條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

楊洪鵬

山東招遠(yuǎn)市老干部活動(dòng)中心

條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

楊洪鵬

山東招遠(yuǎn)市老干部活動(dòng)中心

當(dāng)今時(shí)代是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，而信息技術(shù)的飛速發(fā)展也在很大程度上改變著我們的生活理念、工作和學(xué)習(xí)的方式，對(duì)于檔案管理工作亦是如此。而信息是世界經(jīng)濟(jì)網(wǎng)絡(luò)中流動(dòng)的血液，從某個(gè)意義上來(lái)講，信息決定著檔案管理工作的有效性。而當(dāng)今時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)有了新的內(nèi)容，不在是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)、備份，而是需要更加有效的提取和利用檔案信息，而本文主要研究的內(nèi)容時(shí)檔案管理中涉及到的條碼技術(shù)，分析了條碼技術(shù)的起源、種類，并就條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了較為細(xì)致的分析，闡述了在應(yīng)用過(guò)程中需要注意的問(wèn)題。

條碼技術(shù)；檔案管理；實(shí)際應(yīng)用；注意問(wèn)題

一、條碼技術(shù)的起源

條碼技術(shù)起源于20世紀(jì)中葉，是一種集合光、機(jī)、電和計(jì)算機(jī)為一體的高新技術(shù)，是一種將數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)采集并輸入計(jì)算機(jī)的重要方法和手段。現(xiàn)如今，條碼技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了30多年的發(fā)展，可以說(shuō)，自從條碼技術(shù)出現(xiàn)，在全國(guó)范圍內(nèi)得到了迅猛的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，有效的解決了數(shù)據(jù)采集中遇到的“瓶頸”問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了信息的快速、準(zhǔn)確的獲取與傳輸，這也是信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的基礎(chǔ)，也在很大程度上推動(dòng)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，包括商業(yè)貿(mào)易、物流、電子商務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域，同樣也是建設(shè)大市場(chǎng)、搞活大流通，促進(jìn)社會(huì)事業(yè)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量之一，也是行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要工具和手段之一。

二、條碼技術(shù)的種類

由上述簡(jiǎn)單的分析可知，條碼技術(shù)起源于上個(gè)世紀(jì)中葉，現(xiàn)如今已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展和日新月異，條碼也有了新的種類，并一直處于不斷完善和優(yōu)化升級(jí)的趨勢(shì)。到目前為止，條碼主要包括一維條碼、二維條碼、三維條碼三個(gè)類型。一維條碼就是我們常說(shuō)的條碼，包括Code39碼（標(biāo)準(zhǔn)39碼）、Code25碼（標(biāo)準(zhǔn)25碼）20多種，是一種集中集編碼、印刷、識(shí)別、數(shù)據(jù)采集和處理于一身的新型技術(shù)。而二維條碼也就是我們常說(shuō)的二維條碼，主要是利用特定的幾何圖案按照一定的規(guī)律在平面上分布的黑白圖形。相比一維條碼，其蘊(yùn)含的內(nèi)容更為豐富，在商品防偽、廣告推送、商品交易等各個(gè)方面都得到了廣泛的應(yīng)用。而三維條碼主要是在二維條碼的基礎(chǔ)上誕生的一種條碼技術(shù)，相比二維條碼，主要增加了色彩灰度和灰度，而這兩個(gè)要素的增加在很大程度上提高了條碼的存儲(chǔ)容量，有些三維條碼甚至可以承載下一首MP3或是一段小視頻的內(nèi)容。相信，隨著條碼技術(shù)的不斷發(fā)展，其可以承載的內(nèi)容將更為豐富，容量也會(huì)大幅度的增加。

三、條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，條碼技術(shù)能夠有效的控制檔案實(shí)體的位移。在條碼技術(shù)誕生之前，我們對(duì)于檔案在借閱過(guò)程中發(fā)生的位移情況主要是依靠手工登記的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)的，隨著檔案的增加，相關(guān)工作人員的工作量和工作難度可想而知。而條碼技術(shù)的有效應(yīng)用，就有效的解決了這一問(wèn)題，也就是說(shuō)在每本檔案按卷上都貼上一定的條碼，作為該案卷的檔案號(hào)。當(dāng)檔案離開實(shí)體的庫(kù)房時(shí)，就可以通過(guò)條碼查詢檔案所在地，在檔案供給利用者和返還檔案時(shí)都可以通過(guò)當(dāng)案卷的條碼來(lái)查詢，也就是說(shuō)可以通過(guò)條碼時(shí)時(shí)的跟蹤檔案的去向，這樣一來(lái)，當(dāng)歸還時(shí)，通過(guò)查詢也可以方便的將其放回原處。

第二，條碼技術(shù)能夠更好的管理檔案用戶。也就是說(shuō)，將檔案利用者的相關(guān)信息記錄到條碼數(shù)據(jù)中，管理者就能夠很方便的查詢到檔案利用者的信息，這樣一來(lái)，就在很大程度上提高了檔案的安全性，防止了不必要危害和風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

第三，條碼技術(shù)有助于檔案著錄信息實(shí)現(xiàn)自動(dòng)錄入。眾所周知，現(xiàn)如今，條碼技術(shù)已經(jīng)擁有了一維碼、二維碼、三維碼三種類型，一維碼能夠記載檔案號(hào)等少量的字符信息，二三維碼能夠在記錄一維碼所能夠記錄的信息之外，還能夠記錄檔案著錄及摘要信息等內(nèi)容，這樣一來(lái)，將條碼技術(shù)有效的落實(shí)其中，就能夠使得檔案在文件歸檔、檔案進(jìn)館等工作變得更為方便、快捷、科學(xué)，并能夠確保案卷在所有數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄實(shí)現(xiàn)一致性。

四、條碼技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用時(shí)需要注意的問(wèn)題

由上述分析可知，條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是一項(xiàng)十分專業(yè)和復(fù)雜的工作，而如何確保其實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化，就需要我們?cè)趯?shí)際應(yīng)用中注意以下幾個(gè)基本的問(wèn)題，具體內(nèi)容如下所述：

第一，要不斷的提高檔案管理人員的工作熱情和工作積極性。也就是說(shuō)可以通過(guò)不斷的培訓(xùn)，提高準(zhǔn)入門檻，制定相關(guān)的制度規(guī)范等方法來(lái)豐富檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備量和專業(yè)技能，讓相關(guān)工作人員能夠順利的應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)給其帶來(lái)的各種壓力和挑戰(zhàn)。

第二，要優(yōu)化自己的硬件設(shè)備，在信息技術(shù)不斷更新進(jìn)步的今天，為確保條碼技術(shù)能夠有效的應(yīng)用到檔案管理工作中去，并確保其取得良好的應(yīng)用效果，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，就需要我們能夠隨著時(shí)代的發(fā)展不但的更新既有的設(shè)備和技術(shù)，不斷的提高其實(shí)用性和適用性。

五、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，現(xiàn)如今，檔案管理技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，并實(shí)現(xiàn)了新的發(fā)展，尤其是在檔案名稱標(biāo)識(shí)、檔案分類等各個(gè)方面的價(jià)值都越來(lái)越突出，加上其容易識(shí)別、存儲(chǔ)能力強(qiáng)、制作簡(jiǎn)單等優(yōu)點(diǎn)更是使其更廣泛的融入到了檔案管理中的實(shí)際工作中去。相應(yīng)的，如何合理的應(yīng)用條碼及時(shí)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平也成為了需要我們行業(yè)工作人員不斷努力的方向和目標(biāo)，而隨著信息技術(shù)的日新月異，條碼的容量會(huì)繼續(xù)攀升，其重要性也將日漸突出，而作為行業(yè)工作人員我們必須加倍的努力，更細(xì)細(xì)致的研究和分析，以確保條碼技術(shù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大戶，幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。

[1]吳雁平.條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用情況綜述[J].檔案管理,2006,01：53-55.

[2]王文武.試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江史志,2014,22：83.

[3]李丹.試論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].赤子（上中旬）,2015,15：221.

[4]孟淑華.條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用及展望[J].辦公自動(dòng)化,2008,14：49-50.