縣級醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析和對策研究

鄒小平

【摘要】醫(yī)院檔案是指在醫(yī)藥衛(wèi)生工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，它是國家檔案的重要組成部分。隨著醫(yī)院改革的不斷深入和醫(yī)學(xué)科學(xué)的迅猛發(fā)展，檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的作用日益顯著，檔案信息資源的開發(fā)與利用也愈加受到重視?？赡壳搬t(yī)院檔案管理嚴(yán)重滯后，阻礙著檔案的開發(fā)和利用。本文對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和對策作一分析闡述，與讀者共勉。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理現(xiàn)狀；分析研究

我院現(xiàn)有職工160余人，是一家二級乙等綜合性醫(yī)院，根據(jù)浙江省衛(wèi)生計生委評審專家組對醫(yī)院檔案管理工作提出的一些意見和建議，結(jié)合我院檔案管理現(xiàn)狀，針對縣級醫(yī)院檔案管理中普遍性存在的問題，本人結(jié)合自己的工作實際分析如下：

目前，由于檔案種類的增多和載體的多樣化，不少綜合性醫(yī)院檔案管理存在以下問題： 1、重要的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，易丟失，不同程度地存在殘缺不全，珍貴的文件材料往往被淹沒在舊紙堆中或被處理。2、檔案分散在各部門，所謂的檔案歸口管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。且分散管理后，每個部門都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力物力和財力的浪費。3、檔案管理制度不夠健全、不規(guī)范，各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，裝具參差不齊，造成管理無序化，檔案利用率低。4、對上級檔案管理達(dá)標(biāo)要求重視不夠，檔案工作人力不足，缺少適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式等。

分析與對策：

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，營造良好的檔案工作環(huán)境。

在政治、工作、生活上關(guān)心、愛護(hù)檔案工作者，主動為他們辦實事、解難題，幫助他們解除后顧之憂，切實把檔案工作者的工作積極性和創(chuàng)造性保護(hù)好、調(diào)動好、發(fā)揮好①。通過對《檔案法》的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)班子更加充分地認(rèn)識到檔案工作的重要性，把檔案工作納入到重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理。醫(yī)院結(jié)合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂了一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度，對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

二、建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式

檔案工作由院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各部門負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級規(guī)定。有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作，有利于檔案的收集和利用，有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整、為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

三、加強檔案管理隊伍建設(shè)，規(guī)范檔案管理。

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理已經(jīng)不能囿于傳統(tǒng)模式和方法，大膽變革、創(chuàng)新發(fā)展已經(jīng)刻不容緩。人才隊伍建設(shè)是事業(yè)發(fā)展的根本保障，培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型管理人才是當(dāng)務(wù)之急②。醫(yī)院在原有專職檔案管理人員的基礎(chǔ)上，組建了一支穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍，在每個科室設(shè)立一名兼職檔案員，并經(jīng)常性地對他們開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有效提高他們的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)技術(shù)水平，改善他們的知識結(jié)構(gòu)和儲備，使他們能夠勝任檔案管理工作③。兼職檔案員專門負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集工作，綜合檔案專職檔案人員及時給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和實際工作能力，責(zé)任落實到科室乃至到人，使大家能認(rèn)識到檔案的重要性和規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)絡(luò)作用，提高了檔案收集工作的效率，從而保證了檔案材料收集的齊全和完整性。

四、檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的硬件設(shè)施。提高檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，充分發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用，實現(xiàn)檔案的計算機編碼、儲存、檢索。將檔案內(nèi)容按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、醫(yī)療設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查檔案材料費時費力的原始勞動，變得在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動力的解放，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箼n案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。醫(yī)院還在庫房建設(shè)、設(shè)備配置、人員、經(jīng)費等方面加大投入，保證庫房、檔案柜及資料盒等配備及時到位，統(tǒng)一美觀，為檔案整理及等級醫(yī)院評審使用創(chuàng)造條件，并注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領(lǐng)域的信息，豐富檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。

五、開發(fā)檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案作用。

近幾年醫(yī)院十分重視檔案的開發(fā)利用工作，完成了多種通用性編研成果。其中編研了醫(yī)院大事記、醫(yī)學(xué)論文匯編等，為醫(yī)院的機構(gòu)改革、人事任免、職稱評定等提供了資料。基建檔案的利用，保證了大型建筑物的及時修繕。醫(yī)療設(shè)備檔案的利用，有力地保證了設(shè)備的及時維修，確保了臨床工作的正常運轉(zhuǎn)，受到院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)護(hù)人員和后勤維修人員的好評。檔案在院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策以及其它工作中起到了依據(jù)作用和參考作用。醫(yī)院各類人員充分認(rèn)識了檔案在醫(yī)院管理及文化建設(shè)所具有的其他文獻(xiàn)不可替代的作用。

總之，檔案管理是縣級醫(yī)院管理的重要組成部分，又是醫(yī)院等級評審的重要內(nèi)容，提升檔案工作能力和水平，重視和加強檔案工作具有十分重要的作用和意義。

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