屠冬梅

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)檔案管理工作取得了較大的進(jìn)展。本文對(duì)信息時(shí)代背景下圖書(shū)檔案管理方面的工作進(jìn)行分析，對(duì)其中管理觀念、管理模式等方面存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，并且從管理觀念更新、圖書(shū)檔案管理數(shù)字化建設(shè)等角度進(jìn)行具體研究，希望為新時(shí)期圖書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供一定可供參考的建議，為圖書(shū)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 圖書(shū)檔案管理 策略

新時(shí)期人們對(duì)精神文化生活具有較高的追求，為了更好的滿足人們的文化需求，需要對(duì)圖書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生更多重視，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，對(duì)傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題及不足進(jìn)行改進(jìn)，為圖書(shū)檔案管理工作質(zhì)量及效率的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。下面對(duì)信息時(shí)代下圖書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題及提高方法進(jìn)行分析，希望能夠?yàn)槿藗兲峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、圖書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題

1.管理模式方面的問(wèn)題。近幾年，我國(guó)科技水平有了較大的進(jìn)步，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代科技在各個(gè)領(lǐng)域有了更多的應(yīng)用和滲透。圖書(shū)館方面已經(jīng)開(kāi)始對(duì)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，但是系統(tǒng)僅能對(duì)近期文獻(xiàn)進(jìn)行管理，圖書(shū)資源下載及利用等方面的效率不高；通常情況下，圖書(shū)館能夠?qū)υ袌D書(shū)信息進(jìn)行收納，但是信息技術(shù)是近年來(lái)才應(yīng)用至圖書(shū)檔案管理工作中的技術(shù)，因圖書(shū)館設(shè)立年限方面的問(wèn)題，導(dǎo)致不能對(duì)全部資料進(jìn)行一一收錄，對(duì)圖書(shū)檔案管理工作及圖書(shū)館信息管理工作產(chǎn)生一定影響。

2.資金投入方面有所不足。信息時(shí)代下，圖書(shū)檔案管理工作方式逐漸由紙質(zhì)向數(shù)字化、信息化的方向過(guò)渡，為了做好圖書(shū)檔案管理工作，需要對(duì)硬件配置及條件方面進(jìn)行提升，但是公共服務(wù)方面政府的資金投入存在一定限制，一些情況下不能對(duì)設(shè)備等進(jìn)行及時(shí)更新，對(duì)圖書(shū)檔案信息化管理等方面工作的開(kāi)展產(chǎn)生影響和阻礙。

3.管理人員素質(zhì)參差不齊。管理人員為圖書(shū)檔案管理工作的主要執(zhí)行者，其自身素質(zhì)對(duì)檔案管理工作具有較大影響。然而，受傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作影響，部分管理人員學(xué)歷層次不高，綜合素質(zhì)較低，并且未能經(jīng)過(guò)專業(yè)化、系統(tǒng)化的管理技能培訓(xùn)，對(duì)圖書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展及數(shù)字化、信息化建設(shè)工作產(chǎn)生影響，如何對(duì)管理人員進(jìn)行更好的培養(yǎng)，提升其綜合素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用水平已經(jīng)成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。

4.管理觀念方面存在問(wèn)題。圖書(shū)館發(fā)展過(guò)程中，人們對(duì)圖書(shū)館容量的擴(kuò)大、館藏資料的增加較為重視，并且將其視為是評(píng)價(jià)圖書(shū)館綜合實(shí)力的重要指標(biāo)之一，隨著館藏的增加，圖書(shū)檔案資料也逐漸增多，對(duì)圖書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生一定影響；部分資料使用價(jià)值較低，建館初期的主要目的是為了對(duì)本區(qū)域的民眾提供服務(wù)，若對(duì)資料數(shù)量等方面過(guò)于強(qiáng)求，便會(huì)對(duì)圖書(shū)館運(yùn)作產(chǎn)生影響，不能使其發(fā)揮自身真正的作用及最大價(jià)值。

二、圖書(shū)檔案管理工作的提高策略

1.做好圖書(shū)檔案資源開(kāi)發(fā)及利用等方面工作。單純的記錄及保存并非信息時(shí)代下圖書(shū)檔案管理工作的全部?jī)?nèi)容，為了對(duì)圖書(shū)檔案管理工作水平進(jìn)行提升，需要從檔案整理、保存等方面的工作入手，使同一區(qū)域或是單位的信息集中在同一位置，通過(guò)整理對(duì)信息隱藏的價(jià)值進(jìn)行發(fā)掘，借助強(qiáng)化管理的方式對(duì)檔案資源進(jìn)行有效利用，提高資源共享率，最終在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持下，能夠?qū)D書(shū)檔案資源進(jìn)行集中式的系統(tǒng)管理，避免出現(xiàn)檔案資源過(guò)于分散的情況，為圖書(shū)檔案使用價(jià)值的增加奠定基礎(chǔ)。

2.做好圖書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化建設(shè)工作。各個(gè)單位對(duì)圖書(shū)檔案管理工作的要求存在一定差異，基于此人們需要對(duì)差異問(wèn)題進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，制定標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的管理體系，為圖書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供更多參考依據(jù)，為管理工作按部就班的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，避免因管理人員自身理解及認(rèn)識(shí)方面的問(wèn)題和偏差對(duì)圖書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生影響。

3.做好信息化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作。信息時(shí)代下為了做好圖書(shū)檔案管理工作，需要對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)操作水平進(jìn)行提升，通過(guò)教育培訓(xùn)等手段使其掌握更多圖書(shū)檔案信息化管理知識(shí)及技能，對(duì)其自身專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平、信息技術(shù)操作水平等進(jìn)行提升，提高圖書(shū)檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)整體水平，為管理工作的開(kāi)展提供更多支持。

4.對(duì)管理觀念進(jìn)行更新和調(diào)整。傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作中，工作人員需要將更多精力及時(shí)間耗費(fèi)在檔案資料搜集、分類、歸檔等方面的工作中，而在信息時(shí)代背景下，圖書(shū)檔案管理人員能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代科技手段的優(yōu)勢(shì)作用進(jìn)行充分利用，例如存儲(chǔ)空間增加、檔案信息管理工作更加安全可靠等。各個(gè)單位及圖書(shū)館需要對(duì)新時(shí)期特點(diǎn)及圖書(shū)檔案管理工作需求進(jìn)行掌握，結(jié)合不同用戶的查閱需求，為其提供更加適宜和有效的圖書(shū)檔案服務(wù)，為檔案管理信息化水平的提升奠定基礎(chǔ)。另外，部分單位引進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)，并且結(jié)合自身實(shí)際情況制定了一套圖書(shū)檔案信息化管理制度，為信息化管理工作的開(kāi)展提供更多參考依據(jù)支持。例如，在檔案通用文件格式、資源網(wǎng)絡(luò)制度、搜集制度等方面進(jìn)行了調(diào)整和完善，對(duì)失誤問(wèn)題及損失進(jìn)行有效控制，減少對(duì)圖書(shū)檔案管理人員時(shí)間及精力方面的浪費(fèi)，為檔案管理工作質(zhì)量及效率的提升提供更多支持。

5.圖書(shū)檔案管理的數(shù)字化、信息化建設(shè)。

首先，構(gòu)建原文影像資料庫(kù)。原文影像資料庫(kù)需要對(duì)重要的圖書(shū)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)壓縮、掃描等方式對(duì)珍藏價(jià)值較高的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，通過(guò)適宜的存儲(chǔ)方式及存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行儲(chǔ)存，確保原文件能夠以數(shù)字化形式保留，為使用者在線瀏覽及查閱等提供更多支持；此外人們還可將此方法視為對(duì)原始圖書(shū)檔案信息的備份，能夠?yàn)檎滟F的圖書(shū)檔案資源提供雙重保險(xiǎn)，最終在圖書(shū)開(kāi)放檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等方面的支持下，對(duì)查閱者的需求進(jìn)行更好的滿足。

其次，構(gòu)建檔案指南資料庫(kù)。圖書(shū)檔案管理人員需要對(duì)自身工作進(jìn)行不斷的總結(jié)，進(jìn)而對(duì)未來(lái)可能發(fā)生的問(wèn)題進(jìn)行有效防控，而指南資料庫(kù)的構(gòu)建恰好能夠?qū)ι鲜龉ぷ魈峁└嘀С郑ぷ魅藛T能夠在這一平臺(tái)上對(duì)彼此的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分享；此外，管理人員可對(duì)圖書(shū)使用者需求及建議等進(jìn)行調(diào)查，站在使用者的角度對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，進(jìn)而為群眾提供更加適宜的圖書(shū)檔案管理服務(wù)；最后，在指南資料庫(kù)的支持下，能夠向查閱者介紹圖書(shū)檔案部門(mén)的情況和檔案文獻(xiàn)的館藏情況，這樣一來(lái)讀者便能夠在數(shù)字檔案系統(tǒng)的引導(dǎo)下迅速找到自己所需的資料，為圖書(shū)檔案管理實(shí)用性的提升奠定基礎(chǔ)。

再次，構(gòu)建開(kāi)放性檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。查閱者對(duì)信息進(jìn)行搜索時(shí)，若將所有圖書(shū)信息進(jìn)行顯示，查閱者需要消耗較多的時(shí)間和精力進(jìn)行信息篩選，而初步顯示目錄的增設(shè)能夠?qū)ι鲜鰡?wèn)題進(jìn)行緩解，查閱者結(jié)合自身需求進(jìn)行先選，使辦公系統(tǒng)運(yùn)行階段對(duì)內(nèi)存方面的需求降低。登陸驗(yàn)證步驟的增設(shè)對(duì)系統(tǒng)而言較為關(guān)鍵，通過(guò)自定義密碼的方式能夠?qū)ο到y(tǒng)中關(guān)鍵數(shù)據(jù)篡改、泄露等方面問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防控制，進(jìn)而充分發(fā)揮數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)作用，為圖書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展提供支持。

最后，構(gòu)建獨(dú)立的資料庫(kù)。為了對(duì)數(shù)量眾多的圖書(shū)刊物進(jìn)行有效利用，需要對(duì)圖書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生更多重視：在讀者自行查找資料時(shí)，若方法不當(dāng)可能浪費(fèi)較多的時(shí)間，因此獨(dú)立資料庫(kù)的構(gòu)建便顯得較為重要。在讀者未能找到所需資料的時(shí)候，借助聯(lián)網(wǎng)搜索的方式能夠?qū)D書(shū)所在位置進(jìn)行掌握，為資源共享等方面工作提供更多支持，例如，構(gòu)建專題文件匯編資料庫(kù)等，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展和積累，人們能夠借助網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)異地聯(lián)合編譯等目標(biāo)，使匯編材料逐漸變得更加完善和豐富，為檔案使用效率的提升及檢索時(shí)間的減少提供更多支持，促進(jìn)圖書(shū)檔案管理水平的提升。

三、數(shù)字化、信息化圖書(shū)檔案管理的應(yīng)用價(jià)值分析

1.促進(jìn)圖書(shū)檔案管理效率的提升。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的支持下，檔案管理效率有了較大幅度改善。傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書(shū)檔案管理工作中，管理人員需要消耗較多的時(shí)間和精力對(duì)信息資料進(jìn)行搜集、整合以及統(tǒng)計(jì)分析，并且工作模式不夠科學(xué)，針對(duì)這些問(wèn)題，管理人員可以對(duì)新型數(shù)字化管理模式進(jìn)行利用，對(duì)人力資源方面的投入進(jìn)行控制，在計(jì)算機(jī)設(shè)備及技術(shù)的輔助下完成圖書(shū)檔案管理工作，為圖書(shū)檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，需要對(duì)工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕逃嘤?xùn)，使其對(duì)基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作技能進(jìn)行掌握，為圖書(shū)檔案管理工作提供更多便利；此外可增設(shè)一定數(shù)量的查詢?cè)O(shè)備，工作人員及圖書(shū)借閱者能夠互不干擾的進(jìn)行工作和查閱，把信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，使其自動(dòng)進(jìn)行檢索，為檔案查找、咨詢等方面服務(wù)及管理工作的開(kāi)展提供更多支持。

2.為圖書(shū)檔案文獻(xiàn)質(zhì)量提供更多保證。圖書(shū)檔案管理工作較為關(guān)鍵，但是部分單位未能對(duì)圖書(shū)檔案管理工作產(chǎn)生足夠重視，未能將管理職責(zé)落實(shí)到具體的人頭上，僅由臨時(shí)工作人員對(duì)其進(jìn)行兼職管理，導(dǎo)致圖書(shū)檔案管理工作陷入被動(dòng)局面，大量的圖書(shū)檔案資料無(wú)法得到更好的管理和利用，一旦某項(xiàng)工作需應(yīng)用圖書(shū)檔案資料時(shí)，僅能臨時(shí)前往各地進(jìn)行查找，造成較多的時(shí)間及精力浪費(fèi)，對(duì)工作效率方面產(chǎn)生影響。針對(duì)上述問(wèn)題，在數(shù)字化、信息化的圖書(shū)檔案管理工作支持下，能夠使不同部門(mén)文件檔案資料集中，避免出現(xiàn)查找困難等問(wèn)題；工作過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整的問(wèn)題時(shí)，可通過(guò)各類方法對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)齊；若圖書(shū)檔案發(fā)生污損、殘缺、模糊、褪色等問(wèn)題時(shí)，管理人員需要對(duì)其進(jìn)行修復(fù)，恢復(fù)其清晰度，而數(shù)字化、信息化的圖書(shū)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)副本異地存儲(chǔ)等目標(biāo)，即使出現(xiàn)意外問(wèn)題也能夠避免對(duì)檔案完整性產(chǎn)生影響，為檔案原件保存等方面工作的開(kāi)展提供更多質(zhì)量保證。

3.圖書(shū)檔案資料的開(kāi)發(fā)及利用率有所提升。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用能夠提高圖書(shū)檔案資料的開(kāi)發(fā)及利用率，并且為圖書(shū)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。除了管理效率、檔案質(zhì)量方面有所提升之外，人們還可以構(gòu)建圖書(shū)檔案管理網(wǎng)頁(yè)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為需要檔案資料的人們提供服務(wù)，在線檢索的方式能夠減少檢索時(shí)間等方面的浪費(fèi)，為辦事效率及水平等方面的提升奠定基礎(chǔ)；借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息技術(shù)，圖書(shū)檔案管理部門(mén)能夠?yàn)槿藗兲峁?shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱一類的服務(wù)，進(jìn)而與其他部門(mén)或單位進(jìn)行更好的交流，在第一時(shí)間掌握各類信息，為圖書(shū)檔案管理工作的調(diào)整提供更多支持。

四、結(jié)語(yǔ)

總結(jié)全文，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸向各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行滲透，在圖書(shū)檔案管理工作中亦是如此。傳統(tǒng)圖書(shū)檔案管理工作需要消耗較多的人力、時(shí)間和精力，并且準(zhǔn)確性不高，容易出現(xiàn)人為失誤問(wèn)題，而在信息時(shí)代下，圖書(shū)檔案管理工作逐漸朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展，在管理效率、質(zhì)量等方面有了較大的提升。上文已經(jīng)對(duì)信息時(shí)代下如何做好圖書(shū)檔案管理方面的工作進(jìn)行具體分析，希望為圖書(shū)檔案管理服務(wù)功能及作用的發(fā)揮提供更多支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳文.信息時(shí)代下如何做好圖書(shū)檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：181-181.

[2]邵敏娜.信息時(shí)代下做好圖書(shū)檔案管理的途徑研究[J].民營(yíng)科技，2016（7）：105-105.

[3]劉靜.信息時(shí)代下的圖書(shū)檔案管理探析[J].新西部（下旬刊），2016（4）：110，108.

[4]楊偉健.試析計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)檔案管理中的應(yīng)用[J].才智，2016（22）：260-260.

[5]牛文娟.圖書(shū)檔案管理的組織結(jié)構(gòu)及管理體系構(gòu)建[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：76-77.

[6]楊艷紅.知識(shí)管理在圖書(shū)檔案管理中的功能及應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2016，32（21）：102-103.

[7]李亞君，吳衛(wèi)華，李忠偉等.突發(fā)事件中圖書(shū)檔案管理應(yīng)急機(jī)制研究[J].蘭臺(tái)世界，2013（17）：83-84.