淺談檔案信息化管理

蹇令峰+嚴曉華+張萍

摘 要：檔案的信息化管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關的人力物力，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標準化建設，這是當前我國檔案信息化建設普遍存在的問題。

關鍵詞：檔案信息化；管理；問題；措施

一、檔案信息化管理的內涵

1.以網(wǎng)絡化為基礎實現(xiàn)信息化管理

檔案的信息化管理，很重要的基礎就是網(wǎng)絡。檔案信息化管理的一大特性就是網(wǎng)絡化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡化的基礎上進行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關的人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡化的運作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢。

2.基于數(shù)字化的管理模式

從字面上就可以明顯的看出，它與數(shù)字信息有著極為密切的聯(lián)系。對檔案進行信息化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎上，對各類文件或者是圖紙進行掃描，進而轉化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。

3.檔案管理的目的就是使用檔案

檔案管理的最終目的是對檔案的信息進行使用。采用信息化管理的模式不僅能夠提高管理的效率同時也能提高對于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對檔案信息化管理的含義有了一定的了解，而結合我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案信息化管理的推進有一定的現(xiàn)實意義，不僅能夠將管理者從繁瑣的管理工作中解放出來，還能促進整個社會的檔案意識的形成。

二、當前檔案信息化管理面臨的問題

1.檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準與規(guī)范

片面重視高檔的計算機系統(tǒng)以及先進通信設備的購置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標準化建設，這是當前我國檔案信息化建設普遍存在的問題。這不僅增加了檔案信息化建設中的資金投入，還沒能體現(xiàn)出檔案信息化的服務功能。

2.檔案信息化建設缺乏有力的支持

（1）缺乏國家與政府的有力支持。我國當前的檔案信息化建設無論是在技術上還是在組織都缺乏政府的支持，沒有明確的技術性與管理性標準，處于自我探索的階段，影響了檔案信息化建設。

（2）缺乏可靠的硬件環(huán)境。我國當前檔案館所開發(fā)的計算機軟件，實用性與通用性還比較滯后，且設備的性能不能滿足檔案信息化建設對硬件設備的要求。

3.檔案館的建設阻礙了檔案信息化建設

目前我國的檔案館中，以傳統(tǒng)檔案館居多，檔案的完整性保管與保護是其建設的重點，缺乏充分的信息化規(guī)劃，現(xiàn)有檔案館的規(guī)劃布局不能滿足檔案信息化建設的需要，從而制約著檔案信息化的建設與發(fā)展，也使屬域內的檔案室無法遵從。

4.檔案信息化建設缺乏高素質復合型人才

高素質技能型人才是科技檔案信息化建設的必要保證。然而當前的檔案管理人員的信息技術知識水平普遍偏低，操作技能較為匱乏。同時，在檔案管理人才配置方面缺乏合理性，極度缺乏系統(tǒng)開發(fā)、信息導航、程序維護等方面的人才，這就嚴重限制了檔案信息化建設進程的推進。

三、加強檔案信息化管理措施

1.檔案信息化建設必須建立檔案信息化管理制度，樹立安全保密意識

（1）檔案信息化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門要結合自身的實際情況，建立一套新的并適合檔案信息化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機房管理制度等，使檔案信息化管理有制度的保障，實現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化與標準化。

（2）樹立安全保密意識。檔案信息化建設中一個重要的問題即是安全問題。電子檔案信息是通過數(shù)據(jù)的形式儲存在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案信息化建設過程中，要加強安全防范意識，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲存盤，正確操作計算機，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

2.加強檔案信息化管理必須合理有效利用資源

檔案信息化管理的優(yōu)勢之一就是提高檔案資源的有效利用率。但在資源的使用這一環(huán)節(jié)需要注意以下問題：

（1）軟硬件設施的統(tǒng)一配備。相關軟件硬件設施的完善，是檔案信息化管理建設正常進行的基礎保障，它會直接決定著檔案資源入庫后一系列工作的正常開展，因此對于軟件硬件設施的統(tǒng)一配備也是建設開始之前必不可少的準備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對于一些網(wǎng)絡技術的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。

（2）規(guī)范相關的管理機制。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案的信息化管理建設過程中，同樣應該完善相關的管理機制，無規(guī)矩不成方圓，不管是對于檔案管理層的制約還是檔案資源使用者的規(guī)范都有著極為重大的意義。

（3）資源的準確性。檔案本身就具有嚴肅性的特性，對于檔案資源的掃描、入庫以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準確性，不要出現(xiàn)一些過失性的錯誤。

（4）資源的完備性。檔案資源信息化系統(tǒng)建設之前仍需要一部分人力勞動，而人力勞動難免出現(xiàn)疏忽，因此，在信息的錄入過程中，相關的監(jiān)督人員應履行相應的職責，避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（5）定期的檢查和更新。隨著我國人口流動性的加大，對于檔案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，對于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理的信息化建設當中，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作。

3.檔案信息化管理系統(tǒng)的標準化構建

檔案管理的信息化建設并不是一項容易的工作，它涉及的環(huán)節(jié)較多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此，在具體的信息化建設過程當中，相關檔案主管部門應提高重視程度，聘請相關的專家對管理系統(tǒng)的構建做出一套詳盡的計劃，并且對于相關的工作原則以及工作任務的分工應盡量細致到每個部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設的過程中，提高相關的硬件操作上的要求，并且對于網(wǎng)絡安全問題采取相關的措施，按照行業(yè)化的標準對檔案信息化管理系統(tǒng)進行科學合理的構建。

4.檔案信息化建設需要加強人才培養(yǎng)，建設檔案信息化管理隊伍

（1）加強對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓。現(xiàn)有的檔案部門工作人員是檔案信息化建設的中堅力量。因此，在檔案信息化建設的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓練他們的實際操作技能。

（2）引進高素質的信息化技術人才。在檔案信息化建設過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護等都需要高素質的信息專業(yè)人才作保障。因此，檔案管理部門有必要引進軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術人才，以解決檔案信息化建設過程中的各種技術難題，從而組建一支集信息化專業(yè)管理人才與基本操作人員為一體的檔案信息化管理隊伍。