高蕾

摘要：當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；效率；數(shù)據(jù)；資源共享；節(jié)約成本

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)能夠幫助人事檔案管理人員在記錄、調(diào)配、工資、更新等管理方面提高效率、提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)。我單位編制居多，更應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在人事檔案管理方面的應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)為人事檔案管理工作發(fā)揮更大作用。

一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用

1.什么是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指以能相互共享資源的方式互連起來(lái)的獨(dú)立計(jì)算機(jī)的集合。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是通信技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理軟件及通信協(xié)議的管理和協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源，信息傳遞指對(duì)共享數(shù)據(jù)資源集中處理及管理和維護(hù)。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的最大貢獻(xiàn)是實(shí)現(xiàn)了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展，因此這個(gè)當(dāng)前最活躍的高新技術(shù)，被廣泛應(yīng)用于政府、機(jī)關(guān)、學(xué)校等不同部門。

2.什么是人事檔案管理

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

3.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理工作中的作用

（1）提高管理效率，單位人事檔案儲(chǔ)存著員工個(gè)人履歷、德能勤績(jī)、人事關(guān)系變動(dòng)、工資、獎(jiǎng)懲等重要信息，是日常工作中領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門需要經(jīng)常查閱的材料。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使這些信息共享變得輕松容易，增強(qiáng)了實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性，節(jié)省了時(shí)間，提高了管理工作效率。

（2）節(jié)約成本，人事信息屬性繁多，因性質(zhì)不同而情況復(fù)雜程度不一。包括不同編制下的工資統(tǒng)計(jì)、編制歸屬情況、老干部情況統(tǒng)計(jì)等方面，其涉及的面之廣，數(shù)據(jù)量之大可想而知，若利用手工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，將花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力等。多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們就可以快速準(zhǔn)確調(diào)取信息，信息一經(jīng)錄入，便可以共享，而且利用專業(yè)輔助軟件還可自動(dòng)生成審批表等材料，節(jié)省了成本。尤其是，利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的電子信息，使紙質(zhì)稿檔案可以減少翻閱次數(shù)，從而降低了原稿的磨損度，進(jìn)而降低成本。

（3）多媒體信息的擴(kuò)充，信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動(dòng)畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時(shí)代科技的發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術(shù)采集聲、像、視頻等方式進(jìn)行擴(kuò)充，使人事信息更加全面、直觀和生動(dòng)，在深度和廣度上有了進(jìn)一步拓寬。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則使多媒體信息的儲(chǔ)存、傳輸和處理成為了可能。

（4）減少失誤率，由于計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、計(jì)算精度高的特點(diǎn)，在管理工作中使用計(jì)算機(jī)就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。

二、人事檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化乃大勢(shì)所趨。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的情況總結(jié)如下：

1.建立了基本信息查詢數(shù)據(jù)庫(kù)。只要輸入某種類別關(guān)鍵字，如“姓名”或“職務(wù)”等，就可以快速查閱到信息。

2.建立了材料接收登記數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計(jì)算機(jī)錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據(jù)。

3.建立了與上級(jí)管理部門關(guān)聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，上級(jí)人事管理部門統(tǒng)一了信息管理系統(tǒng)，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交互。

4.建立了人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù).人事檔案原件的編號(hào)、存放柜號(hào)是查找該檔案的關(guān)鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關(guān)鍵字的數(shù)據(jù)庫(kù)，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

三、需要解決的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問題

在人事檔案管理工作上實(shí)現(xiàn)了基本的存儲(chǔ)和查詢等操作技術(shù)，但仍有許多問題需要解決。

1.思想觀念較落后。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理工作由手工化轉(zhuǎn)為自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化是必然趨勢(shì)。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發(fā)生轉(zhuǎn)變，仍固守于原有的手工化處理的習(xí)慣，使這項(xiàng)現(xiàn)代化進(jìn)展緩慢。在管理工作中，墨守成規(guī)的思維方式?jīng)Q定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計(jì)算機(jī)的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復(fù)工作。所以提高管理人員的素質(zhì)，加快思想觀念的轉(zhuǎn)變很重要。

2.軟硬件建設(shè)跟不上。由于思想觀念的落后，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)投入不夠，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備不夠先進(jìn)、管理人員的操作技術(shù)水平不受重視、技術(shù)培訓(xùn)跟不上等問題是檔案管理現(xiàn)代化的阻礙。

3.資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)更大范圍的共享。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平的限制，人事檔案管理的信息共享僅限于人事部門與上級(jí)和同類部門之間，需進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，使信息資源實(shí)現(xiàn)更大范圍內(nèi)的共享，使領(lǐng)導(dǎo)和廣大員工更易查詢到自己想要的信息。

總之，人事檔案管理是一項(xiàng)數(shù)據(jù)量大而繁瑣的工作，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、管理者素質(zhì)的提高越來(lái)越深入，信息資源也將得到越來(lái)越廣泛的共享和應(yīng)用。

（作者單位：山東省濰坊市奎文區(qū)園林綠化管理處）