醫(yī)院照片檔案數(shù)字化管理的探究

周汝洪

摘 要：隨著計算機信息技術(shù)、數(shù)碼攝影技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和漸趨完善，醫(yī)院照片檔案的數(shù)字化管理是必然的趨勢。作為一種全新的檔案信息處理模式，醫(yī)院照片檔案的數(shù)字化管理有著顯著的應用優(yōu)勢，值得深入探究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；照片檔案；照片收集

如今，照片檔案推行數(shù)字化管理是照片檔案保管的必然選擇，它把各類檔案資源進行轉(zhuǎn)化，以數(shù)字化的方式保存各種檔案資源，最終以計算機網(wǎng)絡(luò)的形式組建成一個程序化的信息檔案庫。相較于文字檔案，醫(yī)院照片檔案更具直觀性和形象性，對其保存自然更加必要。

1 推進醫(yī)院照片檔案數(shù)字化管理進程的優(yōu)勢

1.1 操作辦法簡便易實施

當今時代信息技術(shù)的應用愈發(fā)廣闊，技術(shù)的更新?lián)Q代瞬息萬變，數(shù)字化管理的各種精密儀器一律由計算機調(diào)度和支配。管理醫(yī)院照片檔案的人員在歸類、匯總照片時，只需操作計算機便能完成對照片檔案的“一鍵式”管理。

1.2 提高了檔案的規(guī)范性和使用價值

以前，醫(yī)院照片檔案通常是由檔案室統(tǒng)一存管，檔案從業(yè)人員的勞動強度較大，且要耗費較多的時間，并且要定期整理與細致查驗，當遇有連續(xù)陰天或持續(xù)降水的天氣時，照片極易受潮而模糊不清，甚至發(fā)霉。另外，醫(yī)院照片檔案存管室缺乏明亮的光線，檔案從業(yè)人員的工作條件極為有限。照片檔案引入數(shù)字化管理模式后，運用當代前沿的數(shù)字存儲技術(shù)，不但極大地減輕了檔案從業(yè)人員的工作負擔，而且大幅度提高了醫(yī)院照片檔案的可視性、規(guī)范性和安全性。尤其是在急需調(diào)配檔案時也無需耗費人力資源，如相關(guān)部門有需要時，直接在網(wǎng)絡(luò)（醫(yī)院檔案專網(wǎng)）上即可查閱，在推動資源實時共享的進程中，切實提高了檔案的應用價值。

2 醫(yī)院照片檔案數(shù)字化管理的有效實施對策

2.1 運用科學的數(shù)碼照片收集方法

醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的收集是一項系統(tǒng)性任務。由于數(shù)碼照片可以隨拍隨欣賞，并具備復制、移轉(zhuǎn)、快速修改的特征，極易給醫(yī)院檔案室收集照片增加麻煩。例如：醫(yī)院有大型活動時，醫(yī)院黨辦的宣傳人員會專門到場并負責拍攝工作，然而醫(yī)院數(shù)碼照片的生成部門并非僅集中在一個特定的部門，而往往是各科室對于自己部門的各種活動經(jīng)常會自行拍攝照片，特別是涉及醫(yī)療、教學、科研等珍貴的數(shù)碼照片，要想以最快的速度、在最短的時間內(nèi)完整地收集各類數(shù)碼照片往往是很困難的。立足于數(shù)碼照片收集的現(xiàn)狀，要最大限度地發(fā)揮照片檔案的功能，醫(yī)院檔案室要完善數(shù)碼照片的收集管理制度，理順檔案室同各數(shù)碼照片生成部門的職責分配，規(guī)定每一個部門派出專門人員來完成該部門的照片收集任務，增強照片收集人員的責任意識，以我們國家關(guān)于數(shù)碼照片收集、處理、歸檔的最新方法為工作的指導方針，對要收集的數(shù)碼照片實施統(tǒng)一登記，確保將相關(guān)軟硬件環(huán)境和版本以及照片保存的數(shù)據(jù)類型等信息登記在內(nèi)，以最大限度地確保醫(yī)院數(shù)碼照片的實用性。在對各項數(shù)據(jù)登錄完畢后，收集人員要把數(shù)碼照片的登記信息存儲在Excel表格中，并移交給醫(yī)院檔案室的從業(yè)人員。當然，也可以選擇網(wǎng)絡(luò)或U盤作為照片移交的載體。在醫(yī)院數(shù)碼照片的收集實踐中要逐步摸索和構(gòu)建一套高效便捷的收集管理制度，堅持定期與不定期收集并存的工作方向，遵循專門性收集與零星性收集相統(tǒng)一的理念。

2.2 科學篩選圖像文件

在篩選照片檔案時，把能夠如實記錄所發(fā)生事件原貌的細節(jié)類圖像文件統(tǒng)一歸檔，通常要求對同一個場合有若干張圖像的，則僅留存3張以下即可；徹底淘汰掉清晰度較差、拍攝角度不合乎要求、壓縮率較大的圖像文件，以便在確保圖像高品質(zhì)的同時，降低整理、分類照片檔案的工作量，還能夠預留出更多的存儲空間。例如，醫(yī)院檔案室要將各科室日常運營中的照片檔案定期或不定期收集，對其進行集中統(tǒng)一地篩選。凡是不符合保存要求的，分辨率較差且保存價值不大的要堅決剔除；反之，則要妥善整理和保存。

2.3 完善醫(yī)院數(shù)碼照片檔案的處理和保存工作

在完成醫(yī)院數(shù)碼照片的收集和篩選后，要對其進行科學處理。首先要遵循一體化理念，數(shù)碼照片檔案在處理時要與傳統(tǒng)的電子文檔、照片資源一道，實施一體化處理。當然，對于傳統(tǒng)照片資源而言，“一體化”指的是影像學角度的一體化，即需要長期存管的照片檔案要擴印出相應的紙質(zhì)資源，將其與數(shù)碼照片擴印出的紙質(zhì)資源一并立卷、排列、登記編號。對于存儲在存儲設(shè)備內(nèi)的數(shù)碼照片，要與其他類電子照片一道，在收集范圍的明確、收集分類及登記編號等方面實現(xiàn)嚴謹?shù)匾惑w化處理。其次，鑒于數(shù)碼照片自身所具有的電子化屬性，在處理數(shù)碼照片時，要始終遵循電子化的理念，用數(shù)碼照相機或掃描器械攝制后的數(shù)碼照片要保證其電子化，在數(shù)碼照相機、移動光盤等電子媒體上存儲時，同樣要保證其電子化。在隨后的照片保存時要嚴格依照電子檔案資源存放的基本要求，不但要防止強磁場及較強紫外光線對數(shù)碼照片產(chǎn)品的破壞，還要定期轉(zhuǎn)移照片。另外，在對數(shù)碼照片進行存儲時，要堅持標準化、規(guī)范化操作并存的原則，在計算機中設(shè)立層級文件夾，實現(xiàn)對全部數(shù)碼照片資源的分類別存儲。例如，可創(chuàng)建“數(shù)碼照片資源”的總文件夾，在該文件夾內(nèi)可依據(jù)保存期限（永久、長期和短期）、活動分類（如上級領(lǐng)導視察調(diào)研、院黨委團委、醫(yī)院會議、公益義診、工會、交流學習、科研等活動）和設(shè)立時間的不同來分別創(chuàng)建多個層級文件夾。這樣一來，數(shù)碼照片的保存將更加清晰、明確、直觀，從而反映出醫(yī)院歷年來的發(fā)展情況。

2.4 鑒別照片真?zhèn)危岣哒鎸嵭?/p>

在對醫(yī)院照片檔案文件實施數(shù)字化處理時，對每個文件都不能輕易地略過。也就是說，每一個文件均要周密查驗，重點看圖像是否已經(jīng)歷了更改、添加、合成、補充等編輯工作，以維持歸檔照片文件的真實性和應用價值。這就要求檔案工作人員有較強的鑒別意識，對檔案文件的技術(shù)流程、掃描設(shè)備和儀器以及掃描人員的業(yè)務素養(yǎng)等諸方面加以科學鑒定。當然，檔案文件內(nèi)容方面的鑒定同樣關(guān)鍵，具體地說，要借助一切可以利用的現(xiàn)有技術(shù)，細致查驗圖像文件有無偽造或肆意變造，透過物理學光學成像的定理查看檔案文件中光線的真實性和一致性、物體透視的恰當性等；同時還要從社會學、檔案學和歷史學的視角出發(fā)，查看檔案文件中主要物體與背景色彩選取的標準性等。通過一系列的鑒定，有助于最終鑒別出檔案文件的真?zhèn)涡?，為醫(yī)院今后的應用奠定基礎(chǔ)。

2.5 加強檔案的存管工作

在以前，醫(yī)院照片檔案在存管方面并未設(shè)置一套專門的制度，尤其是檔案文件在歸檔和移交后，在實際操作時顯得無章可循。為此，醫(yī)院檔案室要會同政府檔案主管部門一道，嚴格貫徹《檔案法》的重點條款，尤其對于檔案存管這一塊要加強重視。從制度安排上下功夫，使醫(yī)院檔案室的每一位工作人員都增強存管意識，堅決杜絕和避免擅自將檔案文件據(jù)為己有的不良行為，以維護檔案法律、規(guī)范的權(quán)威性和嚴肅性，從根源上避免醫(yī)院檔案文件散亂、損壞和遺失的問題。

3 結(jié)束語

醫(yī)院照片檔案的數(shù)字化管理必然要經(jīng)歷一個從漏洞到完善、從粗略到精細的過程，這就需要醫(yī)院檔案室的工作人員要善于發(fā)揮自身的聰明才智，從數(shù)碼照片的收集、處理到數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一存管均要合乎規(guī)范化的原則。

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