檔案管理電子化建設(shè)的探討

邱常宇

【摘要】加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子化

一、檔案信息電子化的作用

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：

（1）檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。

（2）檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。

（3）檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。

二、加強(qiáng)檔案管理電子化、信息化建設(shè)的對(duì)策

1.思想上高度重視檔案管理的電子化、信息化建設(shè)

檔案管理工作是學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，中小學(xué)從上到下都要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案管理電子化、信息化建設(shè)工作的使命感和責(zé)任感，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要明確檔案工作是自己必須抓好的重要工作之一，讓檔案管理工作在電子化、信息的建設(shè)中，完整記錄好廣大師生的成績(jī)和真實(shí)足跡及學(xué)校的發(fā)展歷程，讓學(xué)校教職工都認(rèn)識(shí)到檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富。

2.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理電子化、信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)體系

學(xué)校都要建立校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的檔案建設(shè)與管理領(lǐng)導(dǎo)小組，一把手要親自掛帥，建立以校長(zhǎng)、中層干部、年級(jí)組長(zhǎng)、專職檔案管理員為網(wǎng)絡(luò)的檔案管理電子化、信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任，常抓不懈，定期進(jìn)行總結(jié)檢查，及時(shí)把學(xué)校發(fā)生的大事記、取得的成績(jī)、各類師生信息情況進(jìn)行分類匯總整理，按類輸入微機(jī)進(jìn)行電子化儲(chǔ)存，能作為公共資源公開查詢的教學(xué)檔案，可放進(jìn)學(xué)校內(nèi)網(wǎng)作為信息資源使用。

3.健全制度，規(guī)范管理

檔案管理工作涉及面廣，工作瑣碎繁雜，涉及互每位教職工的職評(píng)、升級(jí)及評(píng)優(yōu)評(píng)先等，如果沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度制約，就會(huì)無(wú)章可循無(wú)法管理。為此學(xué)校要建立健全學(xué)校的檔案管理制度，對(duì)檔案的接收，傳遞、查閱、保管要作出明確的規(guī)定，同時(shí)要做好檔案的保密工作，堅(jiān)決杜絕檔案泄密及隨意修改現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)違反檔案管理制度的人員要嚴(yán)肅處罰，對(duì)在檔案建設(shè)上作出貢獻(xiàn)的管理人員要給予獎(jiǎng)勵(lì)。

4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高管理人員的電子化、信息化的技術(shù)水平

檔案管理電子化、信息化建設(shè)水平的高低，關(guān)鍵在檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。平時(shí)除了加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行愛崗敬業(yè)方面的思想教育和職業(yè)道德教育外，更要加強(qiáng)對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)修，讓檔案員定期去縣級(jí)以上檔案館接受頂崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)或送進(jìn)大學(xué)進(jìn)行短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)。上級(jí)檔案管理部門開展的檔案管理員上崗培訓(xùn)班，是檔案員接受繼續(xù)教育的好機(jī)會(huì)，一定要珍惜學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，做好“充電”工作。檔案員平時(shí)自學(xué)電腦應(yīng)用及檔案管理知識(shí)，也是提高檔案管理現(xiàn)代水平的重要手段。

5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案的創(chuàng)新管理水平

加強(qiáng)檔案電子化、信息化管理的目的，也是為了與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要更好的為教育教學(xué)服務(wù)，為學(xué)生的德育教育服務(wù)，為教職工服務(wù)。檔案管理人員在增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)的前提下，要不斷鉆研業(yè)務(wù)，提高創(chuàng)新能力，發(fā)掘檔案資源的信息功能和價(jià)值，做好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀，及時(shí)為學(xué)校發(fā)展提供有價(jià)值的信息資源。力爭(zhēng)使中小學(xué)檔案建設(shè)管理工作跨上新臺(tái)階，把學(xué)檔案室建設(shè)成為學(xué)校現(xiàn)代化的信息資源中心。

三、檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

目前，所有的檔案管理全部是實(shí)行無(wú)紙化的辦公，這樣就促使檔案的生成方式發(fā)生了非常大的變化，例如：文件的起草、簽發(fā)、歸檔等、過(guò)程都可以在計(jì)算機(jī)和通訊的線路中進(jìn)行，也就是說(shuō)，電子檔案信息存儲(chǔ)密度高與計(jì)算機(jī)聯(lián)機(jī)能力強(qiáng)，影像還原效果好，便于大量復(fù)制拷貝，節(jié)省存貯空間，利用率極大提高。因此我們應(yīng)利用現(xiàn)代的科技手段，加大對(duì)檔案資料的收藏力度，延長(zhǎng)檔案資料的壽命，利用現(xiàn)代暢通的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

四、檔案管理工作的發(fā)展路徑

一方面必須做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理，實(shí)行電子文件的管理目標(biāo)，也就是說(shuō)新型材料的歸檔是勢(shì)在必行的，同時(shí)也就對(duì)檔案的管理人員提出了更高的要求，就是必須要深入現(xiàn)行的工作領(lǐng)域來(lái)，并對(duì)產(chǎn)生大量電子文件的接受、存儲(chǔ)、進(jìn)行學(xué)習(xí)，要學(xué)會(huì)保護(hù)原始的電子文件，了解相關(guān)重新組合的來(lái)龍去脈，另一方面解決好電子檔案文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。因此，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。

結(jié)束語(yǔ)：總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；同時(shí)，在建設(shè)過(guò)程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過(guò)深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢(shì)，分析存在的問(wèn)題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。

參考文獻(xiàn)：

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