遠(yuǎn)程辦公：影響、挑戰(zhàn)與策略

杜盛楠++++張永軍

遠(yuǎn)程辦公概念誕生于上世紀(jì)70年代的美國(guó)石油危機(jī)時(shí)期，指一個(gè)地理上分布的組織，其成員在長(zhǎng)期的共同利益或目標(biāo)作用下，通過信息技術(shù)交流、協(xié)調(diào)他們的工作，即工作位置遠(yuǎn)離中央辦公室或生產(chǎn)設(shè)施，員工與同事也沒有個(gè)人接觸，但他們利用新技術(shù)能夠持續(xù)進(jìn)行溝通。與傳統(tǒng)工作方式相比，遠(yuǎn)程辦公依賴于一個(gè)完全不同的技術(shù)、組織形式與中央雇主相聯(lián)系，是允許員工使用一部分工作時(shí)間，利用信息和通信技術(shù)在遠(yuǎn)離中央工作集合區(qū)完成工作任務(wù)的一種新型工作安排方式，組織、位置和技術(shù)是構(gòu)成遠(yuǎn)程辦公的三個(gè)核心要素。

一、遠(yuǎn)程辦公的潛在影響

1.遠(yuǎn)程辦公對(duì)組織的影響。①提升企業(yè)效益。研究發(fā)現(xiàn)，選擇遠(yuǎn)離固定辦公場(chǎng)所工作的員工通常會(huì)比那些待在固定場(chǎng)所工作的員工有更高的主動(dòng)性和工作熱情。由于能更加靈活地安排工作時(shí)間，員工會(huì)表現(xiàn)出更高的工作效率和生產(chǎn)力，而這些都將直接影響企業(yè)的效益。Mann和 Holdsworth（2003）研究指出，通常情況下選擇遠(yuǎn)程辦公的員工為了證明遠(yuǎn)離集中場(chǎng)所辦公比在辦公室辦公更優(yōu)越，他們會(huì)更努力工作以提升企業(yè)效率。②降低企業(yè)成本。最初遠(yuǎn)程辦公的實(shí)施是為了減少通勤，節(jié)省成本和時(shí)間。辦公室辦公需要占用大量的場(chǎng)地、資源，產(chǎn)生較多費(fèi)用，而遠(yuǎn)程辦公則可以節(jié)約大量費(fèi)用，比如辦公場(chǎng)所的租用、購(gòu)買與折舊，相關(guān)的電費(fèi)水費(fèi)以及辦公場(chǎng)所的管理費(fèi)用、支付寫字樓或者辦公場(chǎng)所的維修費(fèi)用和日常開銷等；也可以節(jié)省員工上下班交通費(fèi)用和時(shí)間成本。Overmyer（2011）經(jīng)過數(shù)十年對(duì)分布式工作的研究發(fā)現(xiàn)，平均實(shí)現(xiàn)一個(gè)可持續(xù)遠(yuǎn)程程序可以使預(yù)期設(shè)施成本減少35%，培訓(xùn)成本下降25%。Mahler（2012）也曾指出遠(yuǎn)程辦公不僅能夠減少辦公室需要的成本，還可以節(jié)省時(shí)間和停車成本等其他費(fèi)用。③提升企業(yè)服務(wù)水平。遠(yuǎn)程辦公多元化的工作時(shí)間、地點(diǎn)組合，可以打破企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的時(shí)間、區(qū)域位置限制，提升企業(yè)服務(wù)水準(zhǔn)。越來越多的公司提供24小時(shí)服務(wù)，特別是機(jī)械化信息交換產(chǎn)業(yè)。研究發(fā)現(xiàn)，跨時(shí)區(qū)工作可以為工作流程和客戶服務(wù)提供更大的便利；微軟和甲骨文等公司可以提供橫跨世界的24小時(shí)辦公服務(wù)。④降低員工流失率。從傳統(tǒng)集中式到遠(yuǎn)程辦公方式的轉(zhuǎn)變，意味著工作條件、辦公環(huán)境更加現(xiàn)代、舒適，也說明組織的管理更加人性化，這對(duì)提高員工工作滿意度、降低流失率將起到不可忽視的作用。攜程網(wǎng)的實(shí)驗(yàn)表明，在9個(gè)月的時(shí)間內(nèi)，與在辦公室工作的員工相比，260名自愿每周在家工作四天的員工不僅業(yè)績(jī)?cè)黾?2.2%，離職率也下降了50%。⑤增加員工多種來源。遠(yuǎn)程辦公的選擇有助于企業(yè)擴(kuò)寬勞動(dòng)力來源。由于不太受工作時(shí)間、辦公地點(diǎn)的限制，允許員工根據(jù)自身?xiàng)l件選擇合適的工作方式，遠(yuǎn)程辦公可以吸引更多的候選人，豐富勞動(dòng)力來源。研究發(fā)現(xiàn)，遠(yuǎn)程工作增加了殘疾人就業(yè)率，吸引了那些需要承擔(dān)照顧孩子和老年人的員工。

2.遠(yuǎn)程辦公對(duì)員工的影響。①提高工作效率。不用每日乘車往返于住所與辦公室、工作時(shí)間靈活、穿著隨意，不受同事、領(lǐng)導(dǎo)和辦公室規(guī)范的干擾和約束，遠(yuǎn)程辦公打破了傳統(tǒng)朝九晚五機(jī)械式上班方式，更容易調(diào)動(dòng)員工的工作積極性、主動(dòng)性和投入程度，從而提高了工作效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，遠(yuǎn)程辦公人員的生產(chǎn)力往往提高30%-40%。根據(jù)一些抽樣調(diào)查的數(shù)字推算，當(dāng)雇員由在辦公室工作改為在家工作時(shí)，他們的有效勞動(dòng)時(shí)間由50%上升至89%，生產(chǎn)力大幅提升。②促進(jìn)工作-家庭平衡。上下班通勤時(shí)間減少、工作安排更加靈活，遠(yuǎn)程辦公可以為員工節(jié)省更多的時(shí)間，更好地應(yīng)對(duì)工作-家庭沖突，促進(jìn)工作-家庭平衡。比如，節(jié)省的上下班時(shí)間可以用于照顧老人和孩子，也可以處理如機(jī)器維修等各種緊急事件。同時(shí)，由于在家辦公更加靈活，在提高工作效率的同時(shí)也能讓員工更好地扮演家庭角色，維持融洽的家庭關(guān)系，進(jìn)一步促進(jìn)工作-家庭平衡。

二、遠(yuǎn)程辦公帶來的挑戰(zhàn)

1.遠(yuǎn)程辦公給組織帶來的挑戰(zhàn)。①公平挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)程辦公可視為企業(yè)對(duì)員工的一種彈性工作福利，但也可能誘發(fā)公平性問題。比如，一周三天遠(yuǎn)程辦公，員工在周一和周三請(qǐng)病/事假，毫無疑問，這將被其他人視為超長(zhǎng)的周末，容易造成組織中不同工作方式員工之間相互妒忌，甚至演化為更嚴(yán)重的人際敵視。此外，組織不清楚員工在遠(yuǎn)程辦公過程中受到的傷害是在正常工作中導(dǎo)致的，還是在其他非工作活動(dòng)中遭受的，因此在員工的補(bǔ)償性問題上難以確保公平性。②倫理挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)辦公室辦公中的領(lǐng)導(dǎo)視察、同事監(jiān)督不同，遠(yuǎn)程辦公所采用的互聯(lián)網(wǎng)虛擬技術(shù)將對(duì)人性帶來極大的考驗(yàn)，容易引發(fā)工作場(chǎng)所中偷懶、泄密和造假等倫理問題（Moon & Stanworth， 1997；Trevino et al.， 2014）。比如，由于缺少主管和身邊同事的指導(dǎo)與監(jiān)督，遠(yuǎn)程辦公可能會(huì)誘發(fā)素質(zhì)不高的員工實(shí)施更多的偷懶和網(wǎng)絡(luò)閑逛行為；由于缺乏必要的保護(hù)措施，遠(yuǎn)程辦公可能加劇組織數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)，造成人為泄密事件的發(fā)生；虛擬環(huán)境也可能促使員工實(shí)施更多的欺騙、造假、說謊話等不誠(chéng)實(shí)行為（Moon & Stanworth，1997）。③團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)。團(tuán)隊(duì)是當(dāng)前比較流行的工作方式。然而，遠(yuǎn)程辦公所強(qiáng)調(diào)的分散性、獨(dú)立性，必將對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作造成一定的沖擊。由于組織中很多創(chuàng)造性工作需要員工面對(duì)面交流、頻繁的溝通，這就要求員工更多采用集中辦公。遠(yuǎn)程辦公不利于信息交流、知識(shí)共享，及時(shí)通信技術(shù)也無法像面對(duì)面溝通那樣直接、高效，從而阻礙了員工之間的團(tuán)隊(duì)精神和協(xié)作，也會(huì)對(duì)員工的人際關(guān)系造成影響。④管理挑戰(zhàn)。為了更好地對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督和管理，遠(yuǎn)程辦公對(duì)管理人員提出了更高的管理要求。除了要掌握先進(jìn)的技術(shù)對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督以外，多種工作方式組合、不同員工時(shí)間和任務(wù)的安排、進(jìn)度的把控、溝通與反饋、緊急情況的判斷與處理、情緒的安撫等，都要求領(lǐng)導(dǎo)掌握更多的管理技能。Trevino等（2014）就指出各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要具有較高的管理才能，用來消除員工在遠(yuǎn)程辦公過程中的組織脫離感，員工只有和直接領(lǐng)導(dǎo)親密感較高時(shí)才能更好地完成工作任務(wù)。

2.遠(yuǎn)程辦公給員工帶來的挑戰(zhàn)。①心理挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)程工作者與同事/領(lǐng)導(dǎo)直接接觸較少，非正式交流機(jī)會(huì)有限，彼此之間難以建立社會(huì)情感鏈接，很容易產(chǎn)生隔絕感和陌生感；電子通訊工具缺乏豐富性和現(xiàn)實(shí)存在性，溝通成本高、時(shí)間長(zhǎng)，這也會(huì)給員工帶來一定的心理壓力。由于長(zhǎng)期不在辦公室辦公，游離于企業(yè)之外，員工缺乏與領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的感情溝通，不利于塑造企業(yè)文化，也難以培養(yǎng)員工的歸屬感。②干擾挑戰(zhàn)。不同于只有工作、領(lǐng)導(dǎo)和同事的辦公室辦公，遠(yuǎn)程辦公由于缺乏工作氛圍，各種隨機(jī)事件較多，導(dǎo)致員工很難杜絕其他非工作因素的干擾。③隱私挑戰(zhàn)。當(dāng)員工把生活和工作放在相同的物理空間，其心理和時(shí)間在家庭和工作之間的界限就會(huì)變得更加模糊，員工的個(gè)人生活和隱私難免會(huì)受到不同程度的干擾和侵犯 （Basile & Beauregard，2016）。由于新生代員工自我意識(shí)較強(qiáng)，很注重保護(hù)個(gè)人隱私，當(dāng)管理人員對(duì)他們進(jìn)行監(jiān)督時(shí)，員工的隱私權(quán)就難以保證，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致管理人員和員工的關(guān)系變得更加緊張。

三、遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)化策略

1.招聘/遴選高素質(zhì)員工。毫無疑問，高素質(zhì)員工是組織推行遠(yuǎn)程辦公的先決條件之一，員工素養(yǎng)的高低將直接影響遠(yuǎn)程辦公效果的好壞。鑒于此，組織可通過個(gè)性測(cè)試、情景模擬、評(píng)價(jià)中心等方式招聘高素質(zhì)的員工進(jìn)入企業(yè)。在自愿的基礎(chǔ)上，盡量遴選那些誠(chéng)信、自律、責(zé)任心高、積極主動(dòng)的員工參加遠(yuǎn)程辦公計(jì)劃。

2.加強(qiáng)對(duì)員工的監(jiān)督與管理。過往諸多事實(shí)表明，高科技企業(yè)似乎更適合實(shí)施遠(yuǎn)程辦公。為了提高遠(yuǎn)程辦公的效率，避免可能會(huì)出現(xiàn)的各種問題，組織需要不斷引進(jìn)和更新各種高科技，通過面部識(shí)別簽到、工作視頻直播、遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)監(jiān)控等各種視頻、文本和辦公軟件，加強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程辦公人員的線上監(jiān)督和管理。

3.定期召開正式和非正式會(huì)議。定期召開正式和非正式會(huì)議，有利于工作的安排與管理，對(duì)加強(qiáng)員工情感聯(lián)系，消除由此所產(chǎn)生的孤立感、排斥感也非常有幫助。實(shí)踐中，組織可每隔固定時(shí)間到單位召開工作例會(huì)。另外，利用周末、節(jié)假日組織各種聯(lián)誼活動(dòng)，強(qiáng)化員工的情感紐帶，減少職場(chǎng)邊緣化現(xiàn)象，提升員工對(duì)組織的認(rèn)同感和歸屬感。

4.營(yíng)造相互信任的組織文化。組織文化是一種行為場(chǎng)，規(guī)范和約束著員工行為。由于遠(yuǎn)程辦公難以實(shí)現(xiàn)線下監(jiān)督，組織是否擁有一種相互信任的文化顯得至關(guān)重要。當(dāng)員工與同事、領(lǐng)導(dǎo)和組織之間彼此信任，個(gè)體的工作態(tài)度和工作效率已無關(guān)于何種工作方式。即便是遠(yuǎn)程辦公，大家都會(huì)盡職盡責(zé)、相互配合，愿意為企業(yè)努力工作，多做貢獻(xiàn)。當(dāng)然，營(yíng)造相互信任的組織文化，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)公正無偏、言行一致，充分發(fā)揮模范帶頭作用，做一個(gè)受人尊重的誠(chéng)實(shí)型領(lǐng)導(dǎo)。

5.為工作設(shè)置固定的邊界。鑒于在家辦公會(huì)出現(xiàn)各種干擾，組織可在家中為員工構(gòu)建一個(gè)類似于常規(guī)辦公空間的區(qū)域，用以隔離家庭與工作事務(wù)。設(shè)置固定工作邊界需要組織投入一定的資源，比如在條件許可的情況下劃定一個(gè)獨(dú)立空間，配置必要的工作設(shè)施，要求員工在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成工作。研究發(fā)現(xiàn)，為員工設(shè)置固定的工作生活邊界，可以有效避免非工作因素的影響，讓員工工作更專心，不僅可以提高遠(yuǎn)程工作的工作效率，還能節(jié)約員工和企業(yè)雙方的時(shí)間。[基金信息： 河南省教育廳人文社科重點(diǎn)項(xiàng)目“多層次視角的倫理型領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工反生產(chǎn)行為的影響機(jī)制研究”（2016-zd-005）資助；河南省高等學(xué)校青年骨干教師資助計(jì)劃（2015GGJS-030）資助。]

（作者單位：河南大學(xué)商學(xué)院）