劉津元

【摘要】高校學(xué)生檔案是人事檔案的形成基礎(chǔ)，對(duì)學(xué)生終身發(fā)展能夠起到重要的憑證作用，但目前高校學(xué)生檔案管理制度不完善，加之學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，直接影響學(xué)生檔案管理規(guī)范化水平的提升，高校須采取有效措施建立健全學(xué)生檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的檔案宣傳，幫助學(xué)生樹(shù)立正確檔案觀念。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生；檔案管理；問(wèn)題；途徑

高校學(xué)生檔案是指學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的個(gè)人檔案材料。2008年9月1日，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布第27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次把學(xué)生類檔案列入高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍，并指出學(xué)生類檔案的歸檔范圍主要包括高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案及畢業(yè)生登記表等。學(xué)生畢業(yè)參加工作以后，其學(xué)生檔案移交相關(guān)部門保管即轉(zhuǎn)化為其人事檔案。在學(xué)生就業(yè)后個(gè)人終身發(fā)展過(guò)程中，凡涉及學(xué)歷學(xué)位、職稱評(píng)審、政治審查、入黨、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工資調(diào)整、離退休時(shí)間等重要環(huán)節(jié)問(wèn)題，均需要查閱其人事檔案并根據(jù)檔案原始真實(shí)記錄予以認(rèn)定。學(xué)生檔案作為人事檔案的形成基礎(chǔ)，將伴隨學(xué)生終身并發(fā)揮無(wú)可替代的憑證功效。

一、高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

（一）檔案管理制度不完善?？茖W(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫仁菣n案規(guī)范化管理的前提，但目前我國(guó)對(duì)于學(xué)生檔案管理沒(méi)有制定統(tǒng)一的管理制度。2008年教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，雖然在文件材料的歸檔范圍中增加了“學(xué)生類”，但內(nèi)容較簡(jiǎn)單，僅籠統(tǒng)地指出學(xué)生類歸檔材料范圍，對(duì)學(xué)生檔案管理主體部門沒(méi)有作出明確規(guī)定，對(duì)學(xué)生檔案收集、整理、利用、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)工作缺乏可操作性指導(dǎo)意見(jiàn)。

高校學(xué)生檔案管理工作在缺乏“硬性”條例約束的情況下，目前存在多種檔案管理模式，有將學(xué)生檔案歸口檔案管理部門或?qū)W生部門集中管理，也有將管理工作分解到學(xué)生所在學(xué)院或者系進(jìn)行管理。除檔案管理部門之外，其他部門學(xué)生檔案管理人員一般為兼職，不具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)學(xué)生檔案管理的概念認(rèn)知局限于按照專業(yè)或者班級(jí)擺放好能保證“不丟”即可。同時(shí)因歸檔工作量較大而人手緊缺，學(xué)生檔案材料收集歸檔存在滯后期，兼職管理人員往往不能及時(shí)將學(xué)生在學(xué)期間形成的檔案材料實(shí)時(shí)整理歸檔，而是趕在學(xué)生畢業(yè)前，聘用勤工助學(xué)學(xué)生或者找學(xué)生干部臨時(shí)幫忙，將積壓的學(xué)生歷年獎(jiǎng)學(xué)金登記表、黨員發(fā)展材料等連同畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等匆忙歸入每個(gè)畢業(yè)生檔案。在臨時(shí)突擊的工作狀態(tài)下，檔案管理人員基本沒(méi)有時(shí)間對(duì)歸檔材料規(guī)范性進(jìn)行核查，導(dǎo)致歸檔材料五花八門，各種填寫不完整不規(guī)范的材料被歸入畢業(yè)生檔案，甚至出現(xiàn)張冠李戴檔案材料錯(cuò)歸的情況。檔案管理制度不完善直接影響高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化水平的提升。

（二）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。學(xué)生檔案是人事檔案中個(gè)人早期情況的真實(shí)記錄，是學(xué)生個(gè)人寶貴的信息資源，具有“不可再生性”，但令人遺憾的是目前多數(shù)高校學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，對(duì)檔案及檔案分類和作用缺乏了解，不重視個(gè)人檔案甚至輕易“棄檔”。以筆者所在檔案管理部門勤工助學(xué)學(xué)生為例，在2016年勤工助學(xué)招聘面試過(guò)程中，筆者對(duì)參加面試的100名學(xué)生（包括在讀本科生和碩士研究生）提出同一問(wèn)題即“檔案是什么”，70人無(wú)答案，25人認(rèn)為“檔案就是書(shū)籍”，5人認(rèn)為“檔案就是舊材料”，由此可見(jiàn)學(xué)生檔案知識(shí)基本是空白的。即便勤工助學(xué)學(xué)生經(jīng)招聘合格上崗參與檔案管理一段時(shí)間之后，雖對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)有了一定程度的了解，但他們?nèi)匀徊恢酪膊⒉魂P(guān)心自己檔案保存在何處，更不了解個(gè)人檔案重要價(jià)值，甚至還認(rèn)為人事檔案應(yīng)該隨人員離退休或者死亡就予以銷毀不必永久保存。

學(xué)生因?qū)€(gè)人檔案終身憑證作用缺乏認(rèn)知，存在“檔案無(wú)用”的想法，在學(xué)期間填寫各類檔案材料時(shí)往往主觀隨意，影響了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。學(xué)生畢業(yè)時(shí)如尚未就職，他們普遍選擇將檔案留存學(xué)校或人才中心，就職后某些私企或外企如不要求提供檔案，學(xué)生對(duì)個(gè)人檔案就多年不予理睬，人檔分離情況嚴(yán)重，“丟檔”情況時(shí)有發(fā)生。

二、解決高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的有效途徑

（一）建立健全管理制度。在當(dāng)前學(xué)生檔案管理制度頂層設(shè)計(jì)缺位情況下，各高校要在充分調(diào)查研究征求意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際制定學(xué)生檔案管理辦法，明確學(xué)生檔案主管部門及相關(guān)部門工作職責(zé)、檔案歸檔范圍、歸檔要求，細(xì)化學(xué)生檔案收集、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)工作流程，如有必要還可根據(jù)學(xué)生檔案特點(diǎn)制定檔案歸檔及材料整理工作細(xì)則等，使學(xué)生檔案管理工作有法可依，有章可循，擺脫混亂無(wú)序狀態(tài)。

筆者認(rèn)為當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理各種模式中，最為理想的應(yīng)該是由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案。高校檔案部門是專業(yè)檔案管理部門，配備符合檔案安全保管標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房、裝具等硬件設(shè)施，工作人員檔案專業(yè)化程度高，能夠?yàn)閷W(xué)生檔案規(guī)范化管理提供有力保障。

因《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)學(xué)生類檔案歸檔范圍闡述比較簡(jiǎn)單，未能分類列出歸檔材料明細(xì)，作為人事檔案形成基礎(chǔ)的學(xué)生檔案，高校在確定其歸檔范圍時(shí)可參照中組發(fā)〔2009〕12號(hào)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。以筆者所在學(xué)校為例，通過(guò)制定《學(xué)生檔案管理辦法》明確學(xué)生檔案歸檔范圍共八類內(nèi)容。第一類登記表類，包括學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、簡(jiǎn)歷表等；第二類考核考察類，包括思想品德、學(xué)年評(píng)語(yǔ)、實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等鑒定材料；第三類學(xué)籍類，包括學(xué)生成績(jī)表、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動(dòng)材料；第四類黨團(tuán)類，包括加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料；第五類獎(jiǎng)勵(lì)類，包括三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等登記表和各種競(jìng)賽獎(jiǎng)勵(lì)材料；第六類處分類，包括校級(jí)處分決定或免于、撤消處分的意見(jiàn)、調(diào)查報(bào)告、個(gè)人檢查等；第七類體檢類，包括學(xué)生入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表等；第八類其他類，包括高考材料、政審材料，助學(xué)金、貸學(xué)金材料，畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)等。

（二）發(fā)揮“反面教材”警示宣傳教育功能。高校學(xué)生作為學(xué)生檔案的形成主體，具有尊重知識(shí)且渴望學(xué)習(xí)新知識(shí)的特點(diǎn)，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)生特點(diǎn)開(kāi)展形式多樣內(nèi)容豐富的檔案宣傳工作，強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)。宣傳形式可包括新生入學(xué)檔案培訓(xùn)、設(shè)立檔案宣傳欄、發(fā)放檔案管理手冊(cè)、組織參觀檔案館或校史館、開(kāi)設(shè)檔案選修課、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽以及畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞專題講座等。宣傳內(nèi)容應(yīng)側(cè)重對(duì)檔案概念、分類和作用等入門知識(shí)的解讀，同時(shí)也有對(duì)檔案管理工作特點(diǎn)與各環(huán)節(jié)工作流程說(shuō)明以及學(xué)生檔案歸檔范圍及重要性分析。

此外，高校要充分發(fā)揮檔案管理中“反面教材”的警示教育功能，幫助學(xué)生認(rèn)識(shí)檔案對(duì)個(gè)人發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。高?？稍诳偨Y(jié)多年檔案管理案例基礎(chǔ)上，分專業(yè)年級(jí)分批組織開(kāi)展“一張表”培訓(xùn)，選取包含姓名、民族、出生日期、籍貫等基本信息的表格如畢業(yè)生登記表等，檔案管理人員指導(dǎo)學(xué)生填寫并逐項(xiàng)配合實(shí)際案例說(shuō)明。如在填寫姓名時(shí)指明須與本人身份證件相符，用字要固定，不得隨意更改。反面教材就是許多學(xué)生畢業(yè)后報(bào)考碩士或博士研究生時(shí)，招生學(xué)校一般要求提供其畢業(yè)生登記表、成績(jī)單復(fù)印件等檔案材料，如學(xué)生檔案上述材料記錄姓名與身份證不一致，則難以證明材料歸屬，學(xué)生要浪費(fèi)大量時(shí)間精力進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證或者開(kāi)具證明。正面宣傳教育與反面教材警示相結(jié)合，有利于幫助學(xué)生樹(shù)立“檔案與我休戚相關(guān)”觀念，促進(jìn)規(guī)范填寫檔案材料并減少“棄檔”現(xiàn)象。

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