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      電子檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)

      2017-06-06 14:55:05李生桃
      卷宗 2017年6期
      關(guān)鍵詞:使用者紙質(zhì)檔案管理

      李生桃

      電子檔案,是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。在日常工作中,電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象,對(duì)于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門(mén)面對(duì)的一項(xiàng)重要工作。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,檔案管理的電子化程度雖然已有所提高,但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同,其中的問(wèn)題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的,就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

      1 電子檔案使用的主要途徑

      電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn),與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比,其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而,電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上,而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前,關(guān)于電子檔案的利用,其途徑主要有三種:提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

      2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

      電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門(mén)來(lái)說(shuō),還是一個(gè)新鮮事物,加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者,做好電子檔案的管理,要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

      1.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于節(jié)省人力物力

      計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),不但為歸檔提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途徑,免除了立卷歸檔、檢索查找的困難,減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度,有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后,就可把按“卷”立卷歸檔,改為按“件”整理歸檔,大大提高了檔案管理的工作效率。

      2.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于提高服務(wù)質(zhì)量

      檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù),加強(qiáng)電子檔案管理,有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化,大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播,這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。

      3.加強(qiáng)電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求

      隨著社會(huì)的進(jìn)步,越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求,不但要看原始的文字資料,更要看原始的圖像、視頻等資料,傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子檔案對(duì)信息保存的多樣性,逐漸成為了滿足使用者多樣化需求。

      3 做好電子檔案管理和利用

      1.建立“雙套”模式,確保重要信息完整

      所謂“雙套制”,指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?!半p套”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn),要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐,掌握現(xiàn)代信息技術(shù),熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù),否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。

      2.加強(qiáng)工作人員管理,提高檔案保護(hù)意識(shí)

      加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的管理,從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性,達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用,又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。總之,必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心,使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度,這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。

      為了適應(yīng)電子檔案工作需要和檔案事業(yè)發(fā)展,電子檔案的管理與利用著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),要符合本單位的客觀實(shí)際,順應(yīng)其規(guī)律,加強(qiáng)科學(xué)管理,確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài),使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。endprint

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