)及科室數(shù)據(jù)交換以及各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)提取及交叉使用，涵蓋了一個(gè)信息系統(tǒng)需要具備的各種特征。

2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)：用來(lái)實(shí)現(xiàn)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及數(shù)字統(tǒng)計(jì)并以分析為功能，使各種數(shù)據(jù)能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要依據(jù)。

3.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)又分為兩大部分：一部分為全院設(shè)備查詢HIS系統(tǒng)，全院所有設(shè)備自購(gòu)買之日管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理與信息共享，促進(jìn)現(xiàn)代化發(fā)展和規(guī)范化管理；另一部分為放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。放射衛(wèi)生設(shè)備及工作人員所有信息及管理同時(shí)納入數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理，建立放射衛(wèi)生設(shè)備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛(wèi)生檔案資料的收集入庫(kù)：以市南院區(qū)為中心點(diǎn)，支持市北院區(qū)、嶗山院區(qū)、黃島院區(qū)三個(gè)分院區(qū)科室多種途徑的上傳檔案，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)均可。

5.文件和數(shù)據(jù)之間建立關(guān)聯(lián)：文檔的集中存儲(chǔ)與共享、權(quán)限控制、并發(fā)修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛(wèi)生檔案資源共享：具有網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，可以建立網(wǎng)絡(luò)硬盤并設(shè)置權(quán)限，需要精細(xì)化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數(shù)據(jù)要掛鉤在組織內(nèi)共享文件。與傳統(tǒng)的開(kāi)辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統(tǒng)的使用過(guò)程中，由于硬件故障（如硬盤發(fā)生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數(shù)據(jù)）、或軟件系統(tǒng)故障（如感染病毒）等原因而導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)損毀或丟失是一種常見(jiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（二）數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)

1.自動(dòng)備份：Excel服務(wù)器提供了定期自動(dòng)備份數(shù)據(jù)的功能，我們?cè)O(shè)定好備份的周期、備份時(shí)間和備份目錄，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺(tái)，初次登錄的口令為空。（2）在左側(cè)樹型中展開(kāi)“自動(dòng)任務(wù)”，選中其下的“自動(dòng)備份”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（4）選擇要備份的應(yīng)用系統(tǒng)。（5）選擇備份路徑，點(diǎn)擊【設(shè)置】按鈕，彈出“任務(wù)發(fā)生頻率”窗口。設(shè)置備份頻率。（6）點(diǎn)擊【確定】，返回“數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)備份計(jì)劃”窗口。（7）點(diǎn)擊【確定】，用上述方法設(shè)置了自動(dòng)備份計(jì)劃后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按設(shè)定好的周期和時(shí)間在備份路徑下產(chǎn)生備份。

2.手工備份：除了設(shè)定自動(dòng)備份計(jì)劃外，還可以隨時(shí)做手工備份，操作方法如下：（1）在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上，以SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺(tái)。（2）在左側(cè)樹形選中節(jié)點(diǎn)“Excel服務(wù)器—應(yīng)用系統(tǒng)”，在右側(cè)列表中選中要備份的應(yīng)用系統(tǒng)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇彈出菜單【備份應(yīng)用】，彈出“備份應(yīng)用系統(tǒng)”窗口。（3）點(diǎn)擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開(kāi)始備份。最后點(diǎn)擊【確定】。（5）備份完成后，通過(guò)查看“我的電腦”，您會(huì)發(fā)現(xiàn)在您指定的目錄下產(chǎn)生一個(gè)新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當(dāng)前的年月日時(shí)分秒 >_< 應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)名 >.bak，例如，假設(shè)當(dāng)前的日期時(shí)間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應(yīng)用系統(tǒng)名稱為：ABC，那么產(chǎn)生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數(shù)據(jù)恢復(fù)：把備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到Excel服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中的方法是：（1）在服務(wù)端計(jì)算機(jī)上用SysAdmin登錄到系統(tǒng)管理臺(tái)。在左側(cè)樹形中選中節(jié)點(diǎn)“ Excel服務(wù)器—應(yīng)用系統(tǒng)”，右側(cè)選中要恢復(fù)的應(yīng)用系統(tǒng)，選擇選擇右鍵菜單【還原應(yīng)用】，彈出“恢復(fù)向?qū)А贝翱?。?）輸入系統(tǒng)管理臺(tái)登錄賬戶sysAdmin的口令，點(diǎn)擊【下一步】。（3）勾選【備份數(shù)據(jù)庫(kù)到以下目錄】并點(diǎn)擊【瀏覽】選擇備份當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)的目錄，點(diǎn)擊【下一步】。（4）點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復(fù)的數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件，點(diǎn)擊【下一步】。而后開(kāi)始恢復(fù)應(yīng)用系統(tǒng)，最后點(diǎn)擊【確定】完成數(shù)據(jù)庫(kù)的恢復(fù)。

四、結(jié)論

以我院為例，2014 年放射人員220余人，2015年260余人，2016年發(fā)展為370余人。由于醫(yī)院發(fā)展較快，由原來(lái)的一個(gè)醫(yī)院發(fā)展為三個(gè)分院，工作任務(wù)之多，放射工作人員管難多、流動(dòng)性大等特點(diǎn)，給放射防護(hù)檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。我們最大限度地完成系統(tǒng)登記及管理，并不斷完善放射工作人員各種指標(biāo)及數(shù)據(jù)，按目錄建立檔案，分類管理，建立系統(tǒng)管理體系和長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，做到長(zhǎng)期保存、動(dòng)態(tài)管理及時(shí)將新進(jìn)行的各項(xiàng)培訓(xùn)、查體、設(shè)備檢測(cè)等內(nèi)容存入檔案，確保其歷史延續(xù)性。及時(shí)與科室專職人員溝通，協(xié)調(diào)工作，通過(guò)日常檢查、上級(jí)督查，將歷次發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題限期整改，將整改落實(shí)情況存檔，并反饋至上級(jí)行政管理部門。這樣不斷補(bǔ)充、改進(jìn)完善檔案的內(nèi)容，使之形成一個(gè)完整的檔案體系，對(duì)醫(yī)院發(fā)展的歷史尤其是近幾年互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。