探析圖書館檔案優(yōu)化管理的措施及思考

趙靜

摘 要：近年來伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人民的物質(zhì)生活水平得到提高，精神生活的需求逐漸受到重視，會(huì)有更多的人加入讀書的行列。李克強(qiáng)總理連續(xù)兩年將全民閱讀列入政府工作報(bào)告之中，鼓勵(lì)人民多讀書，讀好書。基于這樣的背景，我國的圖書館業(yè)不斷的發(fā)展壯大。隨著圖書館業(yè)的不斷壯大，作為能為圖書館的發(fā)展提供參考，能為圖書館各部門工作提供有力支持的檔案管理工作顯得尤為重要。本文就檔案管理對(duì)圖書館事業(yè)發(fā)展中的作用與意義進(jìn)行了總結(jié)和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；圖書館；發(fā)展；作用；意義

圖書館檔案管理工作，是記錄圖書館各項(xiàng)工作活動(dòng)原始文件和資料的載體，它是指有一定參考利用價(jià)值的各種資料的整理與保存。從圖書館檔案的涵義可以看出：它是過往活動(dòng)的記錄，它對(duì)于人們借鑒以往活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)、吸取以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是重要的參考資料。圖書館可根據(jù)以往工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)實(shí)際情況，開拓創(chuàng)新，為人民提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)薄弱。不少圖書館意識(shí)不到圖書館檔案管理工作的重要性，工作人員在意識(shí)上覺得檔案走走形式就夠，按傳統(tǒng)方法簡單分為檔案分類、索引即可，更有甚者，尤其某些領(lǐng)導(dǎo)常常在會(huì)議上重點(diǎn)評(píng)估檔案管理的重要意義，然而在實(shí)際工作中一直不落實(shí)會(huì)議上的方針，直到放棄管理。如此問題必然導(dǎo)致圖書館檔案管理從意識(shí)上就降低了其管理的質(zhì)量以及水平。

（二）規(guī)章制度不健全。有些圖書館未能根據(jù)形勢的發(fā)展完善檔案管理制度。對(duì)許多案卷沒有進(jìn)行科學(xué)分類、標(biāo)引和整理歸檔，缺乏管理的系統(tǒng)性和完整性，給查找利用帶來了不少困難。圖書館檔案是專門檔案，當(dāng)前現(xiàn)象表明，圖書館檔案管理從形式上而言根本沒有完整的分類法可依，絕大多數(shù)圖書館檔案管理按傳統(tǒng)的分類法，比如數(shù)字法、字母法，而此類傳統(tǒng)方法在信息化高速發(fā)展的今天，存在缺陷越來越明顯，其無法形成比較分類地查找。

（三）不重視檔案的開發(fā)利用，檔案資源數(shù)字化進(jìn)程緩慢。有些圖書館檔案還是單一的紙質(zhì)文獻(xiàn)和傳統(tǒng)的管理模式，無法滿足人們快速獲取高質(zhì)量檔案文獻(xiàn)資源的需求。不少圖書館沒有對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案的收集、編制工作仍停留在手工階段。雖然各圖書館檔案管理部門已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但使用范圍很局限，使檔案管理工作的服務(wù)未能達(dá)到極致。而檔案的收集、整理、歸類、編目等工作量過于繁鎖，由手工完成，不僅書寫速度慢，而且不易保存，同時(shí)查閱起來也相當(dāng)困難，影響了管理工作的順利進(jìn)行。即使實(shí)現(xiàn)館藏文獻(xiàn)資源服務(wù)自動(dòng)化的圖館.對(duì)檔案文獻(xiàn)管理和利用手段也沒有與圖書文獻(xiàn)信息資源的現(xiàn)代化開發(fā)同步進(jìn)行，使檔案的開發(fā)利用率不高。

（四）管理水平偏低。由于檔案管理組織機(jī)構(gòu)不健全，崗位職責(zé)不清，責(zé)任不明，加之有的圖書館檔案管理人員不固定，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致檔案工作被動(dòng)落后，與快速高效的利用需求不協(xié)調(diào)。加之，圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、條件和技術(shù)手段明顯落后圖書館業(yè)務(wù)現(xiàn)代化的進(jìn)程，有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，這就很難使圖書館檔案為讀者提供快捷、有效的參考咨詢服務(wù)，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、加強(qiáng)圖書館檔案建設(shè)的具體措施

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)。圖書館全體工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從思想上高度重視圖書館檔案管理工作。圖書館檔案管理工作對(duì)維護(hù)圖書館歷史面貌的有著重要意義，對(duì)圖書館工作效率和工作質(zhì)量的提高有著不可磨滅的責(zé)任，是圖書館信息化管理進(jìn)程中主要組成部分之一。因此，必須從宣傳方面具體解決意識(shí)差的問題。這就要求檔案工作部門和檔案人員應(yīng)經(jīng)常地宣傳檔案的作用，讓領(lǐng)導(dǎo)以及各級(jí)部門采取重視。毫無疑問只有領(lǐng)導(dǎo)重視，將其作為不可缺少的基礎(chǔ)工作，才能保障具體工作的順利開展。

（二）建立健全科學(xué)的檔案管理制度。要完善檔案管理體系，當(dāng)務(wù)之急是建立一套分類體系，制定相關(guān)的檔案管理制度，由專人負(fù)責(zé)檔案的收集與管理。與此同時(shí)，各部門應(yīng)將其各種活動(dòng)過程中所產(chǎn)生的檔案集中交送至檔案管理人員，亦可通過管理系統(tǒng)上傳文件及各種數(shù)據(jù)信息，由檔案管理人員對(duì)所提交的材料進(jìn)行審核，然后按照已建立的管理體系進(jìn)行分類、編目并存于數(shù)據(jù)庫中。這樣才能保證檔案結(jié)構(gòu)的合理性、完整性和系統(tǒng)性。

（三）建立數(shù)據(jù)庫以加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。所謂檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，系指檔案信息的接收、傳送、存儲(chǔ)和利用的相互結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享的管理系統(tǒng)。全球化進(jìn)程加快的今天，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)也使檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體優(yōu)化到現(xiàn)代化的電子載體上來，系統(tǒng)管理員便可以將檔案數(shù)據(jù)處理、業(yè)務(wù)管理集中在一起，達(dá)到協(xié)調(diào)處理。因此，建立一個(gè)高效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，是合理高度地利用圖書館檔案信息數(shù)據(jù)庫中的信息資源，將檔案的日常管理通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的主要途徑，也是檔案信息化管理的必要步驟。

（四）提高管理水平。隨著全球計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，管理人員的綜合知識(shí)、能力等方面必須上升到全新的高度。管理人員相關(guān)知識(shí)不僅包括傳統(tǒng)的圖書館業(yè)務(wù)知識(shí)，還包括檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)等專業(yè)知識(shí)，隨著全球信息化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)、光盤存貯及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)知識(shí)的應(yīng)用也愈來愈廣。只有在知識(shí)化的今天，在開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，必須在專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)管理水平上不斷加強(qiáng)。不僅如此，還要加強(qiáng)圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、條件和技術(shù)手段等的建設(shè)。

結(jié)束語：

檔案管理工作在圖書館事業(yè)的發(fā)展中具有重要的作用和意義。它有利于圖書館各項(xiàng)工作的開展，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)，有利于滿足讀者越來越高的服務(wù)需求，它還能夠推動(dòng)我國圖書館文化教育的發(fā)展。所以說，做好檔案管理工作是非常必要的。因此要想發(fā)揮檔案管理的巨大作用，我們還需要提高工作人員的工作意識(shí)，提高他們的素質(zhì)和管理能力，從而建立合理的檔案管理制度與體系。相信在不久的將來，通過我們的努力，圖書館檔案管理工作會(huì)變得越來越規(guī)范、科學(xué)，從而使得我們國家的圖書館事業(yè)取得長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉宏.論檔案管理成為圖書館事業(yè)發(fā)展的重要因素[J].蘭臺(tái)世界，2014，02：66-67.

（作者單位：曹縣圖書館）