姜 潮

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芻議高校檔案管理的信息化建設(shè)

姜 潮

（江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇淮安 223003）

本文通過(guò)分析高校檔案管理的現(xiàn)狀及面臨的新形勢(shì)，指出高校檔案工作在發(fā)展過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)信息化是高校檔案管理的必然趨勢(shì)，并針對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)提出了一些建議。

高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

一、引言

伴隨著信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。高校檔案涉及學(xué)校行政、文書(shū)、學(xué)生信息等大量具有保存價(jià)值的各種載體資料，其建設(shè)和發(fā)展直接影響到學(xué)校和師生的切身利益。因此，面對(duì)新形勢(shì)，高校檔案工作應(yīng)該迎頭趕上，在服務(wù)創(chuàng)新中求發(fā)展，充分運(yùn)用信息化技術(shù)，積極拓展檔案管理的廣度和深度，不斷促進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化。

二、高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

高校檔案包含的種類(lèi)繁多，內(nèi)容新舊混雜，主要有五大類(lèi)：學(xué)生檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案、科技檔案。在現(xiàn)行管理模式下，高校檔案管理普遍存在重物輕人、重硬件輕軟件、重保管輕利用、重傳統(tǒng)管理輕信息管理等問(wèn)題，檔案信息的個(gè)性化服務(wù)等方面仍然存在諸多問(wèn)題。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）高校管理者對(duì)信息化檔案建設(shè)不夠重視。由于高校自身職能使然，教學(xué)科研被放在重中之重的位置，相比較而言，檔案管理成為“冷部門(mén)”，資金、人員的投入非常薄弱，導(dǎo)致許多高校檔案管理硬件設(shè)備滯后、信息化手段不高、從業(yè)人員專業(yè)化水平低、勞動(dòng)強(qiáng)度大，這些問(wèn)題都制約了高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，與新時(shí)期檔案工作的新形勢(shì)不相適應(yīng)，在高校的進(jìn)一步發(fā)展中沒(méi)有起到積極的輔助作用[1]。

（二）紙質(zhì)檔案仍是主流，管理成本高，經(jīng)辦效率低。隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)量與日俱增，管理成本越來(lái)越高。目前，多數(shù)高校仍然普遍采取增加檔案人員和庫(kù)房面積等措施來(lái)應(yīng)對(duì)不斷涌進(jìn)的新檔案。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)為載體，其存檔須經(jīng)復(fù)印、打字、裝訂等管理費(fèi)用，造成了紙張和人工的浪費(fèi)。此外，“其紙質(zhì)檔案的特性妨礙了信息傳遞的時(shí)效性，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的今天，紙質(zhì)載體已經(jīng)不能完全擔(dān)負(fù)起當(dāng)前科學(xué)信息交流的使命。”具體而言，在高校正常的檔案檢索中，特別是文書(shū)、人事檔案，依然以人工操作為主，檢索效率低下，同時(shí)極易導(dǎo)致檔案的損壞和丟失。

（三）檔案人員專業(yè)素質(zhì)良莠不齊，不能適應(yīng)信息化需要。檔案工作是一項(xiàng)及極其細(xì)致和繁瑣的工作，專業(yè)性強(qiáng)，因此檔案人員必須具備較高的專業(yè)素養(yǎng)才能勝任檔案管理工作。信息化檔案管理對(duì)檔案人員技能要求更高，必須懂得搜集、加工、存儲(chǔ)、檢索、服務(wù)等全部流程操作。據(jù)調(diào)查，不少高校，尤其是非重點(diǎn)院校，檔案人員常常因一崗兼多職而疲于應(yīng)付日常事務(wù)的現(xiàn)象普遍存在[2]。檔案從業(yè)人員在高校中屬于其他專業(yè)技術(shù)人員，在職稱評(píng)聘、薪酬待遇等方面較之其他崗位存在一定的差距，這就導(dǎo)致檔案從業(yè)人員的變動(dòng)也較為頻繁。同時(shí)，在培訓(xùn)方面，高校主要向一線教師傾斜，盡管各級(jí)檔案部門(mén)不斷加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)的力度，但由于人員的流動(dòng)性，檔案管理崗位上的業(yè)務(wù)骨干仍然很少。

三、信息化是高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）檔案服務(wù)的社會(huì)化、多體化需借助信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。高等教育以服務(wù)社會(huì)為宗旨、以促進(jìn)就業(yè)為導(dǎo)向，在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中扮演著重要的角色，對(duì)培養(yǎng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展所需要的高素質(zhì)、高技能復(fù)合型人才方面具有極其重要的作用。而高等教育的這種性質(zhì)也決定了其檔案服務(wù)的社會(huì)化，它應(yīng)該為社會(huì)服務(wù)、為地方發(fā)展服務(wù)。同時(shí)，高校檔案中的人事檔案，包括學(xué)生檔案，是對(duì)他們?cè)谛Ｆ陂g各個(gè)方面的真實(shí)凝練。這種特定檔案也使得高校檔案管理需要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用到檔案信息的組織和個(gè)人。但是，就目前形勢(shì)，仍然充當(dāng)主流的紙質(zhì)檔案和手動(dòng)管理已不能適應(yīng)上述要求。反之，如何在新環(huán)境下不斷研究和創(chuàng)新檔案管理工作的信息化手段，解決社會(huì)化、多元化帶來(lái)的勞動(dòng)強(qiáng)度和準(zhǔn)確度方面問(wèn)題成為高校檔案管理工作的重要命題。

（二）檔案服務(wù)的個(gè)性化、主動(dòng)性需借助信息化技術(shù)來(lái)完成。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，服務(wù)高學(xué)歷、高素質(zhì)人才的高校檔案信息的個(gè)性化服務(wù)，不管是在時(shí)間上、數(shù)量上，還是在質(zhì)量上都達(dá)到了前所未有的廣度和深度。而目前，多數(shù)高校檔案仍停步于“我提供什么，用戶接收什么”的傳統(tǒng)服務(wù)方式，這種服務(wù)理念與時(shí)代發(fā)展格格不入，發(fā)展“用戶需要什么，我提供什么”的個(gè)性化服務(wù)勢(shì)在必行。另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，正好符合高校檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)發(fā)展的需要，信息技術(shù)的利用和挖掘，無(wú)疑能使服務(wù)的層次由“淺”入“深”。

（三）檔案服務(wù)的合作化、共享性需借助信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著信息化進(jìn)程的加快，人們的知識(shí)和信息總量也隨之激增，單個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，在此情況之下，“必須打破檔案、圖書(shū)、情報(bào)等部門(mén)各自為政的局面，建立完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)”，才能適應(yīng)社會(huì)、時(shí)代的發(fā)展需要。作為高校檔案，其內(nèi)容涉及數(shù)量龐大的學(xué)生。這些學(xué)生畢業(yè)后走向四面八方，使得學(xué)生檔案與各地檔案部門(mén)形成網(wǎng)絡(luò)體系。因此，建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高檔案資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)勢(shì)在必行。

四、對(duì)高校檔案管理信息化發(fā)展的建議

（一）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)化。“從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。”在信息化飛速發(fā)展的今天，信息的網(wǎng)絡(luò)化共享尤顯重要。因此，在建立檔案內(nèi)部局域網(wǎng)的同時(shí)，各高?？苫谧陨韺?shí)際制作網(wǎng)頁(yè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索，為師生提供更好的服務(wù)。此外，與其他企事業(yè)單位，高校檔案可加強(qiáng)密切合作，建立數(shù)據(jù)管理和共享中心[3]。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，可在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用等服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源的共享。

（二）增加投入完善硬件設(shè)施。隨著電子文檔、聲像檔案、實(shí)物檔案等類(lèi)型和數(shù)量的不斷增加，高校應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需求，把檔案管理提到與教學(xué)科研并齊的位置上，增加投入，完善設(shè)施，確保檔案管理更有效地服務(wù)于教學(xué)科研。高?？梢灾贫ǚ媳締挝坏挠?jì)劃和措施，開(kāi)設(shè)書(shū)報(bào)閱覽室、校史展覽室等場(chǎng)所；不斷更新和改善辦公電腦、檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施；不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，升級(jí)改造計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程；配備激光打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的研究和利用。

（三）培養(yǎng)檔案信息化隊(duì)伍。檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員不僅要具備扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)，掌握系統(tǒng)的管理知識(shí)體系，同時(shí)還要有較高的專業(yè)實(shí)戰(zhàn)水平。在熟悉檔案管理制度、原則、規(guī)律等的基礎(chǔ)上，高校檔案管理人員必須適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。可以說(shuō)，“人才先行”是加快高校檔案信息化建設(shè)的前提。在這方面，較之其他部門(mén)，高校具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)，借助現(xiàn)有的教學(xué)、科研平臺(tái)，加快培養(yǎng)造就一大批既懂檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)、又有較高專業(yè)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合性人才，更具實(shí)際操作性。根據(jù)缺什么補(bǔ)什么的原則，管理人員要爭(zhēng)取機(jī)會(huì)積極參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，努力提升服務(wù)水平[4]。高校也要為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作和學(xué)習(xí)條件，改變傳統(tǒng)檔案重藏輕用的局面，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理與有效開(kāi)發(fā)，積極促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保障。數(shù)字化檔案資料保存于電子設(shè)備，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸送，在為社會(huì)公眾提供高效便捷服務(wù)的同時(shí)也存在一系列隱患。特別是在信息技術(shù)高速發(fā)展的形勢(shì)下，必須保證數(shù)字化檔案在保存和輸送過(guò)程中的安全性，防止惡意攻擊和病毒的入侵，使數(shù)據(jù)和應(yīng)用系統(tǒng)不被破壞。在技術(shù)上，也需實(shí)施切實(shí)可行的網(wǎng)絡(luò)安全策略，采用嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度和管理權(quán)限，結(jié)合高校自身的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)建立起切實(shí)有效的防護(hù)措施。

[1]謝怡.基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理模式變革[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào),2015,31（6）:103-107.

[2]李紅月,金秀玉.高校檔案管理人員職業(yè)倦怠的表現(xiàn)、原因及對(duì)策分析[J].職業(yè)技術(shù)教育,2015,36（14）:75-77.

[3]鄭愛(ài)軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015（5）:102-105.

[4]蘇全玉.高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)用[J].濰坊學(xué)院學(xué)報(bào),2015（10）:112-113.

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1672-4437(2017)03-0087-03

2017-05-05

姜潮（1982-），男，江蘇沭陽(yáng)人，江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師，主要研究方向：教育管理、人事檔案。