信息時代下紀檢委的電子檔案歸檔問題探討

姜波

摘 要：電子檔案歸檔技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，隨著電子檔案管理應(yīng)用的領(lǐng)域越來越廣，加強電子檔案的安全管理成為檔案工作重要的工作。只有在新技術(shù)應(yīng)用過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并且解決問題，同時在問題中尋找規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗，那樣才可以及時彌補電子技術(shù)的不足。

關(guān)鍵詞：信息時代；紀檢委；電子檔案；歸檔

紀檢委在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。

一、電子檔案優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)時代科學技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)海量信息，對傳統(tǒng)的信息處理、存儲、備份造成巨大壓力，近年來云計算、大數(shù)據(jù)等信息處理方式均是為處理信息而出現(xiàn)的新事物。由于社會的變遷，現(xiàn)代社會信心呈爆炸式發(fā)展，據(jù)報道水電站建設(shè)項目文檔多大100萬份，這些文件包括了技術(shù)要求、資金結(jié)算、人員安排等各方面信息，是非常重要的原始資料，由此可見紀檢委在新時代中不得不學習新的歸檔技術(shù)，電子檔案歸檔技術(shù)。電子檔案歸檔處理能力大、存儲能力強、資金要求少、調(diào)查研究方便。

二、做好電子檔案管理的措施

1.要嚴格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，紀檢委檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

2.應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.建立統(tǒng)一的電子文件管理標準

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。

4.建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務(wù)之急，紀檢委檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

三、結(jié)語

紀檢委電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

參考文獻：

[1]周秀英.論高校電子文件的歸檔與管理[J].紹興文理學院學報，2015（4）.

[2]羅梅.談高校學籍網(wǎng)絡(luò)化管理的途徑[J].高教高職研究，2016（8）.

[3]張民主.學籍管理的電子信息化[J].西安電子科技大學學報，2016（5）.