中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)存在問題及對策

高歆蕊

一、采購業(yè)務(wù)存在問題

1.審批程序復(fù)雜，整體效率偏低

公司依照職能劃分各部門，對于生產(chǎn)效率的提高是有利的，但正因?yàn)槿绱?，將只能?xì)致準(zhǔn)確的劃分，易致使公司各部門之間協(xié)調(diào)能力低下，各部門互不相關(guān)各自為政。使各部門業(yè)務(wù)的交叉部分處于無人監(jiān)管也無人敢管的狀態(tài)，公司內(nèi)部“自私”風(fēng)氣見長，各部門為減少承擔(dān)責(zé)任而相互推諉，降低公司效率與利潤，影響公司運(yùn)轉(zhuǎn)。

2.采購模式選擇不夠謹(jǐn)慎

集中采購與分散采購是一個(gè)不可或缺的選擇，單純的某一種采購模式并不能滿足企業(yè)的需求。園林施工企業(yè)所需的材料多種多樣非常復(fù)雜，企業(yè)就需要對原材料所需的不同進(jìn)行選擇不同的采購模式。一些工程招標(biāo)過程中，本著低利潤打造樣板工程為目的，以只比成本價(jià)高一成的情況下招標(biāo)，卻未能成功獲得該工程，經(jīng)多方面調(diào)查究其原因亦是對采購模式分配不合理，沒有恰當(dāng)?shù)膶Ω髟线M(jìn)行分類及對其采購模式的選擇，使公司近乎不賺錢的成本價(jià)遠(yuǎn)高于中標(biāo)公司，降低了公司利潤，對公司競爭力與綜合實(shí)力造成影響。

3.采購流程存在漏洞

企業(yè)的采購路程過于繁瑣會(huì)降低企業(yè)采購效率，適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管審批流程，可以減少腐敗的發(fā)生幾率，然而過的流程，則會(huì)減緩企業(yè)采購效率，使員工之間推卸責(zé)任，且讓員工明顯的感覺到企業(yè)對自己的不信任感，降低企業(yè)團(tuán)結(jié)力。而企業(yè)采購計(jì)劃的不準(zhǔn)確也會(huì)給企業(yè)帶來不可估量的損失，中小企業(yè)采購種類翻多復(fù)雜，個(gè)項(xiàng)目之間所需的材料比重也各不相同，這就導(dǎo)致采購計(jì)劃更加的難制定，容易導(dǎo)致采購部門員工因懶惰而以過去的慣例對采購計(jì)劃進(jìn)行制定，因此而使企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

4.缺乏完善的供應(yīng)商選擇機(jī)制

中小企業(yè)或與一個(gè)供應(yīng)商長期合作，但缺乏監(jiān)管制度無法保證采購材料質(zhì)量，使供應(yīng)商易與投機(jī)取巧、以次充好。或公司無長期合作對象，原材料每次采購采取同樣的流程，臨時(shí)抱佛腳采購價(jià)格不一，且在對于供應(yīng)商選擇是，也只是經(jīng)過簡單的市場調(diào)研，各部門經(jīng)理簡單商議后呈報(bào)總經(jīng)理直接決定，最重要的決定指標(biāo)是單一的價(jià)格。由此使供應(yīng)商的選擇缺乏科學(xué)合理性，造成公司資源的浪費(fèi)。

5.權(quán)力過度下方，監(jiān)管力度過小

采購部經(jīng)理對本部門一切活動(dòng)具有決策權(quán)，但經(jīng)理分身乏術(shù)無法完成所有工作，因此采購部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)本部門內(nèi)部人員不同的分工及能力等因素，進(jìn)行工作的合理安排，將部分權(quán)力下放。但是，在權(quán)力下放的同時(shí)，亦加強(qiáng)監(jiān)管力度，在權(quán)利增大的同時(shí)承擔(dān)起相對應(yīng)的責(zé)任，既要給部門人員一定的自由，也要有相對應(yīng)的監(jiān)督防治腐敗。如公司近年來所用工具在固定數(shù)額以下的購買由采購部人員自行購買，因此在近幾年，工具上報(bào)的損壞率不斷提升，工具購買方面的支出也不斷提高，這就是明顯的權(quán)力下放的同時(shí)，缺少監(jiān)管機(jī)制而造成的腐敗現(xiàn)象，最后給公司造成了經(jīng)濟(jì)損失。

二、解決對策

1.優(yōu)化采購管理系統(tǒng)

通過一些中小企業(yè)現(xiàn)階段情況來看，在其供應(yīng)商管理，質(zhì)量控制等方面均需要改進(jìn)。將優(yōu)化采購系統(tǒng)流程為首要目標(biāo)，根據(jù)公司情況，將其中重復(fù)浪費(fèi)環(huán)節(jié)去掉，適當(dāng)是采購管理流程簡潔化。降低審批環(huán)節(jié)浪費(fèi)時(shí)間，對采購環(huán)節(jié)中物流進(jìn)行控制，降低在該環(huán)節(jié)所需資金介于運(yùn)輸時(shí)間。

采購組織應(yīng)由采購部門為主導(dǎo)，其他部門參與提出意見并提供所需的幫助，如若，各部門只是單純的“各司其職”，自掃門前雪，工程部只管工程，財(cái)務(wù)部只管財(cái)務(wù)，則公司很容易由于各部門協(xié)調(diào)不當(dāng)或缺少意見而決策不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失。

對各部門職責(zé)合理分配，將各環(huán)節(jié)細(xì)化分配到各人，且加強(qiáng)各部門之間交流共同協(xié)作，以保證采購環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。對采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，需根據(jù)本公司實(shí)際情況，進(jìn)行有側(cè)重點(diǎn)的設(shè)計(jì)創(chuàng)新、分清主次，由此才可使設(shè)計(jì)流程對公司是有益處的，而非倒使公司利益降低。

2.加強(qiáng)各部門職責(zé)意識(shí)

采購部經(jīng)理擁有決定權(quán)，對各環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌，是采購環(huán)節(jié)高效率運(yùn)作，加速企業(yè)發(fā)展。將對產(chǎn)品的需求與產(chǎn)品成本相結(jié)合進(jìn)行綜合分析，以提升產(chǎn)品價(jià)值的同時(shí)降低成本并滿足企業(yè)需求，使該工程所需的產(chǎn)品功能與產(chǎn)品價(jià)格多種組合之中，選擇最優(yōu)的方案，降低企業(yè)成本；工程部提供產(chǎn)品細(xì)節(jié)要求，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進(jìn)行審核是否符合要求，確保供應(yīng)商交付的產(chǎn)品符合工程需求；財(cái)務(wù)部在采購流程中提供相關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)，以防供應(yīng)商有機(jī)可乘，避免公司不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

3.建立供應(yīng)商篩選機(jī)制

供應(yīng)商的選擇對于企業(yè)采購管理系統(tǒng)來說是至關(guān)重要的，直接對企業(yè)工程質(zhì)量及工程成本造成影響。在供應(yīng)商的選擇中應(yīng)進(jìn)行靈活有珍貴性的選擇，進(jìn)行市場調(diào)研，多方面實(shí)力綜合對比，進(jìn)行實(shí)地考察，了解企業(yè)真實(shí)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、生產(chǎn)環(huán)節(jié)是否滿足企業(yè)需求，對供應(yīng)商企業(yè)全面考察、多方面了解；且選定多家備選供應(yīng)商，增加企業(yè)談判籌碼，以備企業(yè)從中選擇對企業(yè)所需產(chǎn)品而言，高質(zhì)量、低價(jià)格、綜合實(shí)力可完整提供所需產(chǎn)品的供應(yīng)商，避免因供應(yīng)商選擇失誤而給企業(yè)帶來影響，應(yīng)雙方互利互惠共同發(fā)展。

4.規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

注意公司企業(yè)內(nèi)部信息交流，保證信息準(zhǔn)確性與時(shí)效性，在充分調(diào)查市場并進(jìn)行實(shí)地考察，并建立暢通有效的市場信息渠道，了解其年度生產(chǎn)力與國家政策等，將市場變化考慮在內(nèi)，最后對各所需產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行預(yù)測，制定所需產(chǎn)品價(jià)格上限。

為防止人員徇私舞弊，因公司漏洞而中飽私囊，對公司錢財(cái)發(fā)生貪污行為，與供應(yīng)商相互勾結(jié)索取回扣，造成公司不必要經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險(xiǎn)；故對采購部門人員分工明確，進(jìn)行職責(zé)細(xì)化，明確采購人樂隊(duì)供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格規(guī)定采購質(zhì)量及采購價(jià)格，相關(guān)人員直接對其負(fù)責(zé)，層級之間互相監(jiān)督，由采購部門經(jīng)理對部門所產(chǎn)生的一切行為負(fù)責(zé)。

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