非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)管理研究

米靜

（中廣核管理咨詢（深圳）有限公司，廣東 深圳 518031）

[摘 要] 如今電子檔案中有許多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)因其自身的特點(diǎn)，具有較難管理的特征，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，而且具有較差的兼容性，所以做好非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)管理工作并不容易。本文對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行介紹，對(duì)管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)的方法和在管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，闡釋非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)管理措施，并對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行展望。

[關(guān)鍵詞] 非結(jié)構(gòu)化；電子檔案；數(shù)據(jù)管理；研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 097

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0182- 02

0 引 言

如今，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)電子檔案實(shí)行非結(jié)構(gòu)化管理是必然趨勢，國家也出臺(tái)了相應(yīng)政策進(jìn)行支持，現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展也為非結(jié)構(gòu)化電子檔案的管理提供了可能。對(duì)于在電子檔案管理中出現(xiàn)的難題，相關(guān)人員要積極采取有效方法進(jìn)行處理，不斷對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理進(jìn)行研究，以便促進(jìn)電子檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1 非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)介紹

電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式有多種形式，可將電子檔案數(shù)據(jù)分為結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化等。其中非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)是指存儲(chǔ)形式為文件或者文件夾的數(shù)據(jù)，而不是存放在檔案數(shù)據(jù)庫中，比如辦公文檔、視頻檔案數(shù)據(jù)等，人們?cè)谏钪惺褂玫腤ord文檔以及CAJ、JPG等格式的文本都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

2 生成非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)的方法

2.1 由辦公軟件生成

信息化技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展，通常電子檔案是由WPS等辦公軟件進(jìn)行生成并保存的。非結(jié)構(gòu)化電子檔案數(shù)據(jù)之所以會(huì)出現(xiàn)，主要是因?yàn)檗k公軟件在技術(shù)上要求不高，比如不需要專門人員進(jìn)行開發(fā)，運(yùn)行系統(tǒng)較完善等，使用辦公軟件可以存儲(chǔ)電子檔案，可以滿足部分地區(qū)對(duì)檔案管理的需求。我國對(duì)電子檔案也有固定的管理辦法，比如雙套制，阻礙了專門文檔管理軟件的發(fā)展。如今人們很容易擁有一臺(tái)電腦，互聯(lián)網(wǎng)也快速發(fā)展，有利于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的發(fā)展。未來電子檔案的數(shù)量會(huì)逐漸增多，發(fā)展非結(jié)構(gòu)化電子檔案可在一定程度上滿足社會(huì)發(fā)展的要求。

2.2 檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化

將檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化會(huì)提高檔案管理的效率，傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案并不利于進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)多以圖像文件形式進(jìn)行存儲(chǔ)。我國的檔案數(shù)量時(shí)比較龐大的，數(shù)字化檔案在檔案管理中所占的比例逐漸升高，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，便于生成和保存，也不會(huì)占據(jù)比較多的現(xiàn)實(shí)空間，對(duì)于如何做好數(shù)字化檔案管理工作，還需人們仔細(xì)研究非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理方式，找出最有效的解決辦法。

3 非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理中存在的問題

3.1 檔案信息易重復(fù)

由于電子檔案以文件形式進(jìn)行存儲(chǔ)，難以對(duì)電子檔案進(jìn)行分享，比如為了方便人們?yōu)g覽電子檔案。通常會(huì)采取PDF格式進(jìn)行存儲(chǔ)，但操作系統(tǒng)還會(huì)存儲(chǔ)Word中的文檔副本，文件系統(tǒng)難以對(duì)兩個(gè)文檔進(jìn)行分辨，經(jīng)過長時(shí)間后會(huì)使系統(tǒng)中存在大量的多余信息，對(duì)于這些非結(jié)構(gòu)化信息，系統(tǒng)難以對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，也無法將其刪除，對(duì)檔案信息的管理工作造成困難。

3.2 檔案數(shù)據(jù)兼容性較差

非結(jié)構(gòu)化電子檔案有較差的兼容性，比如以doc格式保存的文檔就只能用Word或WPS才能查看，對(duì)于PDF格式的文檔就無法用Word進(jìn)行查看，要使用專門的PDF閱讀器才能查看，即對(duì)于相應(yīng)的文檔必須采用與其相匹配的軟件才可進(jìn)行閱讀，如果應(yīng)用軟件出現(xiàn)升級(jí)情況，對(duì)于相應(yīng)文檔也會(huì)因版本不同而出現(xiàn)無法閱讀的問題。電子檔案形式多樣，對(duì)應(yīng)的軟件也有多種，盡管目前有ERMS被研發(fā)出來，仍無法解決兼容性問題。

3.3 檔案數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)性較差

系統(tǒng)難以對(duì)兩份非結(jié)構(gòu)電子檔案進(jìn)行有效辨別，相關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)中的檔案利用性較差，要想對(duì)電子檔案進(jìn)行利用，就要在電子檔案之間建立聯(lián)系。如今電子檔案特有的獨(dú)立性并不利于相關(guān)人員對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理，同一個(gè)部門的電子檔案需要放在相同的文件夾內(nèi)，如果放在不同的文件夾，系統(tǒng)就會(huì)分辨不會(huì)出哪些文檔屬于此部門，對(duì)管理工作帶來困難。

4 非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理措施

對(duì)于在管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案中出現(xiàn)的問題，要根據(jù)不同的環(huán)境選擇不同的解決方法。接下來就從非ERMS環(huán)境、ERMS環(huán)境等角度對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案管理措施進(jìn)行分析。

4.1 非ERMS環(huán)境中管理措施

相關(guān)人員在對(duì)非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時(shí)沒有采用erms標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)常采用文件夾管理方法，但使用這種方法難以對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理，針對(duì)這種情況可以采用虛擬文件夾信息分類和桌面搜索方法。首先采用虛擬文件夾信息分類方法，在Windows操作系統(tǒng)中，可以通過建立索引的形式對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案進(jìn)行管理，在虛擬文件夾中，人們可通過索引對(duì)電子檔案進(jìn)行查找，人們不必對(duì)電子檔案存儲(chǔ)在哪個(gè)硬盤中進(jìn)行了解就可得到想要的信息。如果在蘋果系統(tǒng)中，也可使用虛擬文件夾方法，可以采用TAG方法，對(duì)電子檔案使用顏色標(biāo)簽進(jìn)行分類，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行有效管理。但值得注意的是，可采用虛擬文件夾方法管理數(shù)量較少的電子檔案，如果電子檔案信息數(shù)量增多，會(huì)影響人們?cè)L問電子檔案信息的速度，文件系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間也是有限的，無法適用于數(shù)量較多的電子檔案數(shù)據(jù)。然后可采用桌面搜索方法，此種方法是被谷歌等公司研究出來的，使用此種方法可以對(duì)電腦中的所有信息進(jìn)行查找，比如網(wǎng)頁瀏覽歷史信息等，能夠有效對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案進(jìn)行管理。在使用桌面搜索方法對(duì)電子檔案信息進(jìn)行查找時(shí)要注意關(guān)鍵詞的建立，如果沒有關(guān)鍵詞，將會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描，掃描出來的信息也比較雜亂，所以要注意建立有效關(guān)鍵詞。

4.2 ERMS環(huán)境中管理措施

在ERMS環(huán)境中對(duì)檔案進(jìn)行管理可采用關(guān)系數(shù)據(jù)庫掛接非結(jié)構(gòu)化電子檔案方法和數(shù)據(jù)庫嵌入存儲(chǔ)方法。首先采用數(shù)據(jù)庫掛接檔案方法可以增加處理速度，比如對(duì)于圖像檔案來說，在數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)圖像位置、大小等信息就可以，圖像的主要信息還是保存在非結(jié)構(gòu)化文件中，較少占用數(shù)據(jù)庫空間。但是此方法仍存在一些問題，在查看電子檔案信息時(shí)還是要使用相應(yīng)的閱讀軟件，電子檔案的名稱和路徑要按規(guī)范格式保存，不要隨意變化，保證連接的順暢性，另外，在進(jìn)行全面搜索時(shí)，還要在ERMS中掛接文檔篩選器，否則不利于對(duì)非結(jié)構(gòu)電子檔案進(jìn)行篩選。然后還可采用數(shù)據(jù)庫嵌入存儲(chǔ)方法，即Blob技術(shù)，使用此種技術(shù)可提高文件鏈接的效率，比如Oracle的Blob類型。在數(shù)據(jù)庫字段中嵌入非結(jié)構(gòu)化文檔，相關(guān)人員可以對(duì)Blob數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集成，不必對(duì)非結(jié)構(gòu)化檔案信息進(jìn)行單一管理。使用Blob技術(shù)也存在一些問題，比如僅能搜索純文本信息，如果要搜索其他種類的信息需要依靠邏輯算法等，并且存儲(chǔ)多種二進(jìn)制數(shù)據(jù)還會(huì)占用較多的數(shù)據(jù)庫空間，對(duì)數(shù)據(jù)庫的運(yùn)行帶來壓力。

5 結(jié) 語

對(duì)非結(jié)構(gòu)化電子檔案信息進(jìn)行有效管理是社會(huì)發(fā)展的必然要求，人們要認(rèn)識(shí)到管理非結(jié)構(gòu)化電子檔案信息的重要性，積極發(fā)現(xiàn)在管理過程中遇到的重難點(diǎn)，并對(duì)其進(jìn)行研究，尋找解決辦法。相關(guān)人員要不斷研究電子檔案管理技術(shù)，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，使非結(jié)構(gòu)化電子檔案的管理往更科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展。

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