新時期人事檔案管理相關問題的探討

王光明

【摘 要】人事檔案管理在事業(yè)單位中有著重要的地位，員工和相關人員的出身、學習經(jīng)歷、工作狀況、社會關系等多種信息都在檔案的信息當中能夠體現(xiàn)出來。但是，目前事業(yè)單位的人事檔案管理工作中還存在著一定的問題，對事業(yè)單位的整體工作運行造成了一定困難。因此提高事業(yè)單位工作效率的首要任務就是將事業(yè)單位的人事檔案管理相關問題進行妥善解決。本文就新時期下事業(yè)單位人事檔案管理的相關問題進行了分析，以供參考。

【關鍵詞】新時期 事業(yè)單位 人事檔案 管理 問題 對策

1 目前事業(yè)單位中人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

事業(yè)單位的人事檔案管理在當今社會快速發(fā)展的經(jīng)濟浪潮當中顯得有些落后，具體表現(xiàn)在缺少創(chuàng)新精神，單位改革缺少規(guī)劃目標和變化動力，在檔案管理方面墨守成規(guī)，不能適應當前社會發(fā)展的特點等。事業(yè)單位的特點是缺少市場競爭和管理工作壓力，所以在人事檔案管理方面的制度化、規(guī)范化方面進度緩慢，事業(yè)單位整體對檔案管理工作的態(tài)度也不夠積極，員工的專業(yè)素質(zhì)達不到相應的水平，這些因素綜合起來，對事業(yè)單位中的人事檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙。

2 當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理制度欠完善

很多事業(yè)單位在人事檔案管理制度上欠完善，實踐中缺乏明確的可操作的制度和程序，使檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、更新、查閱、清理和借出等各環(huán)節(jié)管理缺乏有章可循的制度，導致檔案管理工作混亂，檔案轉接工作脫節(jié)，檔案材料遺失，檔案查找困難，檔案利用率不高等問題。另外，對保密工作做得不到位，沒有嚴格按照借閱、登記、保密的要求去做，更有甚者利用職務之便惡意篡改個人檔案信息，為關系戶的任用、晉升提供所謂的便利，導致給領導提供的人事信息不對稱甚至扭曲。

2.2 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

一方面很多事業(yè)單位采用的是在各個部門中分散進行人事檔案管理的辦法，導致人事檔案管理的工作人員在檔案管理工作方面不夠專業(yè)，另外一方面一些建立了專門的檔案管理部門的事業(yè)單位其檔案管理工作也是由于無法得到充分的人力物力支持而沒有專業(yè)的工作人才培養(yǎng)。在檔案管理工作中沒有專業(yè)的人才支持就會導致檔案管理工作只是停留在最低等級的維護檔案階段，無法利用檔案為整個事業(yè)單位的發(fā)展做出規(guī)劃。

2.3 單位管理層面對于人事檔案管理工作認識不足

事業(yè)單位的領導層面觸及不到具體的檔案管理工作，所以對單位管理層面的人事檔案管理工作不夠重視。很多時候領導認為檔案管理工作只是簡單的檔案維護和調(diào)用，不需要過多的人力物力投入，因此檔案管理工作在很多情況下也就難以得到進展。很多事業(yè)單位也因為這樣的原因沒有設立專門的人事檔案管理部門，導致人檔案管理的工作效率低下。

2.4 人事檔案管理的信息化不夠完善

目前很多企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)走向了信息化的階段，但是在事業(yè)單位中信息化的趨勢尚且不明顯。從事業(yè)單位的發(fā)展態(tài)勢來看，一部分的事業(yè)單位已經(jīng)采用了信息化的基本系統(tǒng)作為人事檔案管理的重要輔助，但是目前由于人力物力的投入不完善，信息化系統(tǒng)也只是停留在一個基礎的階段，系統(tǒng)無法替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對員工的各種情況進行全面并且完善的檔案記錄，所以人事檔案信息化管理系統(tǒng)的使用程度并不高，并且人事檔案管理的工作人員也沒有經(jīng)過這方面的培訓。

3 如何加強事業(yè)單位人事檔案管理的措施

3.1 建立健全企業(yè)人事檔案管理制度

目前提高人事檔案管理工作效率的重要程序之一就是要先建立一個較為完善的人事檔案管理制度，自上而下地為人事檔案管理工作提供發(fā)展和改革的環(huán)境。首先，事業(yè)單位的領導要明確當前檔案管理工作的實際，從統(tǒng)籌管理相關的人事檔案工作出發(fā)，完善人事檔案管理工作的相關制度，由于在實際工作當中，檔案管理的工作是煩瑣且復雜的，因此需要完善相關的制度才能引導檔案管理工作走向良好的發(fā)展途徑。人事檔案管理工作的相關制度要求需要從工作人員的工作方法、信息化程度等多個方面進行各種要求。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

一是加強人事檔案管理工作人員的時事政治，法律法規(guī)學習，提高政治思想素質(zhì)，進行文化業(yè)務知識培訓，強化行業(yè)道德教育，參加工作技能訓練，全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)；二是要求實行人事檔案管理人員知識化、專業(yè)化、現(xiàn)代化、年青化；三是在人事檔案管理中樹立起一支勇于開拓、敢于創(chuàng)新、善于吃苦耐勞的堅強管理隊伍，為人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展作出應有貢獻。

3.3 提高對檔案管理工作重要性的認識

首先，要明確人事檔案是事業(yè)單位對職工全面了解的重要手段，也是對職工的考查和評比的重要依據(jù)和前提，能夠為人力資源管理和開發(fā)提供原始數(shù)據(jù)，有利于事業(yè)單位整體的知識管理和人才管理，同時也是事業(yè)單位文化的重要體現(xiàn)。其次，樹立員工和企業(yè)共同參與檔案維護與管理的理念，將檔案管理工作提到議事日程，加強人事檔案管理的宣傳力度，通過內(nèi)刊、板報、宣傳欄、知識講座等方式讓員工認識到檔案關乎著自身的前途命運，必須要引起足夠的重視。最后，要從制度、人員、資金、技術手段等方面充分保障人事檔案管理工作的開展，并對檔案管理工作進行檢查監(jiān)督。

3.4 加強人事檔案管理的信息化建設

檔案管理的信息化是事業(yè)單位中檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢，人事檔案信息管理的重要方式就是通過網(wǎng)絡進行相關的人事檔案管理工作，在信息化的檔案管理中，檔案不僅僅作為一種事業(yè)單位的人員基礎信息出現(xiàn)，還可以通過對員工檔案的分析判斷事業(yè)單位的發(fā)展狀況，并且能夠在信息化的系統(tǒng)當中對相關的檔案進行快速查閱和定位，配合信息化系統(tǒng)的權限配給，可以在很大程度上減少后期的檔案管理人力投入，從而實現(xiàn)檔案在部門內(nèi)的有效共享，提高檔案管理工作的工作效率。

4 結語

綜上所述，事業(yè)單位中的檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎性工作之一，針對事業(yè)單位人事檔案管理的一些問題，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要從實際工作情況出發(fā)，促進完善的檔案管理制度建設，提升事業(yè)單位對于檔案管理部門的重視程度，加強檔案管理機構的信息化改革，盡可能地加大相關的投入，從而提升檔案管理工作的效率。

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