淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實運用

趙盼

（山東大禹工程建設(shè)有限公司，山東 濟南 250013）

淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實運用

趙盼

（山東大禹工程建設(shè)有限公司，山東 濟南 250013）

工程檔案作為工程實體的外在體現(xiàn)和載體，貫穿于工程的全壽命周期，始于工程立項可研階段，形成并豐富于建設(shè)及運行管理期，止于工程廢除。本文以南水北調(diào)工程建設(shè)及運行管理期檔案管理實踐過程為基礎(chǔ)，結(jié)合工程檔案管理實際，淺析工程檔案管理的重要性及其多方面的運用。

工程檔案；全程管理；重要性及運用

工程檔案通過豐富詳實的多媒體圖片、音像及紙質(zhì)文件，從各個角度直接反映工程質(zhì)量高低，同時也全面反映策劃者、建設(shè)者及運行管理者的決策、建設(shè)及運行管理水平。

1 工程檔案管理的重要性

按照工程檔案一般定義，工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批、設(shè)計、生產(chǎn)準備等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分，是工程全壽命周期完整、形象的反映和概括。工程檔案作為工程全壽命過程忠實見證者，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 工程檔案具有見證性

因工程實體建設(shè)本身的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，從參與各方人員繁復(fù)、涉及學(xué)科和資源體量龐大以及主體工程建成后的整體性考慮，導(dǎo)致在工程主體建設(shè)完成后，針對工程本身的內(nèi)觀質(zhì)量無法再從工程細部一一追溯。而此時，工程檔案本身所具有的原始記錄性和備以查考性的見證屬性則承擔答疑解惑的主要任務(wù)?？梢哉f，工程檔案是最終成為評價工程質(zhì)量的最權(quán)威證據(jù)。

1.2 工程檔案具有“不可復(fù)制性”

所謂工程檔案的“不可復(fù)制性”，主要是其重要性和嚴肅性所決定的。但是，在人的生產(chǎn)活動中，因素質(zhì)的高低，理解的深淺，往往會造成結(jié)果的不統(tǒng)一、不規(guī)范。而檔案的“不可復(fù)制性”這一檔案屬性，則要求檔案的形成和整理歸檔絕不能隨意復(fù)制、心血來潮的去事后制造、更不得隨意更改、增刪。

1.3 工程檔案具有憑據(jù)性

工程檔案的憑據(jù)性，即所謂的證據(jù)、證明，因工程建設(shè)場景的不可回溯性，導(dǎo)致在工程建設(shè)管理過程中，對于工程價款結(jié)算的復(fù)核、設(shè)計變更甚至是工程索賠將是最終決定結(jié)果的唯一證據(jù)。

1.4 工程檔案對于運行管理具有全面指導(dǎo)性

工程建設(shè)驗收并移交后，方開始行使其功能。而因為工程本身的特殊性，建設(shè)者與運行管理者往往不是同一單位或人員組成。此時，通過工程檔案的細致研閱，運行管理單位將會迅速全面掌握工程特性、設(shè)計指標及運行工況，從而迅速進入管理狀態(tài)，減少和避免無效甚至錯誤勞動，提高效率，確保工程發(fā)揮效益最大化。

2 工程檔案的現(xiàn)實運用

工程檔案在南水北調(diào)工程建設(shè)和運行管理過程中發(fā)揮著重要作用。主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 工程檔案為決策提供科學(xué)依據(jù)

工程檔案記載著工程建成后效益發(fā)揮情況，為后續(xù)工程上馬決策提供依據(jù)。南水北調(diào)工程自2002年開工建設(shè)，至2013年工程全面建成并通水運行，三年來，累計調(diào)水已近12億m3。通過幾年來持續(xù)不斷的安全觀測和水質(zhì)監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案分析，工程質(zhì)量是符合設(shè)計要求，水質(zhì)是達標，工程實現(xiàn)了既定規(guī)劃和建設(shè)目標。以此為基礎(chǔ)，也更加堅定了政策決策者的決心。下一步南水北調(diào)東線工程向天津應(yīng)急供水的相關(guān)調(diào)研工作也已啟動；近幾年來，南水北調(diào)東線工程在保護南四湖、東平湖、小清河生態(tài)，解決膠東地區(qū)干旱之急、城市供水安全方面也發(fā)揮了重要作用。因此，工程檔案是南水北調(diào)工程全過程的記錄和工程效益的忠實見證者。

2.2 工程檔案在工程投資方面的作用

工程檔案的合理運用可節(jié)約工程資金、維護正當利益。南水北調(diào)工程為國家投資大型水利工程，其工程質(zhì)量過程管控嚴、抽檢及第三方檢測多。檢查專家通過查閱豐富詳實的檔案資料即能全面了解工程施工過程，掌握工程質(zhì)量，從而相應(yīng)一定程度的減少取樣、取芯等檢測工作，既能夠減少因有損檢測活動對工程實體造成的損傷，同時也大大節(jié)約了資金。

同時，在工程建設(shè)過程中，難免會發(fā)生工程索賠等經(jīng)濟活動。此時，通過各方工程檔案的原始記錄為憑證，可以合理、合法的維護正當利益，達成正當訴求。

2.3 工程檔案在工程質(zhì)量方面的作用

工程檔案是工程質(zhì)量的強力佐證。就大型水利工程檔案組成而言，其構(gòu)成的主體即為工程建設(shè)期施工、試運行及各類質(zhì)量檢測評定、驗收等活動記載而形成的檔案。工程檔案也是工程運行和隱患排查及問題追糾等關(guān)鍵依據(jù)。

2.4 工程檔案在運行管理方面的作用

運行管理期，工程檔案的運用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是為運行管理者提供工程主要技術(shù)參數(shù)及指標；二是在工程維修、大修階段，特別針對金結(jié)、電氣等專業(yè)工程，工程檔案能為維修人員提供維修思路和方案；三是在工程改擴建階段，詳實的工程檔案可以為施工單位提供預(yù)埋管線、件等隱蔽工程的位置或型號等；四是工程檔案在運行管理期的延續(xù)、更新、充實等工作，更能全面反映工程全壽命階段的價值，為后續(xù)運行管理提供經(jīng)驗積累，為今后類似工程的決策提供基礎(chǔ)和依據(jù)。

3 檔案管理存在的問題及建議

目前，工程檔案的作用和重要性在工程建設(shè)和國民經(jīng)濟決策生活中的作用日益凸顯，但縱觀工程檔案的全過程管理和使用，仍存在檔案管理人員水平參差不齊、檔案管理資金投入偏少導(dǎo)致檔案存放環(huán)境惡劣以及檔案檢索電子化程度較低導(dǎo)致檔案利用效率偏低等問題。通過工程檔案的實踐管理看，應(yīng)從以下幾個方面入手，解決制約檔案管理的問題。

首先，想要根本解決檔案從業(yè)人員素質(zhì)問題，要通過各種手段強化管理層檔案重要性的認識，強化組織領(lǐng)導(dǎo)。以此為基礎(chǔ)，做好專職工程檔案管理人員盡早介入工作，全過程參與，同時采用“走出去、請進來”的方式，開展檔案檔案人員培訓(xùn)工作，提高檔案工作效率。保證檔案管理工作的持續(xù)性、連續(xù)性。

其次，為解決檔案存放環(huán)境的問題，建議應(yīng)在工程建設(shè)前期即設(shè)立檔案管理專項資金，通過強制性規(guī)定，確保運行管理單位建立符合保管要求的檔案室，配備齊全專用設(shè)施，確保檔案保管符合要求，促進檔案管理進一步制度化、規(guī)范化。

最后，為做好檔案電子化檢索工作，為最大化發(fā)揮工程檔案的效力，使其更好服務(wù)于工程建設(shè)和管理，建議專業(yè)檔案管理、驗收機構(gòu)能發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，結(jié)合工程檔案特點，同時與目前較為成熟的網(wǎng)絡(luò)檢索單位合作，開發(fā)制定相應(yīng)的工程檔案計算機檢索標準和規(guī)范，勢必將大大提高工程檔案管理的水平和效率。

4 結(jié)語

工程檔案既是保障工程質(zhì)量的重要手段，也是工程今后運行管理質(zhì)量管控的重要手段。隨著當今社會法律法規(guī)的日趨完善，工程檔案所獨具的見證性、憑證性和指導(dǎo)性的屬性，將在法治社會的今天發(fā)揮其不可替代的作用。

（責(zé)任編輯遲明春）

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1009-6159（2017）-02-0047-02

2016-10-20

趙盼（1990—），女，助理工程師