黃文揚

摘 要：伴隨著我國經(jīng)濟發(fā)展水平的持續(xù)提升，人們越來越注重事業(yè)單位的檔案管理工作。辦公室檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，檔案管理工作的好壞與事業(yè)單位各項工作的開展緊密相關。事業(yè)單位要想獲得可持續(xù)發(fā)展，那么就需要強化辦公室的檔案管理。文章將詳盡闡述事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀，并結合實際情況來探析相應的創(chuàng)新策略。

關鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案管理 創(chuàng)新策略

伴隨著事業(yè)單位改革進程的持續(xù)推進，檔案管理工作的重要性正在不斷突顯出來。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作不僅與其內(nèi)部各項工作的開展有密切的聯(lián)系，同時也會對事業(yè)單位自身的發(fā)展造成一定的影響。在新經(jīng)濟環(huán)境背景下，事業(yè)單位要想又快又好地發(fā)展下去，那么就應該注重辦公室檔案管理工作，并結合自身的情況來探析相應的創(chuàng)新思路。

一、事業(yè)單位辦公室檔案管理的現(xiàn)狀與特點分析

1.未能意識到檔案管理工作的重要性。通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位依然沒有意識到檔案管理工作的重要性，他們對于檔案管理的理解仍然不夠透徹。同時，由于單位領導和職工并不注重檔案管理工作，從而未將檔案管理工作的指標納入到考核中。在這種情況下，檔案管理工作人員在工作時也會有所松懈，他們也會認為檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展無法展現(xiàn)出多大的功用。

2.辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍不高。從檔案管理學層面來說，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作明顯具有極高的專業(yè)性，故要想做好事業(yè)單位檔案管理工作，那么檔案管理人員就需要具備較高的綜合素質(zhì)。然而，在當前情況下，事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)問題比較嚴重，這必然會影響到檔案管理工作的開展。由于事業(yè)單位比較特殊，在進行人事改革的時候，工作人員的崗位會出現(xiàn)一定的變化，辦公室檔案管理崗位則會由專業(yè)能力較差的員工來擔任。而對于那些專業(yè)能力偏低的檔案管理人員，事業(yè)單位也沒有投入一定的資源來展開培訓活動，這樣辦公室檔案管理工作的效果自然比較差。

3.事業(yè)單位的辦公室檔案未能及時更新。通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)許多事業(yè)單位的檔案資料比較陳舊，參考價值明顯不高。同時，由于很多員工的近期相關資料未能及時更新，比如入黨材料、獎懲以及晉升等材料，使得事業(yè)單位的部分無法正常開展下去，在對員工進行審核評定時，由于不具有最新的個人資料，故無法進行合理評估。

4.缺乏對現(xiàn)代信息技術的運用。伴隨著現(xiàn)代信息技術的迅速發(fā)展，各種計算機技術已經(jīng)被廣泛運用于事業(yè)單位管理工作中。事業(yè)單位辦公室檔案管理工作比較繁雜，在網(wǎng)絡技術運用過后，檔案管理人員的任務明顯有所減輕。然而，由于很多事業(yè)單位對檔案工作存在著一定的輕視心理，且沒有投入足夠的資金來開展檔案管理，從而無法引進現(xiàn)代化信息技術。然而，要想促使檔案資源變得更加信息化和數(shù)字化，并達成單位內(nèi)部資源共享的目標，那么就應該將新型網(wǎng)絡技術運用于辦公室檔案管理中、除此之外，由于部分檔案管理人員的專業(yè)能力偏低，他們未能掌握好各項信息技術的具體操作流程，故在使用設備與軟硬件時會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，使得現(xiàn)代化信息技術無法在檔案管理工作中展現(xiàn)出其應有的效用。

二、事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

1.制定合理的辦公室檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提。事業(yè)單位要想做好辦公室檔案管理工作，那么就需要制定出適宜的辦公室檔案管理工作的有關制度體系，以此來規(guī)范辦公室檔案管理工作。再者，事業(yè)單位應結合自身的情況來開展辦公室檔案管理工作，設立相應的管理機制，并不斷進行改進和優(yōu)化，確保檔案管理工作的各項需求均能得到滿足。最后，還應該讓從業(yè)人員對辦公室檔案管理工作有著更清晰地理解，并施行相應的約束機制來引導員工認識到檔案管理的重要性。

2.促使辦公室檔案管理人員的綜合水平不斷提升。辦公室檔案管理工作水平的高低是決定事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎。要想又快又好地完成辦公室檔案管理工作，人員因素是必須要考慮的。辦公室檔案管理工作比較系統(tǒng)、綜合，故其對從業(yè)人員的要求比較嚴苛。同時，事業(yè)單位管理者還應該理清辦公室檔案管理的崗位職責，并將責任落實到每一個身上。此外，要想促使檔案管理人員的整體水平有所提升，那么就應該展開針對性的培訓活動，引導檔案管理人員學會更多的專業(yè)理論知識和技能，同時實戰(zhàn)演練來強化他們自身的經(jīng)驗，不斷強化他們的責任意識，以此來確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作順利完成。

3.改進和優(yōu)化檔案借閱方式。檔案借閱在檔案管理中是比較重要的，事業(yè)單位進行檔案管理主要也是為了方便檔案的借閱。 當借閱效率比較高時，不僅可以促使工作效率變得更高，同時還有助于減少人工所需費用。在以前，檔案借閱一般是通過人工管理來完成的，這種方式效果比較差，容易出現(xiàn)不按時歸還檔案資料的情況，這樣檔案的利用率自然而然會降低?，F(xiàn)如今，各個企業(yè)均擁有其內(nèi)部局域網(wǎng)，并且研發(fā)出相應的借閱軟件，員工可以通過這些軟件來查詢檔案資料。根據(jù)檔案涉密等級的不同，不同工作崗位賦予不同的查詢?yōu)g覽權限。這樣能夠進一步簡化審批過程，檔案管理工作會變得愈加高效。

4.創(chuàng)新檔案管理平臺。信息化、網(wǎng)絡化是未來企業(yè)管理發(fā)展的必然發(fā)展趨勢，企業(yè)檔案管理應該引進信息化管理理念。伴隨著信息化技術的迅速發(fā)展，社會已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，以往的紙質(zhì)檔案管理模式明顯無法跟上時代發(fā)展的節(jié)奏?，F(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)摒棄了這種模式，管理流程越來越簡化，檔案管理平臺已經(jīng)被人們所廣泛運用。運用大數(shù)據(jù)來創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理平臺更具成效，辦公效率也在不斷提高，故事業(yè)單位應該注重檔案管理平臺的創(chuàng)新發(fā)展。

三、結語

事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作與事業(yè)單位內(nèi)部的管理和發(fā)展緊密相關。然而，在當前環(huán)境下，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作依然存在著這樣或那樣的問題，使得檔案管理工作無法展現(xiàn)出其應有的功效，這時，事業(yè)單位則非常有必要采取合理的措施，促使事業(yè)單位辦公室檔案管理工作更加信息化、現(xiàn)代化。

參考文獻：

[1]康國偉，蓋建波.關于政府檔案管理工作中相關問題的思考[J]. 辦公室業(yè)務. 2016（02） ：27-29.

[2]袁昌平.淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息. 2016（24） ：96-97.

[3]關亮，陳玲玲.事業(yè)單位加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新性研究[J].辦公室業(yè)務. 2013（23） ：123-125.

[4]王晶. 新形勢下事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J]. 現(xiàn)代營銷（學苑版）. 2013（12） ：41-42.