事業(yè)單位干部的人事檔案依法管理問題分析

孫航

吉林省人口和計(jì)劃生育藥具管理中心

事業(yè)單位干部的人事檔案依法管理問題分析

孫航

吉林省人口和計(jì)劃生育藥具管理中心

事業(yè)單位是為人們服務(wù)，從事社會(huì)公益事業(yè)的社會(huì)組織，其干部人員較廣泛，需要注重干部的人事管理，依法管理才能對人才的調(diào)用，人才能力的評估與考察提供依據(jù)，下面文章就事業(yè)單位干部的認(rèn)識(shí)檔案依法管理問題進(jìn)行分析探討。

事業(yè)單位；人事檔案；管理問題

引言

事業(yè)單位人事檔案是專門用來記載和反映每個(gè)員工的個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位，建立起一套用來以后考察的文件資料。干部檔案管理需要根據(jù)實(shí)際的現(xiàn)狀提出科學(xué)合理的檔案管理對策。

1 事業(yè)單位干部的認(rèn)識(shí)檔案依法管理常見問題分析

1.1 事業(yè)單位干部自身意識(shí)沒有提高

大多數(shù)事業(yè)單位的干部自身對個(gè)人檔案也沒有引起必要的重視，當(dāng)檔案管理部門要求相應(yīng)的材料時(shí)沒有及時(shí)的做好整理和上交。干部的學(xué)歷、職稱、所獲獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)等都是需要提交到人事管理部門進(jìn)行登記和確認(rèn)的，若干部自身不及時(shí)提交這些材料，將會(huì)給檔案管理工作的展開造成很大的阻礙。另外，干部在填寫一些信息時(shí)存在內(nèi)容不真實(shí)的問題，例如事業(yè)單位每年的年末都會(huì)要求干部人員總結(jié)一年的工作，但大多數(shù)干部的總結(jié)主要是空話套話，沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，沒有真實(shí)全面的反饋?zhàn)约旱墓ぷ鬟M(jìn)度和內(nèi)容，導(dǎo)致人事部門無法通過這些材料及時(shí)了解干部的工作情況。

1.2 事業(yè)單位內(nèi)部人員能力有待提高

我國的事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員其文化素質(zhì)以及專業(yè)水平、專業(yè)技術(shù)等的方面都比較差。現(xiàn)在,很多事業(yè)單位的管理人員依舊采用舊的人事管理，這些管理辦法明顯已經(jīng)跟不上時(shí)代的需求。在現(xiàn)在，造成單位內(nèi)部人員管理效率低下主要有以下幾個(gè)原因：首先，管理人員不具備相關(guān)的管理水平，對管理的知識(shí)缺乏，在很多情況下都不能很好的完成工作；其次，人事管理是一個(gè)比較辛苦的工作，而許多單位對于人事管理的人力資源投入不足，使得管理工作進(jìn)行緩慢，無法保證和單位發(fā)展相協(xié)調(diào)；再次，單位高層對人事管理的重視不夠，沒有將很多單位管理的具體措施落實(shí)到位，導(dǎo)致人事管理混亂；最后，單位人事管理部門缺乏真正有專業(yè)知識(shí)的管理人才，一直依靠一些老的員工來進(jìn)行管理，這些老員工的能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)發(fā)展的要求。

1.3 事業(yè)單位干部人事檔案的審核不嚴(yán)

首先，歸檔材料中存在嚴(yán)重的信息不全的問題。第二個(gè)問題是記錄內(nèi)容的不真實(shí)、不準(zhǔn)確，尤其是干部的年齡、工齡、黨齡以及學(xué)歷這三個(gè)方面的內(nèi)容是造假最為嚴(yán)重的。最后是在檔案填寫過程中存在嚴(yán)重的不規(guī)范現(xiàn)象，例如對檔案的隨意涂改或是檔案沒有加蓋單位的公章等。這些問題的存在都會(huì)損害干部檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。

1.4 事業(yè)單位人事檔案材料不合格

人事檔案的相關(guān)材料必須認(rèn)真進(jìn)行制作，雖然檔案的制作材料不需要太多，但現(xiàn)在干部退休需要外借本人檔案，從此來看，還是有必要做好紙質(zhì)檔案的制作，也只有這樣才能方便進(jìn)行查詢。首先，要將眾多檔案按照部門或者年齡進(jìn)行認(rèn)真分析，在進(jìn)行管理和查詢檔案時(shí)才可以高效率的進(jìn)行工作，所以一定要把握好分類的標(biāo)準(zhǔn)，但是實(shí)際工作中這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的把握有一定的難度。第二，材料在制作過程當(dāng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是一些默認(rèn)的規(guī)則。

2 事業(yè)單位干部的人事檔案依法管理的有效措施

2.1 制定健全相關(guān)管理規(guī)范，加大執(zhí)法力度

要建立其嚴(yán)格的制度，使得一些不真實(shí)的檔案可以被及時(shí)的找尋出來，防止一些人員利用檔案做一些不正當(dāng)?shù)墓ぷ?，只有將干部的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真保管，做好相關(guān)工作，在干部的任用上才能合理。現(xiàn)在我國對一些干部的材料收集工作做的不是很好，也沒有和其他部門進(jìn)行過多交流，所以一定要在檔案管理工作中建立完善的機(jī)制，讓各個(gè)部門的人員可以經(jīng)常進(jìn)行聯(lián)系，多多進(jìn)行檔案工作的溝通，使得檔案材料更準(zhǔn)確規(guī)范。

2.2 更新意識(shí)，加大依法管理宣傳

人事檔案管理是一個(gè)單位的重要組成部分，它對于單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。所以無論實(shí)在管理還是制作中都要加大執(zhí)法宣傳，提高執(zhí)法力度。如果不能將本單位人員的信息進(jìn)行很好的管理，就可能導(dǎo)致內(nèi)部出現(xiàn)紕漏，影響單位的效益。所以，要加大對人事管理部門給予較多的投入，經(jīng)常進(jìn)行單位內(nèi)部的檢查，同時(shí)，也要加大對人事管理部門工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)制度，保證他們能在自己的工作崗位上更有效率的工作。

2.3 依法創(chuàng)新創(chuàng)新方法，創(chuàng)新服務(wù)

現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上有很多進(jìn)行人事檔案管理的軟件，操作方便，而且進(jìn)行信息的儲(chǔ)存和查找較為方便，所以要及時(shí)的培訓(xùn)檔案管理人員對軟件進(jìn)行了解和操作。嚴(yán)格規(guī)范一系列查（借）閱檔案規(guī)章制度，工作中一方面做到堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，做到手續(xù)不符、不全的一律拒絕接受。同時(shí)在進(jìn)行服務(wù)時(shí)要確保各項(xiàng)工作可以高效率進(jìn)行執(zhí)行，這樣進(jìn)行檔案管理工作時(shí)才能將各項(xiàng)工作做到位。

2.4 遵循法律嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對違規(guī)行為追究法律責(zé)任

人事檔案記錄了單位內(nèi)部人員的各種信息，這些信息代表了人員的身份。在單位發(fā)展過程中，要時(shí)刻將這些人員信息進(jìn)行及時(shí)的完善，因?yàn)殡S著社會(huì)的發(fā)展，許多人員的信息都會(huì)發(fā)生很大的改變，此時(shí)人事檔案的管理工作就要能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。一是為了能將各個(gè)人員的信息全面化，對于事業(yè)單位任用人才以及進(jìn)行內(nèi)部管理有很大的幫助；二則可以隨時(shí)對這些人員的人事檔案進(jìn)行審查，確定其真實(shí)性。

事業(yè)單位的人事檔案管理之所以會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的失真、缺失、管理不及時(shí)、檢查不全面等問題就是因?yàn)槿狈ν晟频臋n案管理制度。為此，人事管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)建立起科學(xué)完善的管理制度，在實(shí)際工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使得每個(gè)管理環(huán)節(jié)都有理可循。人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)必須做到科學(xué)統(tǒng)一，嚴(yán)格遵循國家的檔案法，若發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在工作中存在違規(guī)的行為則要及時(shí)的進(jìn)行懲處，杜絕此類行為的再次發(fā)生。尤其是對于那些隨意涂改、破壞干部人事檔案的行為應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)法律追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。

結(jié)語

綜上，隨著社會(huì)的發(fā)展，人事管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，干部的人事檔案管理也需要加大執(zhí)法力度，只有這樣才能對檔案進(jìn)行整理查詢，對檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

[1]李鵬.簡述人事檔案管理中存在的問題[J].科學(xué)中國人,2014（16）：45-45.

[2]張玉曉.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技,2014（1）：91-91.

孫航（1989-），女，漢族，吉林長春人，當(dāng)前職稱：助理館員，研究生，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。