新形勢下如何做好公共資源交易檔案管理

宋偉

山東日照市公共資源交易中心

新形勢下如何做好公共資源交易檔案管理

宋偉

山東日照市公共資源交易中心

檔案是對所發(fā)生過的行為進行的真實的記錄，也是國家重要的信息資源。隨著時代的發(fā)展，公共資源交易檔案的管理與改革進程不斷加快，如何做好我國公共資源交易檔案的管理是我國檔案工作的重要內容，本文將論述如何在新形勢下做好公共資源交易檔案管理工作，進而為我國檔案工作的發(fā)展奠定基礎。

公共資源交易；檔案管理；招投標

近年來，由于經(jīng)濟建設的發(fā)展，公共資源交易項目越來越多，隨之帶來的招投標項目的檔案管理也越來越重，從硬件設施，到軟件上的管理，對檔案質量的要求不斷提高。盡管取得了一些成績，但是目前我們公共資源交易檔案的管理仍舊存在著一些共性問題。

一、新形勢下做好公共資源交易檔案管理的必要性

1.為交易提供可靠依據(jù)。公共資源交易檔案是讓調閱利用者認識和把握項目交易發(fā)展規(guī)律的鑰匙，檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)。它把不同交易項目的完整過程真實地記錄下來，使瞬間變成永恒，成為有關各方進行反復查考、利用和研究交易歷史現(xiàn)象、準確找尋交易是否依法依規(guī)完成的可靠依據(jù)。

2.使交易更加方便便捷。近年來國家對基礎設施方面的投入在不斷加大，地方政府對一些涉及民生等方面的投入也在加大，比如，道路建設、水利建設、土地整理、礦產(chǎn)交易等等，這些都納入了公共資源交易，這些交易涉及面廣，涉及資金數(shù)額大，涉及權益重。在管理上，就變的比較困難。但是，做好公共資源交易檔案的管理工作，就會做到事半功倍，特別是一些大數(shù)據(jù)的運用，直接加速交易的時間和空間。

二、公共資源交易檔案管理存在的問題

1.部門的管理難度大。首先，資源交易部門管理難度大，如今公共資源交易部門類型多樣、內部復雜，并且扮演著管理者和內部監(jiān)管的雙重角色，管理者有時會身在經(jīng)營管理中，很難真正發(fā)現(xiàn)公共資源交易檔案存在的問題，使對公共資源交易檔案進行監(jiān)督，使其失去本身應有的作用，使公共資源難以實現(xiàn)共享，使檔案的制作存在腐敗行為。其次，檔案的制作有著系列的流程，而監(jiān)管的失效一定程度上為某些單位進行不規(guī)范行為提供了平臺，一些檔案可能出現(xiàn)虛假情況，使公共資源的服務功能很難有效發(fā)揮。

2.管理機制不完善。管理機制不完善主要體現(xiàn)在體制上的管辦不分。我國相關規(guī)定說明政府采購、工程招標的監(jiān)管機構和執(zhí)行機構必須分開建立。但是由于我國目前體制還不是很完善，大多數(shù)的行政監(jiān)管部門與其監(jiān)督與其監(jiān)管的交易市場之前普遍存在著行政隸屬關系和經(jīng)濟關系。這種裁判員和運動員為一體的模式，沒有與之相對應的監(jiān)管機制，必能實現(xiàn)有效的制約，也不能體現(xiàn)制度的公平、公開、公正的原則。由于我國的公共資源都由政府統(tǒng)一管理，所以，各個行業(yè)的行政部門在遇到問題時往往都是從自己的利益出發(fā)，制定的政策制度也都是對本部門有益的，沒有考慮別的部門的情況，這就給腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生創(chuàng)造了非常大的機會。還有一些行業(yè)的主管部門領導人認為公共資源市場化配置后，自己手中的權力小了，本部門的利益相對也少了很多，給自己造成了很大的經(jīng)濟損失了權利損失，工作責任也變得輕了，對于公共資源的審核把關以及它的后續(xù)監(jiān)管工作就不是很到位了。

三、做好公共資源交易檔案管理的對策

1.明確立檔的責任人。檔案工作不容忽視，特別是一旦檔案出現(xiàn)問題，將對經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生不可估計的損失。所以，對責任人的確定非常重要。首先得確定一個主管檔案的領導，然后還要確定一名專門負責檔案工作的檔案員，也就是專職檔案員，做日常檔案的維護與管理，對檔案進行研究和分析，給經(jīng)濟建設提供給依據(jù)。所以，公共資源交易檔案工作，看著簡單，但是意義卻不簡單。并不是任何人都可以干得了的，干得好的。檔案室，要建設專門的檔案室，防水、防潮、防火、防蟲等設施一定要俱全。特別是溫度上的控制，也要跟上要求。有些紙質的檔案，隨著溫度的升高，會變壞。這些工作都得需要專門的檔案人員進行負責。所以，對檔案的管理，還要有明確的制度，借閱制度、管理制度等。通過制度來規(guī)范管理，通過制度來約束責任人、檔案員，來管理檔案的日常工作。

2.加強對檔案材料的管理。首先，規(guī)范收集檔案整理材料。按照公共資源交易檔案管理的要求，要確定哪些材料是必須歸檔的，而且歸檔的時間是多長。是永久還是長期還是30年還是10年等等。采取定期和不定期相結合的方式，及時將檔案資料收集、整理，并按標準要求對收集的檔案材料進行嚴格審核，確保材料真實、準確、完整。其次，標準整理檔案材料。對所有公共資源交易檔案編號，并在計算機上建立檔案名冊和目錄，依次將公共資源交易檔案材料歸類、入檔、裝訂，最后形成完整的案卷，并清楚標示順序號，以便于查找查閱。同時還要做好對檔案的再利用工作，及時服務與經(jīng)濟發(fā)展。

3.完善公共資源交易檔案管理機制。首先完善檔案管理機制。中心指定專人負責檔案管理工作，并制定出臺相關檔案管法。其次，狠抓流程和細節(jié)管理，切實提升檔案管理水平。一是注重加強業(yè)務學習。組織檔案整理人員和檔案管理人員認真學習最新出臺的檔案管理辦法，讓大家牢記制度要求，落實執(zhí)行。二是切實提高檔案規(guī)范性和完整性。對提交的業(yè)務檔案逐份核對；對擬歸檔檔案進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時要求檔案整理人員進行改正；同時總結梳理檔案整理中可能存在的漏洞，提高檔案資料的規(guī)范性和完整性。三是利用信息化技術，確保檔案管理及時到位。對檔案整理過程進行全流程跟蹤，對檔案涉及的相關人員，包括項目負責人、檔案整理人員、檔案管理人員等的檔案管理進度進行跟蹤問效。

加強對公共資源交易檔案的監(jiān)督，可以規(guī)范公共資源交易檔案過程的行為，完善社會主義市場經(jīng)濟體制的發(fā)展。公共資源交易本來就與廣大民眾的利益相關，而公共資源交易檔案是對公共資源行為進行的記錄，因此公共資源檔案進行監(jiān)督一定程度上也可以促使交易活動的公開公正。

[1]丘秀文.公共資源檔案管理研究[J].北京大學,2014年36期.

[2]戴子龍.公共資源交易檔案管理與監(jiān)管體系建設的聯(lián)系及存在的問題[J].經(jīng)營管理者，2016年第2期.