馬木生

【摘要】檔案對借鑒歷史社會現(xiàn)象來服務(wù)現(xiàn)實(shí)和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有非常重要的作用，所以應(yīng)該加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，準(zhǔn)確進(jìn)行定位，有效提高檔案工作的管理效率。基于此，本文著重探究新形勢下做好檔案工作的幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】檔案；新形勢；管理策略

檔案主要是記錄日常工作內(nèi)容和活動(dòng)過程的原始記錄，也是我國機(jī)關(guān)建立和發(fā)展的重要?dú)v史見證資料。尤其是在近幾年，在進(jìn)行人物志及其人事任免文件查詢過程中，檔案都發(fā)揮了非常重要的作用。因此，在新形勢下，應(yīng)該著重從下列幾個(gè)方面來做好檔案管理工作：

一、充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，準(zhǔn)確定位檔案管理工作

各個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案工作管理的重要性，并將檔案管理工作列入到重要議事日程中，不斷強(qiáng)化檔案管理工作，切實(shí)解決好檔案管理過程中所遇到的實(shí)際問題，以便為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，有效提高檔案管理的工作效率。

首先，應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理適應(yīng)新形勢。在新形勢下，為了能夠更好地開展檔案管理的新局面，就必須立足于實(shí)際，深入分析檔案管理內(nèi)容，從中吸收有價(jià)值的內(nèi)容，從而全面提高檔案管理工作的效率。其次，應(yīng)規(guī)范檔案管理工作。如果與工作相關(guān)的資料搜集不全面或者查找困難，則會在一定程度上影響工作的規(guī)范化。因此，在規(guī)范檔案管理工作中，一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容就是規(guī)范檔案管理。

二、強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，促進(jìn)檔案管理發(fā)展

在新形勢下，為了更好地做好檔案管理工作，首先便需要合理規(guī)劃和構(gòu)建數(shù)字化檔案庫，并嚴(yán)格按照檔案法的管理要求，規(guī)范建設(shè)檔案資料庫，從而真正將檔案資料庫房、辦公室和閱覽室分開，并根據(jù)實(shí)際需求及時(shí)更新檔案管理的錄音和錄像設(shè)備，以便檔案管理工作更好地適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。其次，提高檔案信息化建設(shè)水平，不斷提高檔案現(xiàn)代化管理的配套服務(wù)水平，全面做好數(shù)字化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)編目和檢索，以及檔案自動(dòng)全文存儲和檢索、計(jì)算機(jī)輔助立卷和檔案自動(dòng)標(biāo)引的目標(biāo)，從根本上提高檔案信息化管理的水平。

三、嚴(yán)格把控五關(guān)，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量

為了有效提高檔案管理的質(zhì)量，還需要嚴(yán)格把控下列五個(gè)關(guān)口，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量。第一，從公文的草擬定稿簽發(fā)，到打印、校對和上級收發(fā)文件處理，再到文件資料的整理和立卷歸檔工作都應(yīng)該嚴(yán)格按照所制定的程序進(jìn)行辦理。第二，應(yīng)該樹立規(guī)范化的管理意識，規(guī)范統(tǒng)一檔案管理載體，確保檔案書寫資料規(guī)范化。第三，在檔案資料的收發(fā)和傳遞過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照管理的級別和管理對象進(jìn)行縱向傳遞。第四，及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案資料的搜集整理和立卷。第五，建立健全科學(xué)合理的土地檔案資料檢索系統(tǒng)，從而最大限度提高土地檔案信息工作的利用效率。

四、建立健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

為了保障檔案管理的效率得到有效提高，便需要構(gòu)建完善的檔案管理制度。其一，嚴(yán)格制定規(guī)范化的檔案歸檔制度。在制定歸檔制度的過程中，應(yīng)該立足于構(gòu)建完善規(guī)范的檔案歸檔制度，堅(jiān)持做到應(yīng)保盡保。此外，由于各級組織活動(dòng)具有多樣性的特點(diǎn)，這在一定程度上決定了檔案管理內(nèi)容的多樣性，所以應(yīng)該廣泛搜集檔案資料，保障資料的齊全性。尤其是各級組織領(lǐng)導(dǎo)在日常工作和活動(dòng)中所制定的意見和決定，規(guī)范文件備案、人事任命等內(nèi)容，保障檔案管理內(nèi)容完整化，從而促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。其二，應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理制度。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，應(yīng)該制定與信息化社會背景相適應(yīng)的檔案管理制度，建立健全完善的檔案管理業(yè)務(wù)流程和管理技術(shù)，并根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)合理的安全管理措施，從而保障電子檔案資料的完整性和安全性。其三，應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)有效的檔案檢查制度。為了不斷增強(qiáng)檔案管理資料的檢查效果，應(yīng)該堅(jiān)持做到“三個(gè)結(jié)合”：即將自我檢查與單位檢查相結(jié)合、上級檢查與檔案系統(tǒng)檢查相結(jié)合、短期檢查與長期檢查相結(jié)合，并持之以恒的落實(shí)檢查制度。其四，構(gòu)建完善有效的激勵(lì)制度。為了更好地適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需求合理地將檔案管理目標(biāo)責(zé)任制納入績效考核的激勵(lì)機(jī)制中，最大限度調(diào)動(dòng)起檔案資料管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，從而有效提高檔案管理工作效率。

五、建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，提升檔案人員綜合素質(zhì)

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍的知識結(jié)構(gòu)較為單一，復(fù)合型人才較為缺乏，這便需要強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。堅(jiān)持明確責(zé)任，不斷充實(shí)管理隊(duì)伍，堅(jiān)決將責(zé)任落實(shí)到位；立足于引進(jìn)信息技術(shù)水平較高的檔案管理骨干，以便充實(shí)檔案管理隊(duì)伍的力量，從根本上提高檔案管理人員的專業(yè)化水平和管理質(zhì)量；強(qiáng)化培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。要求管理人員在掌握檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該全面熟悉檔案管理工作的性質(zhì)和職責(zé)范圍，并合理確定檔案管理資料的立卷范圍、保管期限，以便更好地做好檔案管理工作。

六、結(jié)語

總而言之，在新形勢下的檔案管理工作，應(yīng)該充分突出檔案管理工作的整體性。其中，建是基礎(chǔ)，管是關(guān)鍵，要求兩者環(huán)環(huán)相扣，切實(shí)實(shí)現(xiàn)“建”和“管”統(tǒng)一發(fā)展，規(guī)范檔案資料管理，努力實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上提高檔案資料管理的工作水平。

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