論中學(xué)檔案管理的重要地位及加強(qiáng)檔案管理的有效途徑

摘 要：中學(xué)的檔案管理是中學(xué)里所有管理工作中最為重要的一項(xiàng)，近年來(lái)，我國(guó)教育教學(xué)通過(guò)不斷改革有了很大的進(jìn)步，因此學(xué)校中的日常管理工作也顯得越來(lái)越重要，其中檔案管理是提高學(xué)校日常管理工作效率的重點(diǎn)。由此以來(lái)，整個(gè)學(xué)校的教學(xué)工作水平以及管理工作的效率都能從檔案管理工作中體現(xiàn)出來(lái)。學(xué)校在開(kāi)展各項(xiàng)評(píng)選活動(dòng)的過(guò)程中，檔案管理每每都會(huì)得到重視，各部門(mén)都是以它產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益看出它的價(jià)值的。作者在文中論述了檔案管理工作在中學(xué)管理工作中的重要地位，并以自己多年的管理經(jīng)驗(yàn)給出了加強(qiáng)檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要地位；有效措施；加強(qiáng)

1 檔案管理工作的概念

學(xué)校檔案指的是學(xué)校里發(fā)生的所有事情的描述和記錄，檔案管理工作則是保管校內(nèi)檔案、以及校內(nèi)的各類文件、資料等重要數(shù)據(jù)信息。每所學(xué)校的檔案都能夠體現(xiàn)出此校在行內(nèi)的價(jià)值觀，以及外在的形象還有未來(lái)的價(jià)值取向，因此學(xué)校檔案都承載著這所學(xué)校自成立至今的歷史，為了將其能夠很好的傳承下去就要做好檔案管理工作。從淺顯的層面來(lái)分析，學(xué)校一般會(huì)在構(gòu)建其形象和體現(xiàn)其價(jià)值等方面，主要靠學(xué)校中的主要文件--檔案來(lái)記錄。在社會(huì)不斷發(fā)展，教育不斷改革的新模式下，檔案不僅在文化建設(shè)方面為學(xué)校打下了夯實(shí)的基礎(chǔ)提供了重要的依據(jù)，并且在教學(xué)設(shè)施建設(shè)或者采購(gòu)中起到了非常重要的作用。如果深入分析學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校在重塑自我形象和追求價(jià)值觀的過(guò)程中體現(xiàn)出的也是學(xué)校檔案光了工作的規(guī)范性。無(wú)論是從哪個(gè)層面進(jìn)行研究，都能表明學(xué)校檔案管理的重要性，而且這兩層面有著緊密的聯(lián)系，與此同時(shí)這兩方面相輔相成，相互促進(jìn)。

2 中學(xué)發(fā)展過(guò)程中檔案管理有不可忽視的地位

中學(xué)里的檔案大多數(shù)都來(lái)自于小學(xué)內(nèi)部，因此學(xué)校的形象以及學(xué)校的價(jià)值觀的建設(shè)都需要以學(xué)校檔案來(lái)作為參照物的，這樣的情況下學(xué)校才能有效運(yùn)用檔案來(lái)使檔案的作用與價(jià)值最大化。在學(xué)校建設(shè)過(guò)程中，以及各個(gè)發(fā)展階段都會(huì)產(chǎn)生檔案的素材，并且教育教學(xué)的每個(gè)階段和環(huán)節(jié)都會(huì)有會(huì)有檔案的產(chǎn)生。由此可見(jiàn)檔案是學(xué)校信息資源最大、信息量最廣的信息合體，其不僅僅可以反映教育教學(xué)工作質(zhì)量，還能表現(xiàn)出其管理力度，最主要的是能夠體現(xiàn)出其運(yùn)行的真實(shí)軌跡。學(xué)校從形成到發(fā)展到每一個(gè)新階段加上其獨(dú)特的價(jià)值觀綜合起來(lái)就形成了學(xué)校的檔案，檔案在這里主要體現(xiàn)它的承載功能。非物質(zhì)層面的表現(xiàn)是，學(xué)校檔案是建立價(jià)值觀和塑造形象過(guò)程中信息的收集和經(jīng)驗(yàn)的積累，這些程序都要立足于學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r之上，是學(xué)校自身真實(shí)運(yùn)營(yíng)情況的寫(xiě)照。教育部門(mén)或者有關(guān)機(jī)構(gòu)想要深入了解學(xué)校，就可以從學(xué)校的檔案開(kāi)始著手，從檔案中可以研究分析出學(xué)校的發(fā)展軌跡，整個(gè)發(fā)展過(guò)程中的規(guī)律以及主要特征，如果想要完全掌握整個(gè)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r就可以剖析學(xué)校中珍藏的檔案，這里面不僅能夠看到學(xué)校管理工作效率還能對(duì)學(xué)校的演變過(guò)程進(jìn)行進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)，如此一來(lái)才能將學(xué)校的發(fā)展以及建設(shè)過(guò)程中取得的成績(jī)給予最完整的詮釋。學(xué)校管理層在進(jìn)行下一步計(jì)劃，實(shí)施下次策略前也可以借鑒此結(jié)果。學(xué)校檔案可以將學(xué)校每個(gè)發(fā)展階段的狀況連續(xù)性記錄下來(lái)，就能滿足學(xué)校構(gòu)建價(jià)值觀和塑造形象的不間斷性、傳承性。學(xué)校在構(gòu)建自身形象和實(shí)現(xiàn)價(jià)值觀的時(shí)候，不僅要從實(shí)際出發(fā)，了解并掌握學(xué)校的表面狀態(tài)，最重要的是深入民族文化傳統(tǒng)，挖掘?qū)W校檔案中的有用信息進(jìn)行分析，便于總結(jié)教育教學(xué)工作過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)。

總結(jié)學(xué)校日常教育教學(xué)活動(dòng)實(shí)際上就是建立學(xué)校檔案的過(guò)程，其是通過(guò)實(shí)際生活中的案例反映出來(lái)最真實(shí)的情況，這對(duì)于學(xué)校塑造自身的形象有著非同尋常的意義。舉例來(lái)說(shuō)，學(xué)校在教學(xué)改革過(guò)程中通過(guò)翻閱學(xué)校檔案對(duì)本校的輝煌發(fā)展歷史進(jìn)行分析，從中獲取有益的信息和方法，從而做出更有效的決策，為學(xué)校的發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)；發(fā)揚(yáng)光大學(xué)校中教師或者學(xué)生的光榮事跡，在年終工作總結(jié)中宣傳，就能夠影響到其他的教職工和學(xué)生們，使檔案發(fā)揮其更正能量的作用。學(xué)校的發(fā)展過(guò)程全部記錄在檔案之中，使學(xué)校往后的發(fā)展和各方面建設(shè)不再走彎路，有了極為有力的參照依據(jù)。這就不難看出，學(xué)校檔案就是學(xué)校塑造形象和價(jià)值體現(xiàn)的主要內(nèi)容。其是各個(gè)角度對(duì)學(xué)校歷史發(fā)展?fàn)顩r的記錄，是教育教學(xué)工作效率的體現(xiàn)。

3 加強(qiáng)中學(xué)檔案管理的有力措施

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的首要前提

學(xué)校檔案是教育教學(xué)活動(dòng)與黨政管理等所有與學(xué)校有關(guān)的、發(fā)生過(guò)的事項(xiàng)的綜合體，其表現(xiàn)形式主要有原始的圖形到現(xiàn)在的文字及聲像等。其主要分為以下幾大類：教學(xué)檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案、科技檔案和會(huì)計(jì)檔案等。學(xué)校檔案不僅供學(xué)校內(nèi)部使用，還是國(guó)家檔案的一部分，所以在日常使用和建立過(guò)程中不能受到任何損失，不能未經(jīng)管理人員允許就使用，所以國(guó)家檔案法律中明確規(guī)定學(xué)校檔案必須統(tǒng)一妥善進(jìn)行保管。我國(guó)中學(xué)在建立檔案以及使用檔案的時(shí)候，不僅要注重檔案的完整性，和安全性，更需要注意的是體現(xiàn)其價(jià)值，在其保存完好的情況下被人們有效利用，而不是把它隱蔽地藏起來(lái)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵，只有得到管理層的重視，學(xué)校對(duì)培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、完善學(xué)校檔案管理政策、提高檔案管理人員的警惕性、以及建立符合學(xué)校發(fā)展需求的檔案管理制度等工作才能真正落實(shí)到位。因此，只有學(xué)校管理層開(kāi)始重視這個(gè)事情，將人員和設(shè)施配備到位，管理制度更新到最完美，才能有效提高學(xué)校檔案的管理效率。

3.2 有序的管理和完善的制度是中學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵

因?yàn)閷W(xué)校檔案是學(xué)校日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的，因此檔案管理工作應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展和教學(xué)的改革進(jìn)行不斷完善，只有健全的管理制度與有效的管理機(jī)制相協(xié)調(diào)才能使學(xué)校檔案被有關(guān)部門(mén)有效利用。在實(shí)際檔案管理工作中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1）尋找最合適的檢索工具，保證檔案的檢索體制的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化；2）規(guī)范檔案使用過(guò)程中的規(guī)范細(xì)則，細(xì)節(jié)方面非常重要，應(yīng)該有一定的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行制約；3）按照檔案的性質(zhì)進(jìn)行歸類，讓管理者能夠更好地管理檔案信息，也便于使用者尋找自己需要的檔案。

3.3 人員和設(shè)施的配備是檔案管理工作的保證

每項(xiàng)工作都需要人去完成，而檔案管理工作需要專業(yè)素養(yǎng)和政治覺(jué)悟都比較高的人員，因此學(xué)校在人員配置上一定不能馬虎，建立健全的晉升制度，讓有能力有思想的人來(lái)做檔案管理員，以保證檔案信息的安全性和合理使用性。檔案管理也需要一定的載體，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，人們已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入，不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的手工程序，還提高了保管質(zhì)量，對(duì)于管理者和使用者都提供了很大的幫助，因此學(xué)校應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，使用較為先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備，將檔案信息保管好。

3.4 有效利用潛在資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的

之所以對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行妥善管理，主要就是為了在學(xué)校以后的發(fā)展中能夠從中汲取更豐富的經(jīng)驗(yàn)，使學(xué)校發(fā)展的更好。學(xué)校檔案是學(xué)校所有工作人員的思想結(jié)晶，因此為學(xué)校管理層的決策提供有效的依據(jù)、發(fā)揮其最大的價(jià)值，才不辜負(fù)所有工作人員的期望。

4 結(jié)束語(yǔ)

由此可見(jiàn)，中學(xué)學(xué)校的檔案管理工作對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展以及價(jià)值觀的建設(shè)有很大的影響，因此學(xué)校務(wù)必重視此項(xiàng)工作，為學(xué)校的教育教學(xué)工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為學(xué)校自身的形象塑造創(chuàng)造有禮依據(jù)。.

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作者簡(jiǎn)介

魏丹（1982-），四川，天津開(kāi)發(fā)區(qū)第一中學(xué)。endprint