財(cái)務(wù)管理介入鐵路物資采購(gòu)合同事前控制探析

榮筱麗

【摘 要】鐵路部門(mén)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)部門(mén)，他對(duì)于人們的日常生活具有非常重要的影響。鐵路企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平對(duì)于鐵路企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的影響。財(cái)務(wù)管理介入鐵路物資采購(gòu)合同的事前控制能夠降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，減少采購(gòu)成本，對(duì)于鐵路企業(yè)的發(fā)展具有非常積極的意義。鐵路企業(yè)的物資采購(gòu)量非常的大，如果采購(gòu)合同事前控制水平能夠得到有效的提升，那么鐵路企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益會(huì)得到有效的提升。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)于合同的控制分為事先、事中、事后控制。事先控制的成本最小，效用最大，本文就針對(duì)財(cái)務(wù)管理介入鐵路物資采購(gòu)合同事前控制進(jìn)行有效的分析，希望能夠幫助企業(yè)提升財(cái)務(wù)管理能力，降低企業(yè)物資采購(gòu)成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)管理；采購(gòu)合同；事前控制

一、合同訂立的準(zhǔn)備階段

1.采購(gòu)業(yè)務(wù)預(yù)算與計(jì)劃管理

財(cái)務(wù)管理介入鐵路物資采購(gòu)合同事前控制需要對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行一定的預(yù)算，保證采購(gòu)活動(dòng)是企業(yè)必須考慮的內(nèi)容，如果采購(gòu)的物資都不是鐵路企業(yè)需要的，那么對(duì)采購(gòu)合同事前控制就沒(méi)有任何意義了。在采購(gòu)業(yè)務(wù)計(jì)劃的過(guò)程中采購(gòu)部門(mén)的人員應(yīng)該對(duì)為什么要采購(gòu)這些物資作出合理的解釋，讓財(cái)務(wù)人員能夠清楚地認(rèn)識(shí)到采購(gòu)是非常必須的。財(cái)務(wù)部門(mén)在看到采購(gòu)計(jì)劃單后，應(yīng)該及時(shí)地對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃單中的內(nèi)容予以確認(rèn)，并請(qǐng)管理者簽字同意，保證物資確實(shí)是企業(yè)需要的。財(cái)務(wù)管理部門(mén)需要在年初向采購(gòu)部門(mén)索要采購(gòu)業(yè)務(wù)預(yù)算書(shū)，這樣財(cái)務(wù)部門(mén)就能對(duì)未來(lái)需要采購(gòu)的物資進(jìn)行一定的了解，提前準(zhǔn)備資金，保證采購(gòu)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行。

2.標(biāo)的數(shù)量?jī)r(jià)款的約定

財(cái)務(wù)部門(mén)在確認(rèn)了采購(gòu)的必要性后，應(yīng)該對(duì)標(biāo)的的數(shù)量與價(jià)款進(jìn)行一定的約定，保證采購(gòu)總額企業(yè)自身能夠接受，不會(huì)由于采購(gòu)活動(dòng)影響了企業(yè)的正常運(yùn)行。財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該控制采購(gòu)的數(shù)量與價(jià)格。在保證物資質(zhì)量的前提下盡量降低采購(gòu)價(jià)格與采購(gòu)質(zhì)量，降低企業(yè)的物資采購(gòu)成本。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目的，財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)需要采購(gòu)的物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，保證采購(gòu)人員能夠在市場(chǎng)中采購(gòu)到物美價(jià)廉的物資。保證物資采購(gòu)合同的科學(xué)性、合理性。

二、對(duì)合同質(zhì)量條款的審查

1.對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的審查

財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查，保證在達(dá)到這一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，企業(yè)能夠有效地進(jìn)行生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)，保證鐵路企業(yè)的正常運(yùn)行。為了保證質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)，應(yīng)該對(duì)采購(gòu)物資的技術(shù)規(guī)格與指標(biāo)進(jìn)行了解，保證企業(yè)購(gòu)買(mǎi)的物資能夠被企業(yè)使用。在合同簽訂前應(yīng)該要求供貨方對(duì)物資的質(zhì)量提供保證條款，一旦質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)能夠第一時(shí)間找到供貨商獲得應(yīng)有的賠償，保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損失。

2.質(zhì)保期的約定

物資的品種不同，他的保質(zhì)期也不同，為了保證物資被合理利用不會(huì)在使用的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該對(duì)于保質(zhì)期進(jìn)行特殊強(qiáng)調(diào)，一方面要求供貨商提供可靠的保質(zhì)期限，在保質(zhì)期內(nèi)對(duì)物資的質(zhì)量作出合理保證；另一方面企業(yè)應(yīng)該對(duì)物資的使用進(jìn)行監(jiān)督管理，一旦物資過(guò)期，及時(shí)處理，不能影響鐵路企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)，保證鐵路企業(yè)使用的物資都是在保質(zhì)期內(nèi)。在合同中，應(yīng)該對(duì)保質(zhì)期作出明確規(guī)定，精確到分，防止設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題對(duì)時(shí)間的界定出現(xiàn)分歧，影響鐵路企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與正常的經(jīng)營(yíng)。

3.質(zhì)量保證金的約定

為了更好地維護(hù)采購(gòu)人員的經(jīng)濟(jì)利益，不斷地規(guī)范供應(yīng)商的相關(guān)行為，財(cái)務(wù)管理的過(guò)程中應(yīng)該在合同簽訂前，要求供貨商提供一定的質(zhì)量保證金，一旦質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，鐵路企業(yè)可以動(dòng)用保證金對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。通過(guò)約定保證金還能進(jìn)一步約束供應(yīng)商的行為，讓供應(yīng)商提高對(duì)質(zhì)量的重視，不至于向鐵路企業(yè)故意提供質(zhì)量有問(wèn)題的物資。在合同履行完畢，經(jīng)過(guò)技術(shù)部門(mén)的鑒定后，再返還保證金，保證鐵路企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化。

三、包裝的約定

鐵路專用物資具有非常強(qiáng)的特殊性，對(duì)于物資的包裝應(yīng)該有特殊的規(guī)定。必須要求供貨方嚴(yán)格按照我方要求進(jìn)行包裝，對(duì)于物資采取防雨、防潮措施，對(duì)于需要經(jīng)過(guò)多次搬運(yùn)的物資，需要采取防震措施，保證物資的安全性、完整性。對(duì)于一些易碎、有毒等特殊的物品要特殊說(shuō)明，保證物資能夠及時(shí)有效地運(yùn)到制定地點(diǎn)。保證鐵路企業(yè)正常運(yùn)行的同時(shí)，最大限度地節(jié)省運(yùn)輸費(fèi)用。

四、交貨相關(guān)約定

鐵路物資的內(nèi)容非常廣泛，因此對(duì)于交貨問(wèn)題應(yīng)該進(jìn)行不同的約定，針對(duì)不同的物資對(duì)于交貨方式、交貨時(shí)間都需要作出詳細(xì)的約定，保證交貨環(huán)節(jié)的安全性、及時(shí)性、有效性。在一般情況下，鐵路物資都不會(huì)規(guī)定確定的交貨時(shí)間，都是根據(jù)交貨地點(diǎn)，要求出賣(mài)人根據(jù)買(mǎi)受人的通知準(zhǔn)時(shí)交貨就行。對(duì)于交貨期限沒(méi)有特別嚴(yán)格的要求，一般都是規(guī)定一定的時(shí)間范圍，例如：10日內(nèi)交貨。在鐵路物資采購(gòu)合同中應(yīng)該有相關(guān)的規(guī)定，要求在幾日內(nèi)能夠完成采購(gòu)人的交貨要求，保證貨物及時(shí)送達(dá)，不影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，同時(shí)還能兼顧供貨方的經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)于不能及時(shí)交貨應(yīng)該規(guī)定相應(yīng)的懲罰條款，保證雙方都能很好地實(shí)現(xiàn)自身的需求，不因?yàn)榻回泦?wèn)題影響經(jīng)濟(jì)利益與可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)算的約定

1.結(jié)算方式的約定

應(yīng)當(dāng)使用對(duì)企業(yè)有利的采購(gòu)物資貨款結(jié)算方式，這樣可以提高企業(yè)現(xiàn)金使用率，節(jié)約財(cái)務(wù)成本，降低企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)。由于鐵路物資采購(gòu)的多樣性，這就使得所采購(gòu)物資分為充足物資和緊俏物資兩類。針對(duì)此兩類物資應(yīng)采取不同的結(jié)算方式。例如供應(yīng)充足的物資應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁d賬且規(guī)定物資賒賬期，這樣就可以有效降低企業(yè)財(cái)務(wù)成本。提高企業(yè)資金使用效率。對(duì)于市場(chǎng)上的緊俏物資和原材料，應(yīng)避免一次性支付貨物全款，盡可能的降低預(yù)付款比例。如支付全款或者預(yù)付款比例過(guò)高，就會(huì)使得企業(yè)資金壓力加大，進(jìn)而產(chǎn)生資金風(fēng)險(xiǎn)且容易造成企業(yè)在后續(xù)交易中處于被動(dòng)地位。在合同中貨款結(jié)算應(yīng)根據(jù)所到貨的實(shí)際數(shù)量計(jì)算，盡量避免提前支付貨款。應(yīng)當(dāng)在收貨方驗(yàn)收確認(rèn)并且收到貨款發(fā)票后進(jìn)行貨款的支付。

2.發(fā)票方式的約定

發(fā)票對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)而言非常重要，在合同簽訂前，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該對(duì)供貨方如何給我方開(kāi)具發(fā)票進(jìn)行明確的規(guī)定。對(duì)發(fā)票的開(kāi)具時(shí)間以及具體的稅率都要進(jìn)行明確的約定，運(yùn)輸費(fèi)用、安裝費(fèi)用不能在發(fā)票中體現(xiàn)，這些費(fèi)用都需要由供貨方負(fù)責(zé)。

六、運(yùn)費(fèi)及運(yùn)輸方式的約定

關(guān)于采購(gòu)物資的運(yùn)輸方式以及運(yùn)費(fèi)，應(yīng)當(dāng)在合同中做出明確規(guī)定。這關(guān)乎到企業(yè)的采購(gòu)成本以及物資的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。如果所采購(gòu)的物資由采購(gòu)企業(yè)承擔(dān)相應(yīng)運(yùn)費(fèi)以及負(fù)責(zé)運(yùn)輸，那么必然會(huì)使得企業(yè)的采購(gòu)成本增加，物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)上升。因此，在簽訂合同時(shí)應(yīng)盡可能地爭(zhēng)取，所采購(gòu)物資的運(yùn)輸以及運(yùn)費(fèi)由賣(mài)方負(fù)責(zé)，且選擇更加安全穩(wěn)定的運(yùn)輸方式，使企業(yè)的物資采購(gòu)成本得以降低，也進(jìn)一步規(guī)避因物資運(yùn)輸過(guò)程中所產(chǎn)生的物資運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。

七、定金的約定

根據(jù)我國(guó)的合同法規(guī)定，當(dāng)事人在簽訂合同的過(guò)程中應(yīng)該約定定金條款，保證合同的正常履行，如果合同不能按照雙方的約定履行，違約方應(yīng)該接受罰款，支付賠償金。這樣能夠很好地約束雙方有效地履行合同。作為購(gòu)買(mǎi)方，支付定金應(yīng)該謹(jǐn)慎。在合同中應(yīng)該明確規(guī)定定金的比例以及定金的支付方式。同時(shí)還要規(guī)定定金能夠作為還債或者罰息的抵債款。

八、總結(jié)

鑒于物資材料采購(gòu)所涉及面廣，且鐵路物資的采購(gòu)工作存在特殊性。采購(gòu)工作的正常進(jìn)行是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作正常進(jìn)行的保障。這就需要各個(gè)部門(mén)的配合，使得企業(yè)物資采購(gòu)工作正常進(jìn)行。但是在實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)人員對(duì)于合同的訂制主動(dòng)參與過(guò)少，往往只是在合同簽訂以后執(zhí)行其需要進(jìn)行貨款支付方面的工作，這就使得財(cái)務(wù)人員無(wú)法參與合同制定之前的工作，造成對(duì)于合同事前的監(jiān)管缺乏。所以針對(duì)以上情況，就要求財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極主動(dòng)的參與到采購(gòu)合同簽訂之前的工作中來(lái)，利用自身財(cái)務(wù)管理知識(shí)切實(shí)分析合同中所存問(wèn)題，做到采購(gòu)合同的事前管理，使得企業(yè)在物資采購(gòu)活動(dòng)的中的權(quán)益得到保障。

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