高校數(shù)字檔案安全建設(shè)探析

陳良英

摘 要：隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，數(shù)字檔案資源也越來越豐富，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理發(fā)展需求。把數(shù)字檔案引入到學(xué)校管理中已迫在眉睫，但數(shù)字檔案安全性已成為檔案管理中難點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：安全；可靠；管理制度；防護(hù)體系

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用。檔案管理發(fā)生了巨大的變化，檔案部門或檔案工作者不但要管理紙質(zhì)檔案，還要管理數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的特殊性檔案部門或檔案管理現(xiàn)不但要做好管理質(zhì)量與進(jìn)程的管理，還要做好數(shù)字檔案安全工作。

一、數(shù)字檔案面臨的安全問題

（一）數(shù)字檔案管理不規(guī)范，檔案管理制度不健全

高校注重教學(xué)工作、學(xué)生工作方面，而對檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規(guī)范檔案制度，沒有明確規(guī)定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學(xué)院對檔案管理的方方面面沒有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的缺陷，各系部之間沒有統(tǒng)一的管理，使得學(xué)校的教學(xué)檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。

（二）檔案真實(shí)性、可靠性與可用性

數(shù)字檔案以光盤、硬盤為載體進(jìn)行保存和傳輸，光盤與硬盤需幾年更換新的載體，前者易受干擾，易消磁；硬盤操作不當(dāng)或系統(tǒng)更新易造物理損壞。數(shù)字檔案易導(dǎo)致檔案內(nèi)容被更改且更改以后不留痕跡；電子檔案易復(fù)制性，并且復(fù)制后不容易分辨原件與復(fù)制件。

（三）檔案工作人員對檔案信息的安全不重視

檔案人員對檔案安全意識的缺乏，傳統(tǒng)檔案員保管紙質(zhì)檔案，只要防蟲柱、防水、防潮等即可，而面對檔案信息化管理安全意識的缺乏會導(dǎo)致不法分子利用木馬非法侵入檔案網(wǎng)站篡改以及獲取檔案信息，甚至銷毀數(shù)據(jù)資源；黑客入侵網(wǎng)站，獲取管理權(quán)限，造成檔案信息流失。

二、數(shù)字檔案安全解決方案

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案管理管理規(guī)范化、科學(xué)化

高校應(yīng)當(dāng)重視建立數(shù)字檔案管理制度。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭重視作用，在學(xué)校的教學(xué)工作者加大宣傳，讓全本職工了解教學(xué)檔案的重要性，促例院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理。其次，高校要建立一些完善檔案管理方法，明確數(shù)字檔案管理程序。根據(jù)分級管理的原則，制定科學(xué)、規(guī)范、合理的教學(xué)檔案管理流程，定時檢查教學(xué)檔案管理工作高效、平穩(wěn)的進(jìn)行。

（二）提高檔案工作人員的檔案意識

在檔案管理工作中，檔案工作者與其他部門的加強(qiáng)交流與合作，充分發(fā)揮優(yōu)勢，提高檔案現(xiàn)代化的管理的工作水平，同時讓其他人認(rèn)識倒檔案的意義，提高檔案部門的社會地位，引起更多領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程要逐漸改善檔案室存儲環(huán)境、存儲設(shè)施等。

（三）使用有效的技術(shù)手段，建立安全的防護(hù)體系

采用防火墻技術(shù)，在檔案部門內(nèi)網(wǎng)與學(xué)校的外網(wǎng)之間設(shè)置一道保護(hù)屏障，以此來保證內(nèi)部的相關(guān)信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通過非法手段獲取內(nèi)部的信息。除些之外還采用安全保密技術(shù)，內(nèi)校人員可隨時進(jìn)行查看，需要下載等操作就需要數(shù)字證書以及數(shù)字簽名等手段，來保證數(shù)字檔案的安全。

三、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息資源的共享，使高校教育工作、管理者、檔案工作者從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進(jìn)一步提高工作效和教學(xué)質(zhì)量勢在必行。在不精心策劃滿足自行開發(fā)符合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)的需求情況下，針對數(shù)字檔案的安全現(xiàn)狀，結(jié)合學(xué)校自身辦學(xué)特色開發(fā)出形式多校、靈活多變等特點(diǎn)，研制出一套適合本學(xué)校的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。

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