淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

晏宇星

摘 要：為適應(yīng)新時代發(fā)展需求，如何提升原有文書檔案管理工作效率，實現(xiàn)工作創(chuàng)新的當(dāng)代管理工作中一大重要課題。筆者從人員素質(zhì)、管理人員重視程度、相關(guān)制度完善這三個方面給出了他的解讀。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 人員素質(zhì) 重視程度 相關(guān)制度完善 創(chuàng)新

文書檔案管理，就是將單位的各種日常行政、黨務(wù)活動等進行完整記錄，歸納，匯總，保存，以便于為后期單位信息系統(tǒng)化、規(guī)范化管理提供保障的一項工作[1]。它在現(xiàn)在社會工作中起著舉足輕重的作用。然而隨著科技進步、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式已落伍，不能滿足新時代工作的需求。所以采用什么樣的方式才能行之有效的提高現(xiàn)有文書檔案管理水平，對應(yīng)對時代發(fā)展以及經(jīng)濟穩(wěn)步提升有著現(xiàn)實的意義。筆者從現(xiàn)有管理工作的不足入手，給出了相關(guān)管理工作創(chuàng)新的幾個建議。

一、現(xiàn)有文書管理工作的不足

1、從業(yè)人員素質(zhì)有待提升。文書檔案管理因其工作內(nèi)容繁雜，管理項目多樣，需要從業(yè)人員有足夠的相關(guān)知識背景、邏輯思維能力等職業(yè)素質(zhì)。但由于現(xiàn)在大部分企業(yè)沒有意識到文書管理工作的重要性，因此對于從業(yè)人員的要求不高，導(dǎo)致行業(yè)現(xiàn)有從業(yè)人員普遍存在文化程度不高、專業(yè)素養(yǎng)不足等現(xiàn)象[2]。這樣的從業(yè)人員無疑會阻礙單位在新時期的健康發(fā)展。所謂專業(yè)的人做專業(yè)的事，只有用對了人才，才能達到事半功倍的效果，想要提升現(xiàn)代社會文書檔案管理的創(chuàng)新工作，人員建設(shè)無疑是重中之重。

2.檔案管理工作遭遇忽視。經(jīng)過筆者對我國企事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企事業(yè)單位認為文書檔案管理工作是一種簡單機械的記錄、歸納的工作，實際意義不大，對于單位的重要性更是可有可無，因而在日常工作中從未對其給予足夠重視。這直接造成了該工作出現(xiàn)投入產(chǎn)出極不成正比的窘境，國家單位都在文書檔案管理上投入了很大的人力、物力、財力，但是收效甚微[3]。想要改變這一現(xiàn)狀，首先是要求各單位及時轉(zhuǎn)變思想，給予該工作它應(yīng)得的重視；其次要求各單位提升檔案管理意識，提高服務(wù)水平，通過加大對于現(xiàn)有檔案有效利用程度實現(xiàn)檔案管理工作存在的意義。

3.現(xiàn)有文書檔案管理制度存在很大漏洞。所謂無規(guī)矩不成方圓，現(xiàn)有文書檔案管理工作水平不高和其現(xiàn)有管理制服的嚴(yán)重缺乏有著不可分割的關(guān)系。我們說制度的缺乏并不是說沒有相關(guān)的管理制度，而是沒有合適的、能切實指導(dǎo)管理工作的相關(guān)制度。原有制度局限于制定時的特殊環(huán)境已不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會中文書檔案的管理工作，時代在不斷發(fā)展，制度卻從未改善這顯然是不對的。舉例來說：傳統(tǒng)制度注重記錄而輕視應(yīng)用，這就與現(xiàn)代社會要求用活檔案、活用檔案的要求相違背。再比如，傳統(tǒng)制度對于檔案的借還流程沒有完善的規(guī)定，這就不可避免的導(dǎo)致了部分文件的丟失，無疑對于檔案的完整性以及后期檔案的調(diào)用造成了很大的不便。

二、如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

1.提升從業(yè)人員整體素質(zhì)是實現(xiàn)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。任何工作歸根結(jié)底都是人的工作，只有將專業(yè)、合適的人放在合適的崗位上才能從根本上實現(xiàn)工作效率的提升。因此從業(yè)人員能力的提升是文書檔案管理工作水平提升的基礎(chǔ)。企事業(yè)單位可以從以下幾個方面實現(xiàn)人員能力的提升：（1）加強原有工作人員培訓(xùn)力度，使他們工作能力能得到顯著提升，同時通過培訓(xùn)等活動增強對從業(yè)人員對于該項工作重要性的有效認知繼而增強其工作積極性；（2）建立合理內(nèi)部晉升、激勵制度，通過績效獎金的形式提高從業(yè)人員積極性和薪酬，通過晉升渠道的明確完善員工的職業(yè)發(fā)展道路，對于長期穩(wěn)定員工工作態(tài)度，保持員工自發(fā)的上進心、責(zé)任心有著切實有效的作用；（3）有目的的引進高精尖人才，通過為團隊引入專業(yè)、新生代的血液，將時下最先進的技術(shù)也同時引入到團隊中，既能彌補老員工對于新鮮事務(wù)了解的不足，又能避免新員工對于事務(wù)性工作的不熟，從而完善團隊人員梯隊建設(shè)，實現(xiàn)整體工作質(zhì)量、效率的提升。

2.提高相關(guān)管理部門領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案管理工作本身及其作用的重視程度，是改變現(xiàn)有管理現(xiàn)狀的前提。一個管理工作的改善能否實施根本在于自上而下對于其看法是否一致，且主要是自上對于該工作的看法到底如何。原有管理方法不足以應(yīng)對現(xiàn)階段的工作需求是不可否認的事實，現(xiàn)階段文書檔案管理工作需要一個質(zhì)的改變。這就要求相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)有意識的加強學(xué)習(xí)，使自己的管理思路能跟上社會的發(fā)展步伐?；鶎庸ぷ魅藛T，應(yīng)及時全面的將現(xiàn)有工作中存在的問題向上一級進行反映，使管理層切實了解目前管理工作的不足，意識到改革的重要性、必要性，從而在政策、資源分配上能給予必要的支持，才能為文書檔案管理工作走向一個新的臺階提供必要的保障。

3.彌補現(xiàn)有文書檔案管理漏洞，完善相關(guān)管理制度。一個完善的文書管理制度不僅指明了文書管理工作的基本內(nèi)容、操作流程，更是從業(yè)人員的一個行為準(zhǔn)則，只有制度足夠全面、完善、細致，才能確保從業(yè)人員的工作事無巨細卻同時達到方向方法正確。這并不容易，但是必須要做。我們已經(jīng)意識到原有制度的諸多不足，主要是不適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展需要，那就應(yīng)當(dāng)對原有制度取其精華去其糟粕，將好的部分繼續(xù)傳承下來，不足的、不適應(yīng)現(xiàn)有情況的部分進行修訂，使其成為一個能夠切實指導(dǎo)現(xiàn)階段文書管理工作的行之有效的制度而不是紙上談兵。在修訂過程中尤其需要注意的以下幾個方面：（1）全面性：對于制度的各條款都需要進行整體的查看是否符合現(xiàn)階段的發(fā)展。（2）創(chuàng)新性：對于原制度中重記錄輕應(yīng)用的方面要進行創(chuàng)新，如何行之有效的對檔案內(nèi)容進行有效應(yīng)用，使得檔案內(nèi)容能夠為未來的發(fā)展提供參考是修訂過程的重中之重。（3）保護性：文書檔案凝聚著從業(yè)人員的辛苦工作，因此對于如何平衡檔案使用便捷性和檔案保管的安全性之間要有明確的界定。制度的完善是對于文書檔案管理工作的最后一道保障，可以確保從業(yè)人員在日常工作中能夠遵循基本的工作規(guī)定從而高效完成本職工作。

參考文獻

[1]楊爽.淺談新形勢下文書檔案管理的創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2016（2）：45-45.

[2]張才華.淺談文書檔案管理中的創(chuàng)新[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2016（28）：34-34.

[3]蘇小敏.淺析信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新[J].中國科技博覽，2015（40）：326-326.

[4]趙學(xué)軍.淺談如何作好文書檔案管理工作[J].經(jīng)濟，2016（3）：00273-00273.