強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理的若干建議

謝晶

摘要：當(dāng)前醫(yī)院都有龐大的醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)，如何管好是擺在醫(yī)院管理者面前的問(wèn)題。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是管好醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)工作，只有做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理才能實(shí)現(xiàn)管好醫(yī)療設(shè)備。本文主要分析了醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的困境，從而找出加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的可行性辦法。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的困境

（一）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。對(duì)于能給醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)收益的醫(yī)療設(shè)備，歷來(lái)醫(yī)院在購(gòu)置環(huán)節(jié)都投入了較大的精力，多方論證，談判降價(jià)，擇優(yōu)購(gòu)置，盡快到貨驗(yàn)收使用發(fā)揮效能。但醫(yī)療設(shè)備購(gòu)回后，使用情況如何，是否充分發(fā)揮效能，是否創(chuàng)造了最大的經(jīng)濟(jì)效益，這一系列問(wèn)題，往往會(huì)被醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)忽略，存在醫(yī)療設(shè)備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實(shí)反映醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過(guò)程的醫(yī)療設(shè)備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

（二）醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)淡薄。醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時(shí)候甚至于設(shè)備有多少臺(tái)，管理員就有多少個(gè)，人員之多可見(jiàn)一斑。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難度在于，每一位醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都肩負(fù)著醫(yī)療設(shè)備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責(zé)，要做到每位非專(zhuān)業(yè)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員都對(duì)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理職責(zé)了然于心，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作盡職盡責(zé)本身就有很大的難度。非專(zhuān)業(yè)就必然有非專(zhuān)業(yè)的缺漏和弊病，非專(zhuān)業(yè)也成為醫(yī)療設(shè)備管理意識(shí)淡薄的客觀原因。

（三）醫(yī)療設(shè)備資料分散，難于收集。醫(yī)療設(shè)備檔案資料存在于設(shè)備采購(gòu)部門(mén)、醫(yī)學(xué)工程維修部門(mén)、設(shè)備存放的每一個(gè)臨床、科室以及檔案部門(mén)，它以紙質(zhì)、電子介質(zhì)、圖片資料、影像資料等各種介質(zhì)的形式存在，如此多的分散在醫(yī)院每個(gè)角落的醫(yī)療設(shè)備，使得醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰(zhàn)。

（四）醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)人員。醫(yī)療設(shè)備檔案管理從始至終僅在檔案部門(mén)配有專(zhuān)職的檔案管理員，其他環(huán)節(jié)均為兼職的檔案管理員。分布在設(shè)備購(gòu)置、維修、使用環(huán)節(jié)的諸多兼職設(shè)備檔案管理員，沒(méi)有太多的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理是有心無(wú)力，不知如何做好此項(xiàng)工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

（五）醫(yī)療設(shè)備檔案管理周期長(zhǎng)，管理難度大。醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)到使用、報(bào)廢、處置等一般需要5～10年，如此長(zhǎng)的生命周期均是醫(yī)療設(shè)備檔案資料生成的過(guò)程。設(shè)備生命周期內(nèi)產(chǎn)生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰(zhàn)性。

（六）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全。醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的規(guī)章制度，是造成醫(yī)療設(shè)備檔案疏于管理，醫(yī)療設(shè)備管理出現(xiàn)疏漏的主要原因。沒(méi)有完善的規(guī)章制度，醫(yī)療設(shè)備檔案管理就無(wú)章可循，達(dá)不到醫(yī)院對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求。

（七）醫(yī)療設(shè)備檔案借閱使用效能沒(méi)有充分發(fā)揮。大多醫(yī)院僅將醫(yī)療設(shè)備檔案作為技術(shù)性資料收集歸類(lèi)整理，進(jìn)行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿(mǎn)足審計(jì)和上級(jí)主管部門(mén)檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導(dǎo)工作的功能沒(méi)有充分得到發(fā)揮。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備檔案管理按照檔案生成的時(shí)間分為：采購(gòu)階段檔案管理、使用環(huán)節(jié)檔案管理、設(shè)備處置檔案管理。

（一）采購(gòu)階段檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)始，到可行性論證、采購(gòu)直至驗(yàn)收止的一系列活動(dòng)中產(chǎn)生的有關(guān)醫(yī)療設(shè)備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經(jīng)過(guò)審批的購(gòu)置申請(qǐng)、設(shè)備采購(gòu)小組論證得出的可行性論證報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)全過(guò)程的資料（招標(biāo)公告、投標(biāo)保證承諾書(shū)、投標(biāo)書(shū)、投標(biāo)單位簽到表、評(píng)委簽到表、招標(biāo)記錄、中標(biāo)通知書(shū)、中標(biāo)公告等）、雙方簽訂的購(gòu)銷(xiāo)合同、配置清單、貨物裝箱單、產(chǎn)品進(jìn)口報(bào)關(guān)單、商檢報(bào)告（進(jìn)口設(shè)備）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、說(shuō)明書(shū)、操作指南、培訓(xùn)證明、設(shè)備安裝照片、安裝場(chǎng)地施工圖、水電暖線路圖、醫(yī)療設(shè)備構(gòu)造線路圖、醫(yī)療設(shè)備技術(shù)參數(shù)、防雷檢測(cè)報(bào)告、操作人員資格證書(shū)等等。

（二）使用環(huán)節(jié)檔案管理指醫(yī)療設(shè)備從投入使用開(kāi)始到設(shè)備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養(yǎng)記錄本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、放置地點(diǎn)、保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)報(bào)告、處理結(jié)果、保養(yǎng)費(fèi)用、保養(yǎng)技術(shù)人員簽字等）、維修登記本（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、放置地點(diǎn)、報(bào)修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費(fèi)用、維修人工費(fèi)用、維修人員簽字等）、設(shè)備使用情況月報(bào)表（內(nèi)容：設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、投入使用時(shí)間、日檢查人次、次檢查費(fèi)用、操作人員簽字等）。

（三）醫(yī)療設(shè)備處置檔案管理指醫(yī)療設(shè)備處置全過(guò)程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表（內(nèi)容：醫(yī)療設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、數(shù)量、價(jià)值、報(bào)廢原因、報(bào)廢日期、報(bào)廢技術(shù)鑒定、財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)、設(shè)備科室意見(jiàn)、分管院領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)、院長(zhǎng)意見(jiàn)等）、國(guó)有資產(chǎn)處置（報(bào)廢）申請(qǐng)表、國(guó)有資產(chǎn)處置（有償轉(zhuǎn)讓?zhuān)┥暾?qǐng)表、國(guó)有資產(chǎn)處置（無(wú)償轉(zhuǎn)讓?zhuān)┥暾?qǐng)表等。

以上醫(yī)療設(shè)備生成檔案資料的三個(gè)階段，內(nèi)容多，范圍廣，時(shí)間跨度長(zhǎng)，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和系統(tǒng)性。

三、如何提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平

（一）健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，做到有章可循。建立規(guī)范的醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法及規(guī)章制度，系統(tǒng)化、制度化的管理醫(yī)療設(shè)備檔案?！稒n案法》規(guī)定，檔案工作原則是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，醫(yī)院應(yīng)按照設(shè)備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規(guī)范要求，建立并完善設(shè)備檔案的保管、保密、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等制度。有了健全的、完善的規(guī)章制度，才能規(guī)范我們的行為，才能有理有節(jié)地規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

（二）增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)療設(shè)備管理的基礎(chǔ)，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，做到物盡其用，讓醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。只有每位檔案管理員認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能明確醫(yī)療設(shè)備檔案管理的真正意義，從而增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理意識(shí)，克服“重購(gòu)輕管”的思想，變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理，形成持續(xù)、長(zhǎng)久、良性的醫(yī)療設(shè)備檔案管理構(gòu)架。

（三）加大檔案管理人員培訓(xùn)力度。醫(yī)療設(shè)備檔案管理的復(fù)雜性和特殊性，決定了大量的、非專(zhuān)業(yè)的、兼職的檔案管理員將要參與醫(yī)療設(shè)備的檔案管理。檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)性、完整性、時(shí)效性、系統(tǒng)性的工作，對(duì)檔案管理員有著較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求，如何使醫(yī)療設(shè)備檔案管理員的專(zhuān)業(yè)水平達(dá)到檔案管理的要求，這就需要通過(guò)邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家開(kāi)展一系列檔案培訓(xùn)課程來(lái)實(shí)現(xiàn)，準(zhǔn)確地說(shuō)，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時(shí)也要發(fā)揮傳幫帶的作用。

（四）抓好醫(yī)療設(shè)備檔案資料交接工作。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案交接制度》，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位變動(dòng)的情況下，應(yīng)及時(shí)就醫(yī)療設(shè)備檔案資料進(jìn)行交接。檔案部門(mén)參與，列明移交的醫(yī)療設(shè)備檔案資料目錄，逐項(xiàng)清點(diǎn)，交接人員、監(jiān)交人員三方簽字存檔。

（五）充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案資料對(duì)工作的指導(dǎo)和借鑒作用。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵(lì)采購(gòu)部門(mén)、使用科室、維修部門(mén)等相關(guān)部門(mén)借鑒醫(yī)療設(shè)備檔案資料指導(dǎo)工作，落實(shí)借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫(yī)療設(shè)備檔案資料安全。

（六）建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核制度。建立《醫(yī)療設(shè)備檔案管理考核辦法》，就專(zhuān)、兼職醫(yī)療設(shè)備檔案管理員完成的檔案管理工作進(jìn)行考核，工作表現(xiàn)突出的給予獎(jiǎng)勵(lì)，違規(guī)則處罰，用制度管人，加快推動(dòng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的前進(jìn)步伐。

四、小結(jié)

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認(rèn)真遵守《檔案法》，嚴(yán)格按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)施檔案管理工作，上億元的國(guó)有醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)才能發(fā)揮最大效能，創(chuàng)造最大效益。同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作也應(yīng)從我做起，從點(diǎn)滴做起，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、使用、維修、報(bào)廢等各環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和借鑒作用，為管好醫(yī)療設(shè)備發(fā)揮應(yīng)有的效能。