高校圖書館采編業(yè)務外包環(huán)境因素及質量風險控制探析

唐燕

摘 要：采編業(yè)務外包是近年來圖書館外包業(yè)務中最廣泛的一種形式，以彌補內部人員不足、降低運營成本、提高工作效率等特點得到圖書館業(yè)界的采用。從采編業(yè)務外包形成的環(huán)境因素這一視角出發(fā)，介紹采編業(yè)務外包中所面臨的風險，并提出控制風險的可行性方案。

關鍵詞：采編業(yè)務外包；外包商；環(huán)境因素；質量控制

中圖分類號：G258.6 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）16-0180-02

隨著圖書市場的發(fā)展與書商服務的日趨成熟，圖書市場線上線下的激烈競爭迫使書商不斷創(chuàng)新，在圖書館服務方面衍生了大量的人性化服務，從簡單的手工加工到復雜的技術業(yè)務，書商不斷地優(yōu)化客戶服務，以提高市場競爭力。隨著編目工作規(guī)范化與標準化的推進及網絡技術的運用，業(yè)務外包服務快速地融入了圖書館的加工環(huán)境中。此外，CALIS、國圖等書目數(shù)據(jù)公共服務體系的相繼建立也為圖書館的編目業(yè)務外包提供了技術平臺。20世紀80年代，歐美、日本等國家圖書館已開始逐漸采用編目外包策略，21世紀初國內一些圖書館開始嘗試將部分業(yè)務轉給承包商或數(shù)據(jù)公司完成，至今采編業(yè)務外包在國內許多圖書館已得到不同程度的開展。

一、業(yè)務外包背景研究

第一，業(yè)務外包的概念。外包業(yè)務（Outsourcing）也稱資源外取，是20世紀80年代源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新的經營管理方式，是將一些傳統(tǒng)上由企業(yè)內部人員負責的非核心業(yè)務，以外加工方式發(fā)包給專業(yè)的、高效的產品（服務）提供商，以充分利用企業(yè)外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本，提高效率，目的是增強自身的競爭力[1]。業(yè)務外包既節(jié)省了企業(yè)內部的人力資源，又更加專業(yè)地完成了產品，既保留了核心業(yè)務，在技術上又區(qū)別于外包公司，企業(yè)將資源與人力集中于更加高端的技術領域，建立自己的競爭優(yōu)勢，為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展提供條件。外包業(yè)務開創(chuàng)了雙贏的局面，受到了多領域的認可。

第二，圖書館業(yè)務外包。圖書館業(yè)務外包（Library Outsourcing）是高校圖書館采編業(yè)務社會化發(fā)展的趨勢，是指圖書館利用外部的專業(yè)化資源，將一些非核心的、次要的或輔助性的業(yè)務以合約的方式委托外部服務機構辦理，以克服內部人員不足、降低運營成本、強化核心服務、提高圖書館服務水平[2]。企業(yè)外包模式為圖書館的業(yè)務社會化提供了新思路，為圖書館的發(fā)展開辟了新型的思維管理模式。圖書館業(yè)務外包最廣泛的是采編業(yè)務，中國知網（CNKI）知識服務平臺顯示，2005—2016年期間“采編外包”方面的論文191篇，編目外包論文348篇。通過知網平臺可知大范圍的采編業(yè)務外包文獻是從2005年之后開始投入研究，業(yè)務外包發(fā)展這十年里呈現(xiàn)快速增長趨勢。

二、采編業(yè)務外包形成的環(huán)境因素

高校圖書館采編業(yè)務外包的產生及快速發(fā)展，內在離不開編目工作的標準化和規(guī)范化的促進；外在圖書市場激烈競爭及網絡技術高度發(fā)達的背景下，書商已經把采編業(yè)務外包納入圖書館附加服務中，有能力也有時間完成外包服務。

第一，高校擴招及教學評估的需求因素。高校不斷擴招導致圖書館經費不斷增加，為圖書館帶來機遇的同時也增加了繁重的任務量，加之教育部對高校教學評估措施的推進，對生均紙質資源提出了明確的要求，圖書館為了經費的有效使用及評估達標而大量購進圖書，工作量劇增、編目人員卻沒有同步增加，大量圖書積壓待編，圖書館不得不考慮采編業(yè)務外包這條捷徑。

第二，回溯建庫的內需因素?；厮萁◣焓菆D書館的一項大工程，完成少則數(shù)十萬冊圖書的回溯建庫工作，只依靠館員大概需一年多時間，如此長的工期，若能外包給專業(yè)的圖書公司，不僅縮短了周期，還能提高工作質量，館員也有時間去完成更多專業(yè)領域的工作，節(jié)省了人力和時間，回溯建庫為業(yè)務外包提供了土壤。

第三，市場環(huán)境的影響因素。圖書市場已經從多年前新華書店為市場主導發(fā)展為多家書店共營的局面，加之網絡書店的崛起與快速發(fā)展，導致實體書店的銷售環(huán)境越來越不理想。高校圖書館是書商力爭的客戶，為了迎合客戶需求，書商打破了單一的銷售模式，借助網絡技術及圖書管理軟件，有效地將圖書銷售與配送相結合以獲取市場空間。這項增值服務受到了多數(shù)圖書館的認可，同時也為圖書館細化和深化自己的業(yè)務提供了有利的條件。采編業(yè)務外包以降低運作成本、提高工作效率的有效途徑正在被越來越多的圖書館所接納采用。

第四，技術日趨發(fā)展的環(huán)境因素。網絡技術的發(fā)展使得人們對數(shù)據(jù)資源共建共享的需求越來越迫切，針對圖書館信息化建設，各種書目數(shù)據(jù)中心應運而生。1990年起，北京等各地成立了本地區(qū)圖書館聯(lián)合采編中心，1998年隨著國家圖書館聯(lián)合編目中心和全國高等教育文獻保障體系的成立，采編業(yè)務社會化程度在不斷推進中。圖書館機讀目錄普遍采用的是MARC格式，這種統(tǒng)一的可供交換的數(shù)據(jù)格式以其規(guī)范性、專業(yè)性、標準性的特點為編目外包業(yè)務提供了技術平臺，書目數(shù)據(jù)共享在任何圖書館及軟件系統(tǒng)中都可以實現(xiàn)。

三、采編業(yè)務外包質量控制分析

（一）書商風險因素

由于市場客觀條件及圖書館自身需求的影響，選擇外包商時圖書館更多的是從資源范圍及供貨能力的角度去考慮，而外包項目的需求往往作為了次之條件。圖書供應商不僅能提供圖書采購的市場，還開辟了后續(xù)的數(shù)據(jù)提供和手工加工等針對圖書館的一站式需求服務，基本上已經占據(jù)了圖書館業(yè)務的外包市場。然而，圖書館和書商的最終目的不同，圖書館需要通過采編業(yè)務外包節(jié)約成本和人力資源，獲得產品服務最大化、效率最優(yōu)化；書商則希望采編業(yè)務外包這一附加服務成本最低化、利益最大化。在這種利益目的的驅使下，外包商有可能會向圖書館提供不充分或不真實的信息，使圖書館難以做出科學的外包決策。在履行合同時，圖書館無法觀察到外包服務商的某些行為或外部環(huán)境的變化，而外包服務商可能采取不利于圖書館的一些機會性行為，不誠實地追求自身利益最大化[3]。一旦受市場環(huán)境、成本上漲等因素影響，書商無法獲得計劃利潤時，有可能導致采編業(yè)務質量出現(xiàn)問題，從而影響?zhàn)^藏建設連續(xù)性和完整性。

（二）質量風險控制可行性方案

1.明確本館特點，制定可行細則。外包模式雖有共性，但也要根據(jù)本館的自身特點，明確采編業(yè)務外包的目的、范圍、形式、成本管理等具體問題[4]。每個圖書館規(guī)模、人員、特色等實際情況都有差異，在自身特點的基礎上制定本館的外包細則，核算成本管理等具體問題，不可模擬他館的外包模式，以免帶來不必要的風險。

2.對外包商進行合理評估。外包市場比較復雜，外包商的實力、水平參差不齊，其人員結構、技術水平、資金實力、市場信譽等對其工作、服務質量起決定性作用，也是業(yè)務外包成敗的關鍵。選擇合適的外包商，在確定外包商之前必須考察和調研，建立科學有效的外包商評估。了解外包商的信譽，考察其是否具有較高的誠信度；外包商是否具有以客戶為導向的服務理念；外包商的服務管理水平及員工素養(yǎng)是否具備可調整的靈活條件和良好的環(huán)境適應性[3]。慎重選擇外包商，是確保業(yè)務外包的基本保障，對外包商的合理評估是采編業(yè)務外包能否順利進行的基礎鋪墊。

3.合理招標，防止業(yè)務壟斷。高校圖書館多數(shù)是以招標的形式確定書商，外包業(yè)務已是書商的售后附加產品。加強對外包商的咨信調查，選擇多個外包商進行實地考察，綜合比較，價格及到書率，書商的規(guī)模及數(shù)據(jù)質量等都是待選的條件，多選幾家書商來防止業(yè)務壟斷，是圖書館采編業(yè)務外包成功的重要環(huán)節(jié)。

4.約束力較強的合同是采編業(yè)務外包成功的保障。業(yè)務外包無論從圖書館還是外包商的角度都是一個雙向增值的業(yè)務，雙方都可以在這個過程中獲取最大的收益。收益的本體不同，所以難免產生矛盾，因此簽署有效的合同約束雙方，保證各自的利益不受侵害，其中包括服務水平及標準等。合同內容要明確風險承擔、賠償責任及終止合同的權利及違規(guī)處罰條款，規(guī)定外包商應嚴格遵循并執(zhí)行的編目規(guī)范，要求外包商保證編目人員隊伍的穩(wěn)定性等[5]。合同中具有本館特色的分類等要求應明確成文，做到盡可能完備。后續(xù)的加工業(yè)務應有嚴格的細則規(guī)范，書商應對加工人員進行有效管理，保證書籍加工的統(tǒng)一性及外觀的標準化。

5.加強驗收，有效監(jiān)控。采購訂單與外包流程里的圖書是否一致，是驗收環(huán)節(jié)的第一步。書商以營利為目的，為了追求更大的利潤，一些書商會把未訂購的圖書混摻進來，驗收時必須嚴格控制書單的明細，杜絕此類事件的發(fā)生。除了核對清單的書目信息及價格外，還要對復本數(shù)等關鍵項目進行核對，對館藏章、條碼、書標等書籍必備的細節(jié)進行檢測，尤其是磁條的檢測必不可少，關系到入藏后圖書的安全管理工作。圖書館應保持對外包業(yè)務性能的隨時監(jiān)控，定期檢查。書目數(shù)據(jù)的審核要嚴格遵循標準，查重館藏數(shù)據(jù)，避免索書號有誤。

四、結語

外包業(yè)務的開展并不意味著采編業(yè)務的減負，而是開始了又一種更為復雜的管理模式，不僅擴充了工作人員及工作地點的管理，還要通過和外包商溝通達到最佳的工作效率。目前的圖書館業(yè)務外包模式比較分散，業(yè)務外包應通過建立行業(yè)性規(guī)范和標準化外包機制來有效管理，雖然業(yè)務外包有其特有的優(yōu)勢，市場需求也為外包行業(yè)提供了機遇，但外包行業(yè)的健康發(fā)展還需整個社會的監(jiān)督才能得以規(guī)范化運行。

參考文獻：

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[3] 鄧巖彬.高校圖書館采編業(yè)務外包研究[D].長春：東北師范大學，2007.

[4] 劉春杰.關于圖書館業(yè)務外包利弊的探討[J].河南圖書館學刊，2005，（3）：65-67.

[5] 陳新潔.圖書館編目外包質量控制與績效評價研究[J].圖書館論壇，2011，（4）：132-134.

[責任編輯 陳 鶴]