淺論新形勢(shì)下檔案數(shù)字化的意義

郭淑婉

檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代我國(guó)檔案工作的主題，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案數(shù)字化建設(shè)則是檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容。同紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，在互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)迅速發(fā)展的今天，數(shù)字檔案的發(fā)展已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，提出加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的要求，可見(jiàn)檔案檔案數(shù)字化是順應(yīng)社會(huì)潮流，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，是檔案工作者目前一個(gè)非常重要和緊迫的任務(wù)。

1 檔案數(shù)字化的含義及主要內(nèi)容

（一）檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。檔案數(shù)字化管理是一個(gè)新生事物，相對(duì)傳統(tǒng)管理而言，在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理者素質(zhì)、促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)原紙質(zhì)檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

（二）檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案專(zhuān)題信息的采集與建庫(kù)。

2 檔案數(shù)字化的意義

目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。同時(shí)，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以得到充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)管理日趨數(shù)字化的大形勢(shì)，傳統(tǒng)檔案的保管利用方式越來(lái)越受到局限，因此加快推進(jìn)檔案管理數(shù)字化勢(shì)在必行。

（一）提高工作效率

傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)載體以紙質(zhì)居多，紙質(zhì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、所占的空間十分龐大的，而要將這些檔案整理好、保管好、充分利用、發(fā)揮價(jià)值，其所耗費(fèi)的工作量是巨大的。檔案數(shù)字化加工之后，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段來(lái)管理檔案，可以收到事半功倍的效果，從而使檔案管理人員從繁重的體力性工作中解脫出來(lái)，增強(qiáng)了工作效率，提高了工作質(zhì)量。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息，查閱這些檔案信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力。然而檔案數(shù)字化管理可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（二）妥善保管原紙質(zhì)檔案

檔案館現(xiàn)存的珍貴文獻(xiàn)和檔案記載著我們所在區(qū)域燦爛的文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，并要想方設(shè)法延長(zhǎng)其保存期限。過(guò)去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達(dá)到這一目的，檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。通過(guò)數(shù)字化處理制作數(shù)字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起來(lái)，以防因長(zhǎng)期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達(dá)到了保護(hù)作用。同時(shí)通過(guò)數(shù)字化，我們又從根本上做到了保護(hù)原件、利用原件，發(fā)揮珍貴文獻(xiàn)和檔案的價(jià)值。另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

（三）提升檔案利用水平

通過(guò)信息處理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，便可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)利用平臺(tái)，同時(shí)提供給所有利用者共享，擴(kuò)大利用面。通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能，擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案，免去了利用者過(guò)去異地查檔的奔波之苦；檔案數(shù)字化以后，我們還可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行公開(kāi)，這樣檔案利用者就可以隨時(shí)上網(wǎng)利用檔案信息資源，檔案利用面更廣、更能發(fā)揮它的社會(huì)效益。

（四）豐富檔案館網(wǎng)站信息

現(xiàn)在各級(jí)檔案館基本上都建立自己的檔案網(wǎng)站，公開(kāi)一些業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)信息、編研成果和開(kāi)放檔案信息資料，但是往往因?yàn)闃I(yè)務(wù)單一、人員緊張等諸多原因，造成內(nèi)容匱乏，更新少、更新慢等現(xiàn)象?，F(xiàn)在通過(guò)將豐富的館藏檔案信息化和數(shù)字化，再通過(guò)鑒定，分類(lèi)、分期逐步公開(kāi)充實(shí)到檔案館網(wǎng)站，可以有效解決各檔案館網(wǎng)站普遍存在的網(wǎng)上信息資源匱乏的通病，也使得藏在深閨的檔案瑰寶得以重見(jiàn)天日，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

（五）加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館是現(xiàn)今檔案館的發(fā)展方向，是指將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)以及與之相關(guān)的軟件技術(shù)用于檔案館的信息采集、處理、存儲(chǔ)、檢索和傳輸?shù)男畔⒐芾硐到y(tǒng)。建設(shè)數(shù)字檔案館需要建立檔案館局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案館辦公自動(dòng)化，同時(shí)要實(shí)現(xiàn)與政務(wù)網(wǎng)聯(lián)通，還要在互聯(lián)網(wǎng)上建立公共網(wǎng)站等網(wǎng)絡(luò)及軟硬件支持。但是最核心的內(nèi)容就是建立數(shù)據(jù)庫(kù)并對(duì)檔案逐一進(jìn)行錄入，它是數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶徑，因?yàn)槠涔ぷ髁渴趾拼?，因此盡快對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)性工作和必經(jīng)之路。

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)很大部分的各級(jí)各類(lèi)檔案館，特別是地方檔案館、高校檔案館啟動(dòng)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程，極大地推動(dòng)了檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，檔案數(shù)字化越來(lái)越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性。但是，檔案數(shù)字化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)中我們會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問(wèn)題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問(wèn)題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。