段紅宇

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，是知人善任的重要依據(jù)。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。隨著學(xué)院不斷發(fā)展，檔案管理存在著這樣那樣的問(wèn)題，有待進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在干部選拔、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等工作中，都需要使用人事檔案。

一、學(xué)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題

第一，人事檔案管理是學(xué)院人事處工作內(nèi)容之一，由于學(xué)院人事處工作繁重，人員緊張，長(zhǎng)期以來(lái)，沒(méi)有設(shè)專(zhuān)職人事檔案管理人員，而是作為人事干事的一項(xiàng)崗位職責(zé)，業(yè)務(wù)內(nèi)容之一。2016年，學(xué)院新一輪聘任中，人事處設(shè)了人事檔案管理干事崗，但，檔案管理干事崗位職責(zé)中還有一條：做好教職工社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)等工作。看似簡(jiǎn)單的一條，一年中，又有機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革，實(shí)際工作下來(lái)，社會(huì)保險(xiǎn)工作占了三分之二的時(shí)間。

第二，學(xué)院是由三個(gè)學(xué)校合并發(fā)展起來(lái)的，三校區(qū)的人事檔案分別存放在各校區(qū)的檔案室，但，三校區(qū)都沒(méi)有獨(dú)立的人事檔案室，學(xué)院本部人事檔案與財(cái)務(wù)檔案存在一室；學(xué)院東區(qū)和學(xué)院南區(qū)人事檔案與自己校區(qū)的其它檔案存在一起。如此，人事檔案管理存在不安全因素。

第三，學(xué)院沒(méi)有人事檔案管理規(guī)程，修訂有《文檔管理工作規(guī)程》。《文檔管理工作規(guī)程》中涉及人事檔案的內(nèi)容不多，只是提到：學(xué)校教職工的人事檔案由人事干事根據(jù)人事管理工作的相關(guān)規(guī)定對(duì)每一位員工的必要資料進(jìn)行收集、整理規(guī)范、存放到位；人事管理干事在收集、整理、存放員工個(gè)^檔案資料過(guò)程中，負(fù)責(zé)對(duì)資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性審核把關(guān)，并按照各項(xiàng)資料應(yīng)歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)按時(shí)完成工作。

第四，歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范。隨著近年來(lái)學(xué)院的快速發(fā)展，對(duì)人才的關(guān)注、引進(jìn)成為學(xué)院生存與發(fā)展的重心。于是，招聘一些高學(xué)歷、高職稱(chēng)的人才，招聘進(jìn)來(lái)的這些高層次人才大多數(shù)檔案材料漏缺，不僅缺少學(xué)歷學(xué)位材料，年度考核材料，還有專(zhuān)業(yè)職稱(chēng)變動(dòng)材料、工資變動(dòng)材料等都有缺漏。傳統(tǒng)的人事檔案管理是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，如果制度不完善或移送不到位，執(zhí)行不嚴(yán)格，就會(huì)造成人事檔案材料收集的不完整。

二、解決學(xué)院人事檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策

第一，設(shè)專(zhuān)職人事檔案管理干事。人事管理干事的崗位職責(zé)中不應(yīng)有做好教職工社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、醫(yī)療機(jī)構(gòu)變更、生育津貼申報(bào)等工作這一條。社會(huì)保險(xiǎn)工作政策性強(qiáng)，人員情況復(fù)雜，計(jì)算機(jī)操作中又時(shí)常發(fā)生問(wèn)題，業(yè)務(wù)辦理的時(shí)間點(diǎn)控制的也很?chē)?yán)等等，需要有社保經(jīng)驗(yàn)的，計(jì)算機(jī)操作水平高的人員勝任。人事檔案管理干事應(yīng)專(zhuān)注于，專(zhuān)心于檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)工作中有查個(gè)人檔案的地方，人事檔案管理干事應(yīng)該積極配合，而不應(yīng)該學(xué)院的社會(huì)保險(xiǎn)工作由人事檔案管理干事—人承擔(dān)，否則就喧賓奪主了。

第二，設(shè)三室分開(kāi)的人事檔案管理辦公室。按規(guī)定，學(xué)院應(yīng)安排出人事檔案庫(kù)房、查閱室和人事檔案管理干事辦公室，三室分開(kāi)。但，由于學(xué)院辦公用房緊張，一次到位，不現(xiàn)實(shí)，但，應(yīng)該盡力做到兩室分開(kāi)，安排出人事檔案室、查閱室和人事檔案管理干事辦公室。學(xué)院本部、東區(qū)和南區(qū)的人事檔案集中存放在同一校區(qū)同一檔案室，沒(méi)有條件把庫(kù)房、整理和查閱分兩室，起碼應(yīng)做到隔開(kāi)，并要做到防火、防潮、防蛀、防盜等。

第三，制定《人事檔案管理規(guī)程》。包括：目的、適用范圍、職責(zé)、具體的工作規(guī)程和支持性文件。具體的工作規(guī)程應(yīng)有以下內(nèi)容：人事檔案的建立、人事檔案的保管、人事檔案的查閱等。每一環(huán)節(jié)的控制要點(diǎn)要抓得準(zhǔn)，描述要清晰，操作起來(lái)有據(jù)可依。比如查閱，教職工查閱人事檔案須符合查閱條件，并填寫(xiě)《人事檔案查閱審批表》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由人事處檔案管理干事負(fù)責(zé)接待。

第四，認(rèn)真按照人事檔案材料分類(lèi)及排列順序收集材料，加強(qiáng)部門(mén)之間的溝通配合，保證歸檔材料完整。人事檔案材料分十類(lèi)，依次排列。第一類(lèi)履歷材料；第二類(lèi)自傳材料；第三類(lèi)鑒定、考核材料；第四類(lèi)學(xué)歷學(xué)位等材料；第五類(lèi)政審材料；第六類(lèi)黨團(tuán)材料；第七類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料等十類(lèi)材料?？己瞬牧现械摹妒聵I(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表》；工資材料中的《事業(yè)單位工作人員工資變動(dòng)審批表》等由人事處負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一收集，統(tǒng)一填報(bào)的材料，能做到及時(shí)收集和整理。可，人事檔案材料的來(lái)源渠道不只是人事處一個(gè)部門(mén)，還有教職工個(gè)人、黨委辦公室和上級(jí)單位等。所以，保證人事檔案的完整性，還要加強(qiáng)教職員工的檔案意識(shí)和部門(mén)間的溝通配合。

總之，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。加強(qiáng)人事檔案管理，從而使人事檔案的管理水平更上一層樓，為學(xué)院的進(jìn)一步發(fā)展服務(wù)好。