新形勢(shì)下的社區(qū)服刑人員檔案管理途徑探究

姜波

（265200 山東省萊陽(yáng)市司法局基層科 山東 煙臺(tái)）

摘 要：社區(qū)矯正檔案是一種特殊類別的檔案，要針對(duì)社區(qū)矯正檔案管理工作的新情況，探索科學(xué)的管理方法，促進(jìn)規(guī)范化建設(shè)，為社區(qū)矯正工作提供基礎(chǔ)保障。

關(guān)鍵詞：社區(qū)矯正；刑罰；檔案

社區(qū)矯正，是將社會(huì)危害性不大或經(jīng)過勞動(dòng)改造后已不致再危害社會(huì)，被法院判處緩刑或裁定假釋的罪犯，通過執(zhí)行非監(jiān)禁刑，即放在社區(qū)中矯正，將犯罪后的人員改造成守法公民的工作。2014年10月，十八屆四中全會(huì)審議通過了《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》，決定中明確提出將要制定《社區(qū)矯正法》，此舉具有里程碑意義，無(wú)疑會(huì)迅速推進(jìn)社區(qū)矯正工作發(fā)展。在這其中，社區(qū)服刑人員檔案作為開展社區(qū)矯正工作的第一手資料，是社區(qū)服刑人員矯正效果的最直接反映。特別是工作檔案，真正客觀地反映了對(duì)社區(qū)服刑人員從入矯至解矯的全過程，為社區(qū)矯正工作提供了扎實(shí)的依據(jù)和直觀參考。自2012年萊陽(yáng)市司法局開始啟動(dòng)社區(qū)矯正工作以來(lái)，不斷加強(qiáng)對(duì)社區(qū)服刑人員檔案的科學(xué)整理歸納與歸納，全市的檔案管理工作已經(jīng)逐漸步入正軌。

一、社區(qū)服刑人員檔案特點(diǎn)

（一）形成動(dòng)態(tài)化

動(dòng)態(tài)化是指社區(qū)矯正司法文書具有隨著社區(qū)矯正過程不斷變化的特性。社區(qū)服刑人員入矯并建立工作檔案后，隨著社區(qū)服刑人員不斷當(dāng)面及電話匯報(bào)、接受教育及其他矯正措施等，形成的各類文書日益完善。例如，為了杜絕社區(qū)人員脫管，司法所要求社區(qū)服刑人員至少每月當(dāng)面報(bào)到一次、提交一次思想?yún)R報(bào)，逐漸形成了反映社區(qū)服刑人員的思想活動(dòng)及行為表現(xiàn)的文件材料，即利用各種發(fā)展動(dòng)態(tài)形成的各方面矯正信息的反映。因此，及時(shí)做好材料文書的補(bǔ)充收集是非常有必要的，要做到努力縮短社區(qū)服刑人員實(shí)際情況與工作檔案的“時(shí)間差”。

（二）格式規(guī)范化

《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》出臺(tái)后，司法部隨即頒布了《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，作為司法局及司法所開展社區(qū)矯正各項(xiàng)工作和形成對(duì)社區(qū)服刑人員的工作記錄時(shí)必須遵循的規(guī)范要求，不斷推動(dòng)社區(qū)矯正工作走向規(guī)范化?！渡鐓^(qū)矯正執(zhí)法文書格式》基于種類精練的考量，在滿足司法局及司法所日常社區(qū)矯正工作需要的基礎(chǔ)上，緊密結(jié)合《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》，在格式統(tǒng)一、內(nèi)容簡(jiǎn)潔的基礎(chǔ)上，對(duì)社區(qū)矯正工作的文書種類做出了明確規(guī)定，共20種，各類文書集中在一起轉(zhuǎn)化為工作檔案后，可以對(duì)社區(qū)服刑人員進(jìn)行高效有序的管理，提高社區(qū)矯正工作效率。

（三）內(nèi)容保密化

社區(qū)服刑人員檔案詳實(shí)記錄了社區(qū)服刑人員的個(gè)人基本信息、主要犯罪事實(shí)及家庭情況等，這些信息涉及個(gè)人隱私，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，且檔案保管地點(diǎn)應(yīng)區(qū)別于日常辦公地點(diǎn)，并制定嚴(yán)格規(guī)范的查閱制度，公務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行查閱時(shí)必須持相關(guān)部門開具的介紹信，以免信息泄露。尤其必須注意，社區(qū)服刑人員檔案不得復(fù)印，如若恣意擴(kuò)大社區(qū)服刑人員檔案公開范圍，勢(shì)必會(huì)給社區(qū)服刑人員的隱私權(quán)造成不必要的侵害，因此，切不可隨意將社區(qū)服刑人員檔案轉(zhuǎn)借他人。

（四）檔案管理專門化

社區(qū)服刑人員檔案是伴隨著社區(qū)矯正過程的不斷進(jìn)行，并在不斷形成的數(shù)據(jù)和信息記載上而逐漸形成的，有穩(wěn)定的文件名稱，固定的形成規(guī)律，遵循特別的形式和內(nèi)容，其專業(yè)性是由社區(qū)矯正這項(xiàng)工作的專業(yè)性決定的。因此，司法行政機(jī)關(guān)首先要對(duì)社區(qū)服刑人員檔案的專業(yè)屬性有一個(gè)清醒的認(rèn)知，并以此制定出相應(yīng)的管理制度和管理方法等，作為規(guī)范且高效管理社區(qū)服刑人員檔案的重要依據(jù)和前提。

二、抓好社區(qū)服刑人員檔案管理工作

社區(qū)服刑人員檔案作為社區(qū)矯正工作的真實(shí)記錄，科學(xué)地做好社區(qū)矯正人員矯正過程形成的執(zhí)法文書和重要材料的歸檔、查閱、移交、銷毀、保管等工作，十分重要。因此，要著重做好以下幾點(diǎn)，確保社區(qū)服刑人員檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性。

（一）三關(guān)齊抓，保證社區(qū)服刑人員檔案真實(shí)性

1.好入矯關(guān)，做好社區(qū)服刑人員建檔工作

一是從最初收到監(jiān)獄或人民法院的委托評(píng)估調(diào)查函開始，建立檔案，及時(shí)將最終調(diào)查形成調(diào)查函等資料收集存檔。二是收到法院或監(jiān)獄的司法文書后，及時(shí)督促社區(qū)服刑人員前來(lái)報(bào)到，并在其報(bào)到后確定專有的編號(hào)，完善相關(guān)報(bào)到資料，保證檔案真實(shí)完整，方便查找。三是建立回執(zhí)單制度，確保社區(qū)服刑人員按時(shí)到司法所報(bào)到，由司法所及時(shí)建立該社區(qū)服刑人員的工作檔案及執(zhí)行檔案副本。

2.把好在矯關(guān)，將社區(qū)矯正日常監(jiān)管環(huán)節(jié)文書的建立、歸檔及整理工作做實(shí)做透

司法局要求司法所分別建立社區(qū)服刑人員的日常報(bào)到記錄、電話匯報(bào)記錄、談話記錄、思想?yún)R報(bào)材料、教育學(xué)習(xí)記錄、社區(qū)勞動(dòng)記錄，人身危險(xiǎn)性評(píng)估、階段矯正評(píng)估等都要按時(shí)、詳實(shí)填寫，定期對(duì)社區(qū)服刑人員進(jìn)行走訪調(diào)查，根據(jù)社區(qū)服刑人員的不同個(gè)例建立矯正個(gè)案書，隨時(shí)調(diào)整矯正方案，及時(shí)更新社區(qū)服刑人員工作檔案，確保檔案時(shí)效性和真實(shí)性。

3.把好解矯關(guān)，確保檔案資料有始有終

對(duì)于即將解矯的社區(qū)服刑人員，司法局工作人員提前一月要求社區(qū)服刑人員提前一月寫出總結(jié)，并在解除矯正當(dāng)天出具由司法局蓋章的解除矯正證明書，進(jìn)而安排社區(qū)服刑人員及其矯正小組成員到司法所，進(jìn)行解除矯正宣告，將其納入安置幫教對(duì)象范圍。社區(qū)服刑人員解矯，整個(gè)工作檔案完成后，由司法所工作人員將工作檔案送至司法局，與執(zhí)行檔案正本合卷，副本由司法所自行銷毀。

（二）上下聯(lián)動(dòng)，確保社區(qū)服刑人員檔案完整性

檔案工作要確保做好銜接，信息互通，及時(shí)掌握第一手材料。對(duì)社區(qū)服刑人員執(zhí)行通知書等司法文書的回執(zhí)做到向法院立接收立反饋；每月與檢察院監(jiān)所科進(jìn)行社區(qū)矯正人員名單核對(duì)；每月將更新后的社區(qū)服刑人員的移動(dòng)手機(jī)號(hào)碼報(bào)送移動(dòng)公司，確保定位準(zhǔn)確。司法局對(duì)工作方法進(jìn)行了創(chuàng)新，每新接收一名社區(qū)服刑人員，向司法所發(fā)送一份回執(zhí)，由社區(qū)服刑人員將司法所蓋章的通知書存根送回司法局，確保人員報(bào)到率達(dá)到百分之百。每月及時(shí)與司法所核對(duì)社區(qū)服刑人員名單，與司法所及時(shí)對(duì)接社區(qū)服刑人員外出請(qǐng)假情況警告處分等事項(xiàng)的文書材料，上下銜接，左右聯(lián)動(dòng)，為社區(qū)服刑人員檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）建章立制，確保檔案規(guī)范性

1.注重培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升社區(qū)矯正工作人員檔案工作能力

2012年初《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》出臺(tái)后，面對(duì)嶄新的工作課題，司法局高度重視社區(qū)服刑人員檔案管理工作，認(rèn)真研究《煙臺(tái)市社區(qū)矯正實(shí)施細(xì)則》和《社區(qū)矯正執(zhí)法文書格式》，以及省廳、煙臺(tái)市司法局下發(fā)的各類文件，迅速落實(shí)了以下工作：首先，集中司法局社區(qū)矯正部門及全體司法所工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)社區(qū)矯正相關(guān)文件內(nèi)容，探索、研究、討論、學(xué)習(xí)了社區(qū)服刑人員檔案管理具體工作方法；其次加強(qiáng)司法局與司法所、司法局與兄弟縣市區(qū)司法局的交流探討，召開檔案專題會(huì)議，并請(qǐng)煙臺(tái)市局工作人員作指導(dǎo)，組織全體司法所工作人員專門培訓(xùn)社區(qū)服刑人員檔案的建立和管理流程；再次，針對(duì)社區(qū)矯正工作剛剛開展，社區(qū)矯正工作人員對(duì)這項(xiàng)工作還不夠熟悉的現(xiàn)狀，采用電話指導(dǎo)、交叉學(xué)習(xí)等方法，提高建檔水平，實(shí)現(xiàn)全市社區(qū)服刑人員檔案的統(tǒng)一、規(guī)范；最后，利用年中、年末考核的機(jī)會(huì)，在對(duì)檔案進(jìn)行逐人逐檔評(píng)查的同時(shí)，對(duì)檔案中存在的問題要求司法所進(jìn)行進(jìn)一步的整改，將工作檢查作為進(jìn)一步提升工作水平的機(jī)會(huì)。

2.做好制度建設(shè)，提升檔案工作規(guī)范化程度

為進(jìn)一步提高檔案管理的專業(yè)性，做到專人專崗專責(zé)，職責(zé)明確，司法局包括每個(gè)司法所均有專門的工作人員負(fù)責(zé)社區(qū)服刑人員檔案的收集和管理工作，杜絕檔案管理隨意性，逐漸形成了固定且又不乏創(chuàng)新的檔案材料收集流程，并進(jìn)一步健全、完善了檔案工作相關(guān)管理規(guī)定，形成了社區(qū)服刑人員檔案管理的五個(gè)專門制度。①檔案材料收集制度；②檔案材料整理歸檔制度；③檔案查閱制度；④檔案管理工作人員職責(zé)；⑤檔案保管與保密制度。五項(xiàng)制度覆蓋了社區(qū)服刑人員工作檔案材料的各個(gè)環(huán)節(jié)，真正做到有章可循，有制可依。

3.查漏補(bǔ)缺，做好社區(qū)服刑人員檔案的完善工作

在保證建檔率達(dá)到100%的同時(shí)，司法局社區(qū)矯正部門不定期對(duì)各司法所社區(qū)服刑人員檔案管理工作進(jìn)行抽查，定期對(duì)全市社區(qū)服刑人員檔案進(jìn)行逐人逐檔的專項(xiàng)評(píng)查，對(duì)檢查情況及時(shí)通報(bào)、限時(shí)整改、跟進(jìn)驗(yàn)收，通過查漏補(bǔ)缺來(lái)發(fā)現(xiàn)問題，努力確保社區(qū)服刑人員工作檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性。

總體而言，社區(qū)矯正工作在目前仍然處于摸著石頭過河的探索階段，作為記錄矯正工作過程的重要載體、矯正工作效果的有效體現(xiàn)——社區(qū)服刑人員檔案，其重要性不言而喻。當(dāng)前的社區(qū)服刑人員檔案管理工作雖然取得了一定成績(jī)，但由于作為社區(qū)矯正工作根本法的《社區(qū)矯正法》仍未出臺(tái)，以及新情況、新挑戰(zhàn)的不斷出現(xiàn)，社區(qū)服刑人員檔案工作尚存在很大的進(jìn)步空間，還處在“摸著石頭過河”的階段，任重而道遠(yuǎn)。作為一名司法行政系統(tǒng)的社區(qū)矯正工作人員，在不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)注重總結(jié)、查漏補(bǔ)缺，努力提升檔案工作管理水平，提升工作質(zhì)量，在“高墻外的刑罰”——社區(qū)矯正的陣地上發(fā)光發(fā)熱，真正把好非刑罰執(zhí)行關(guān)。