信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的應(yīng)用及價(jià)值

羅彬彬

（廣西梧州市紅十字會(huì)醫(yī)院，廣西 梧州 543002）

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值及其在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進(jìn)策略，以切實(shí)提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類(lèi)號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機(jī)。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價(jià)值及利用價(jià)值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項(xiàng)目。

1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對(duì)具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編研等一系列操作實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類(lèi)型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計(jì)算機(jī)程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時(shí)效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對(duì)電子文檔進(jìn)行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，與此同時(shí)，借助光盤(pán)、U盤(pán)等存儲(chǔ)載體，還可對(duì)電子文檔進(jìn)行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時(shí)效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應(yīng)用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過(guò)建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進(jìn)醫(yī)院各部門(mén)的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過(guò)程中，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)存在一定的問(wèn)題。只有加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視，不斷改進(jìn)，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效地應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時(shí)，也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`造成嚴(yán)重的不良后果，加之文件大多涉及內(nèi)容較廣，涵蓋方向較雜，需要工作人員及時(shí)更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問(wèn)題。電子文件需借由信息技術(shù)進(jìn)行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，時(shí)常會(huì)受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開(kāi)展。計(jì)算機(jī)開(kāi)放性的特點(diǎn)使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時(shí)，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，諸如計(jì)算機(jī)遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對(duì)文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問(wèn)題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應(yīng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應(yīng)用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個(gè)流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。醫(yī)院電子檔案管理體系應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的醫(yī)院電子檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)、發(fā)展，形成科學(xué)、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責(zé)任制體系，通過(guò)完善的管理制度、健全的管理機(jī)制，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過(guò)程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行掛鉤，提升管理人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實(shí)責(zé)任分工，明確檔案管理的責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實(shí)到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構(gòu)建行之有效的獎(jiǎng)懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的人員予以適當(dāng)?shù)亩酱伲诔浞痔岣呗毠へ?zé)任心的同時(shí)，增強(qiáng)其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要考慮當(dāng)前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準(zhǔn)備，保證有較高的性能，還應(yīng)便于反復(fù)修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時(shí)收集草稿性電子文件和輔助性電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺(tái)賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對(duì)醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時(shí)保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時(shí)效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，歸檔的范圍應(yīng)包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體電子文件，具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時(shí)間也需保證連續(xù)性，同時(shí)將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對(duì)濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長(zhǎng)時(shí)間保存過(guò)程中可能存在的儲(chǔ)存錯(cuò)誤，歸檔的電子文件應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對(duì)需要永久保存的電子文件，應(yīng)制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。

三是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案信息資料存儲(chǔ)的內(nèi)容，及時(shí)更新并補(bǔ)充信息內(nèi)容，滿(mǎn)足使用者對(duì)電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問(wèn)題及數(shù)據(jù)流失，可在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時(shí)，將系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機(jī)的整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化

檔案管理人員是開(kāi)展檔案工作的行為主體，通過(guò)建立檔案專(zhuān)家人才庫(kù)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)而使檔案人才培養(yǎng)模式進(jìn)一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓(xùn)手段得到廣泛利用，檔案專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價(jià)值。

一方面，通過(guò)考察、培訓(xùn)等培養(yǎng)教育方式，強(qiáng)化檔案干部培訓(xùn)，包括專(zhuān)業(yè)檔案理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的需要，并根據(jù)實(shí)際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，或是組織其外出學(xué)習(xí)考察，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理方面的新知識(shí)、新規(guī)定和新要求，還可邀請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家前來(lái)醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及研究成果，通過(guò)形式多樣的活動(dòng)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門(mén)需求的基礎(chǔ)上，正確高效地開(kāi)展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造人盡其才的積極氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自我提升。并將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中開(kāi)展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，使電子檔案管理的工作氛圍充滿(mǎn)活力和生機(jī)，這不僅能充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進(jìn)取，努力提升自身的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以滿(mǎn)足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結(jié) 語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時(shí)代發(fā)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點(diǎn)，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，從完善管理體系、建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實(shí)提升其利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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