張彪
摘 要:隨著科學技術的飛速發(fā)展,中學教育也更加現(xiàn)代化,而從中學檔案管理現(xiàn)狀來看,信息化水平還很低,無法滿足檔案檔案管理工作的要求。對此,學校需要提高重視,加大對現(xiàn)代信息技術的應用力度,不斷創(chuàng)新檔案管理模式,讓檔案資料得到有效利用。本文將簡述中學檔案信息化建設的問題,并有針對性提出了解決對策。
關鍵詞:中學檔案;信息化;管理
在中學教育改革過程中,辦學規(guī)模越來越大,招生數(shù)量也逐年增多,標志著我國整體教育水平的提升。但是這為檔案管理人員帶來了沉重的負擔,需要管理大量的檔案資料,工作壓力不斷加大,面對繁重的工作任務,必然會出現(xiàn)疏忽的地方,從而對中學檔案資料的完整性、真實性帶來不利影響。而將先進的信息技術應用到中學檔案管理工作中,充分發(fā)揮出現(xiàn)代設施設備的優(yōu)勢,可以讓學校各種檔案資料得到高效管理,為學校的發(fā)展服務。
1 中學檔案管理信息化建設的問題
(一)思想上不重視
在傳統(tǒng)觀念的影響下,很多學校只關心學生的成績,將工作重點放在教學上,忽視了檔案管理工作。尤其是在應試教育大環(huán)境下,學校更注重升學率,把主要的時間與精力放在教學上,不重視檔案管理的信息化建設,缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。此外,一些學校還受到資金的限制,投入到檔案管理工作中的資金很少,也沒有及時購置必須的設備[1]。同時個別學校也沒有建立專門的管理部門,人員素質與能力偏低,對信息技術應用較少,不利于檔案管理的信息化建設。
(二)技術過于落后
當前,國內(nèi)大部分中學檔案管理還處在起步階段,沒有充分發(fā)揮出先進信息技術與設備的優(yōu)勢,加之資金的不足,為檔案管理信息化建設帶來了阻礙。從檔案管理人員現(xiàn)狀來看,也未能掌握必要的技能,這樣不利于檔案資料的查詢與利用,而在檔案的收集、存儲和傳輸過程中,也會出現(xiàn)信息丟失的問題。一些學校對檔案管理信息化建設認識不足,認為只需要將紙質信息輸入計算機中即可,在檔案歸類、查閱等工作上,大多通過手工完成。此外,由于停留在單機歸檔的階段,信息和檔案獨立存在,不能實現(xiàn)信息資源的共享。而中學檔案信息化建設還缺乏統(tǒng)一的標準,也沒有作出科學的規(guī)劃,顯得比較隨意和盲目。
2 中學檔案管理信息化建設的對策
(一)加強檔案基礎設施建設
為加快中學檔案管理信息化建設步伐,需要在思想上引起足夠的重視,將其納入到學校整體規(guī)劃里面,重視當前基礎設施建設。第一,進一步完善檔案管理制度,為檔案管理人員提供參考。學校要結合自身實際情況,制定行之有效的制度,從檔案的形成、收集、保管到銷毀,要實行全過程的監(jiān)督,尤其是對電子文件檔案而言,必須將責任明確的個人。第二,實行自動化辦公。檔案管理信息化建設需要以計算機為基礎,在檔案資料收集、審核等過程,都離不開計算機的支持。要利用計算機中的自動檢索功能,快速的查找與刪改資料,讓中學檔案管理有更高的效率。第三,做好對電子檔案的管理工作。學校應結合實際情況,并以紙質檔案為依據(jù),合理設置電子檔案,確保信息的真實性與完整性,實現(xiàn)對電子檔案形成、整理、鑒定等全過程的管理。當然,還要適當拓寬收集的范圍,不斷充實中學檔案的內(nèi)容。
(二)提升檔案管理數(shù)字化水平
數(shù)字化也是中學檔案管理信息化建設的內(nèi)容,但是現(xiàn)階段很多學校僅僅是將紙質信息轉化為數(shù)字信息[2]。由于大部分學校缺乏足夠的資金,專業(yè)管理人員也很匱乏,因此為確保檔案數(shù)字化建設成效,需要優(yōu)先實現(xiàn)利用率與價值較高的檔案的數(shù)字化,包括學生學籍、教師考核、課程設置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣,在信息化建設過程中,還重視目錄與檢索的建設,運用文件夾、光盤、音像等形式,實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的永久保存。要運用好網(wǎng)絡,共享檔案信息資源。此外,學校要將檔案資料與校園網(wǎng)進行連接,形成完善的數(shù)字化系統(tǒng),提升檔案的數(shù)字化程度,讓其得到更好的利用。
(三)制定檔案管理的規(guī)范與標準
對中學檔案而言,涉及內(nèi)容較多,也比較分散,每天都會形成大量的檔案資料,管理起來難度極大,需要統(tǒng)一做好收集、整理與利用工作。對此,在中學檔案管理中,要不斷提升信息化水平,采用集中統(tǒng)一管理的模式,確保檔案管理工作更加規(guī)范。學校要將檔案管理信息化建設的標準明確下來,這樣才有利于對其的開發(fā)與利用,讓學校教學、科研等活動提供準確的檔案信息。此外,在中學檔案管理信息化建設過程中,通過將相應的規(guī)范與標準明確下來,能夠更好的共享檔案信息資源,減少人力、物力和財力的浪費,并促進學校整體教育教學水平的提升。
(四)加強對檔案資料的安全保護
在中學檔案管理信息化建設過程中,必然會遇到安全問題,這點也要引起重視,否則會造成檔案信息的丟失與泄露。而人工操作失誤、計算機故障、計算機病毒與黑客入侵等,也會損壞計算機中的文件資料,為學校帶來不可估量的損失。對于中學檔案資料而言,有的可以對外公開,有的則非常機密的,若是保密工作做的不到位,將出現(xiàn)信息泄露與丟失的問題[3]。對此,檔案管理人員應該切實增強自身的職業(yè)道德感,在檔案管理中規(guī)范操作,減少失誤,避免文件資料出現(xiàn)損壞。要制定健全的安全管理制度,讓信息系統(tǒng)的運行更加安全和高效,同時為避免受到病毒與黑客的入侵,要將網(wǎng)絡安全措施做到位,增強信息系統(tǒng)的抵御網(wǎng)絡攻擊的能力。并重視備份工作,這樣在發(fā)生意外事件以后,能夠第一時間使用備份文件,對檔案信息進行恢復,防止重復勞動,造成浪費。
(五)重視檔案管理人員培養(yǎng)
中學檔案的信息化管理工作,需要將計算機網(wǎng)絡技術應用好,這對檔案管理人員提出了很高的要求,不僅要具備豐富的管理經(jīng)驗,還要掌握數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡建設、計算機操作等技能[4]。對此,學校要為檔案管理人員提供更多的學習機會,讓他們掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息管理技術等方面的知識,從而實現(xiàn)計算機應用能力的提升,真正成為懂技術、懂管理的復合型人才。同時還要定期開展對檔案管理人員的培訓工作,加大對其考核的力度,確保他們的知識結構盡快得到更新,掌握更多的專業(yè)技能,滿足當前中學檔案信息化管理的要求。檔案管理不同于學校其他工作,需要檔案管理人員具備較高的職業(yè)道德素質,有責任心,這樣在面對機密檔案資料時,才能避免對其的非法利用。學校要在思想、行動上加強對檔案管理人員的教育,確保其思想政治覺悟得到提升率,具備更高的鑒別能力。只有學校打造一支素質高、能力強的檔案管理隊伍,才能為檔案管理信息化建設打下堅實基礎。
3 結語
總之,加快中學檔案管理信息化建設具有重要意義,不僅可以從整體上提升學校的教學管理水平,還能讓檔案資料得到充分的利用。中學檔案直接反映了學校的教育教學水平,需要提高重視,要加大對現(xiàn)代信息技術的應用,不斷改進工作方法,解決管理中存在的問題。學校要投入足夠的資金,將各種現(xiàn)代化信息設備配置齊全,同時重視人才培養(yǎng)工作,確保中學檔案管理信息化建設能夠順利進行。
參考文獻
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[4]包曉紅.談中學檔案管理信息化建設的有效策略[J].辦公室業(yè)務,2013,(15):151.endprint