黃文靜

廣州工商學(xué)院

試論高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升

黃文靜

廣州工商學(xué)院

高校的中心工作是教學(xué)，如果高校院系較強(qiáng)，那么就表示該院校的綜合實(shí)力較強(qiáng)，這對于高校的健康、可持續(xù)發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書是院系行政管理層的得力助手，在一些二級高校行政管理中扮演著重要的角色。然而，近年來，各個(gè)高校在發(fā)展過程中，對于院系行政秘書崗位設(shè)定不重視，所招聘的秘書來源多樣化，綜合素質(zhì)水平存在著很大的差距，這對于高校的發(fā)展來說造成了很大的影響。如何有效提升高校院系行政秘書執(zhí)行力已經(jīng)成為了高校在發(fā)展過程中所關(guān)注的重要話題之一?；诖耍疚膶Ω咝Ｔ合敌姓貢鴪?zhí)行力的提升進(jìn)行了簡單的研究。

高校院系；行政管理；秘書；執(zhí)行力；提升

前言

行政秘書主要負(fù)責(zé)管理層與教師之間的溝通、交流工作，為高職院校接下來所開展的教學(xué)活動提供了良好的保障基礎(chǔ)。行政秘書對于院系行政管理層的影響與院校的內(nèi)部架構(gòu)、自身綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能等方面來說起到了非常重要的作用。然而，行政院系辦公室事務(wù)的處理與行政秘書的決策執(zhí)行力有著非常重要的作用。因此，高校在發(fā)展過程中應(yīng)該提高對行政秘書培訓(xùn)、管理工作的重視，根據(jù)社會發(fā)展的現(xiàn)狀構(gòu)建出一項(xiàng)科學(xué)、合理的培訓(xùn)管理體系，提高對行政秘書培養(yǎng)工作的重視，只有這樣才能提升高校院系行政秘書的執(zhí)行力，為高校的健康、可持續(xù)發(fā)展提供良好的保障基礎(chǔ)。

一、高校院系行政秘書執(zhí)行力的內(nèi)涵

高校院系行政秘書的執(zhí)行力主要指院校在發(fā)展過程中行政秘書在院?，F(xiàn)有的管理模式中按質(zhì)按量地來完成各項(xiàng)工作，而這一種能力就是行政能力，對于高校的發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書的這種執(zhí)行力主要以管理執(zhí)行力為基礎(chǔ)，對于教學(xué)、科研等方面的執(zhí)行力相比存在著很大的差距，但是行政秘書在實(shí)際工作期間有著較強(qiáng)的凝聚力、戰(zhàn)斗力、競爭力等，可以有效地將院校行政管理層與教師群體進(jìn)行有效的連接，為院校所開展的各項(xiàng)工作任務(wù)提供良好的保障基礎(chǔ)[1]。

行政秘書的行政執(zhí)行力可以有效地對行政秘書崗位價(jià)值進(jìn)行評估，并通過直觀的形式將行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能體現(xiàn)出來。行政秘書作為一種具有較強(qiáng)關(guān)聯(lián)性的服務(wù)崗位，其在工作期間，行政秘書的主要工作責(zé)任就是為高校管理層與教師群體開展各項(xiàng)行政工作任務(wù)，比如說，常見的有文書起草、文件收發(fā)、函電處理等。另外，行政秘書在工作期間能否按質(zhì)量地完成工作任務(wù)已經(jīng)成為了評估行政秘書執(zhí)行能力的主要手段之一。因此，行政秘書在工作期間可以根據(jù)高校的發(fā)展現(xiàn)狀結(jié)合自身的工作能力將工作任務(wù)進(jìn)行合理劃分，只有這樣才能保證各項(xiàng)行政工作可以順利進(jìn)行下去。

二、提升高校院系行政秘書執(zhí)行力的重要性

隨著社會不斷的發(fā)展，我國經(jīng)濟(jì)水平逐漸提高，各個(gè)高校規(guī)模逐漸擴(kuò)大，教學(xué)形式也逐漸朝著多元化的方向發(fā)展下去，高校院系行政管理模式由傳統(tǒng)的金字塔管理模式逐漸轉(zhuǎn)變成矩陣網(wǎng)絡(luò)式管理，這對高校行政秘書的工作來說提出了全新的挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段，我國各個(gè)高校在發(fā)展過程中行政，秘書所開展的各項(xiàng)工作任務(wù)主要以辦公室中的瑣碎任務(wù)為主，這些工作任務(wù)的技術(shù)含量較低，對于高校的發(fā)展來說沒有起到任何決定性的作用，久而久之導(dǎo)致高校的管理人員對行政秘書的角色認(rèn)識不強(qiáng)，而行政秘書在不受高校重視時(shí)，也會慢慢地降低自身工作積極性，從而導(dǎo)致各項(xiàng)工作質(zhì)量與效率提不上去。因此，提升高校院校行政秘書執(zhí)行力已經(jīng)成為了高校在發(fā)展過程中所關(guān)注的重要話題之一。

三、提升高校院系行政秘書執(zhí)行力的有效對策

（一）強(qiáng)化行政秘書工作意識

高校院系行政秘書在開展各項(xiàng)工作任務(wù)時(shí)，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化與管理模式轉(zhuǎn)變，明確自身的角色位置，強(qiáng)化自身工作意識，只有這樣才能保證各項(xiàng)行政管理工作可以順利進(jìn)行下去。首先，行政秘書工作人員在工作期間強(qiáng)化自身的服務(wù)意識，并樹立牢固的“以人為本理念”，在為院校服務(wù)過程中，行政工作人員應(yīng)該懂得換位思考，并以謙虛謹(jǐn)慎、熱情服務(wù)等原則開展各項(xiàng)工作任務(wù)，提升自身的執(zhí)行力。其次，行政秘書在工作期間應(yīng)該強(qiáng)化自身的創(chuàng)新意識，根據(jù)高校對人才質(zhì)量需求開展各項(xiàng)工作目標(biāo)，做到與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能保證各項(xiàng)工作任務(wù)可以順利進(jìn)行下去，為高校的發(fā)展提供良好的保障基礎(chǔ)。比如說，行政秘書在工作期間應(yīng)該不斷地強(qiáng)化自身的團(tuán)隊(duì)意識，以大權(quán)為重開展各項(xiàng)工作任務(wù)，與行政管理工作人員溝通、交流，發(fā)現(xiàn)自己在工作期間存在的不足并制定有效的解決對策，保證所開展的各項(xiàng)工作任務(wù)都可以順利進(jìn)行下去[2]。

（二）提升行政秘書綜合素質(zhì)水平

行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能對于高校的發(fā)展來說提供了良好的保障基礎(chǔ)。因此，高校在發(fā)展過程中應(yīng)該加強(qiáng)對行政秘書的教育、培訓(xùn)、管理，對行政秘書進(jìn)行有計(jì)劃的管理，只有這樣才能提升院校的行政秘書的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識技能。在提升高校院系行政秘書執(zhí)行力時(shí)，高?？梢耘囵B(yǎng)行政秘書的創(chuàng)新意識，提升行政秘書的創(chuàng)新能力與創(chuàng)造性思維，保證高校院系的行政管理工作可以順利進(jìn)行下去。另外，高校還可以培養(yǎng)行政秘書敏銳的觀察能力，保證行政秘書在工作期間可以找出院校在發(fā)展過程中存在的不足，并及時(shí)為其制定有效的解決對策，提升高校院系行政管理工作質(zhì)量與效率。比如說，行政秘書在工作期間應(yīng)該合理利用高校的各種公文來開展各項(xiàng)工作任務(wù)，這不僅可以提升行政秘書在工作時(shí)的寫作能力，同時(shí)還能促進(jìn)高校行政管理層與教師群體的綜合協(xié)調(diào)能力。

（三）規(guī)范行政秘書工作流程

科學(xué)合理的管理規(guī)范體系對于提升行政秘書自身執(zhí)行力來說起到了非常重要的作用。因此高校院系行政秘書在工作期間應(yīng)該完全服從全局原則、法律法規(guī)原則、平等協(xié)商等原則，只有這樣才能保證所開展的行政管理工作可以朝著服務(wù)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化等方向發(fā)展下去，提升行政秘書的執(zhí)行能力。

具體來說，行政工作人員在工作期間應(yīng)該明確自身的工作責(zé)任，結(jié)合自身的工作能力、狀況等方面將行政管理的思想貫徹到行政管理工作中。其次，行政秘書在工作期間應(yīng)該把握住正確的與學(xué)校有關(guān)的政策體系，并嚴(yán)格遵守國家指定標(biāo)準(zhǔn)開展各項(xiàng)工作任務(wù)，提升行政管理工作質(zhì)量與效率。其三，行政秘書在工作期間應(yīng)該及時(shí)領(lǐng)會、服務(wù)學(xué)校院系領(lǐng)導(dǎo)人員的指揮命令，并以此為基礎(chǔ)規(guī)劃出屬于自身的行政工作目標(biāo)與方向。其四，行政秘書工作人員在工作期間應(yīng)該掌握正確的工作時(shí)間，并對所開展的各項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行管理，分清行政管理工作的輕重緩急，之后再為其制定有效的解決對策，保證在實(shí)際工作期間可以避免工作漏洞的出現(xiàn)。最后，高校在發(fā)展過程中應(yīng)該加快信息化平臺建設(shè)，根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高自身的自動化與智能化辦公水平。

（四）完善激勵(lì)機(jī)制

高校院系行政秘書的主要工作特點(diǎn)是以“幕后服務(wù)”為基礎(chǔ)開展的各項(xiàng)工作任務(wù)，對于高校的發(fā)展來說起到了非常重要的作用。行政秘書工作人員在工作期間付出的辛勞較多，但是得到的回報(bào)較少。如果高校在發(fā)展期間對于行政秘書付出的勞動成果不認(rèn)可，那么久而久之就會降低行政秘書工作人員工作積極性，這對于高校的發(fā)展來說造成了很大的影響[3]。要想從根本上解決這一問題，高校在發(fā)展過程中就應(yīng)該提高對行政秘書崗位的認(rèn)知，根據(jù)自身經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀制定出一項(xiàng)科學(xué)、合理的激勵(lì)管理機(jī)制，推出“目標(biāo)管理、考核嚴(yán)格、突出績效”等工作理念，加強(qiáng)對高校院系的行政秘書績效評估，推出獎(jiǎng)懲制度，為行政秘書提供更多的發(fā)展空間。比如說，當(dāng)秘書在工作期間出現(xiàn)不足，那么該制度應(yīng)該及時(shí)發(fā)出警告，找出行政秘書在工作期間存在的不足，并及時(shí)為其制定有效的解決對策。對于一些工作質(zhì)量、效率較好的員工來說，還可以提供物質(zhì)上與經(jīng)濟(jì)上的支持與鼓勵(lì)，從而激發(fā)員工工作積極性，提升工作質(zhì)量與效率。

總結(jié)

總之，高校院系行政秘書在高校的發(fā)展中起到了非常重要的作用。然而，現(xiàn)階段，行政秘書在實(shí)際工作期間面臨著眾多矛盾問題，主要體現(xiàn)在工作流程不完善、綜合素質(zhì)水平較低等。對于這些問題，高校在發(fā)展過程應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展需求探索全新的行政秘書隊(duì)伍發(fā)展與素質(zhì)提升途徑，并為其制定出一項(xiàng)完善的考核評價(jià)體系，為行政秘書的發(fā)展提供良好的保障基礎(chǔ)。本文對高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升進(jìn)行了簡單的研究。文中還存在著一定的不足，希望我國專業(yè)技術(shù)人員加強(qiáng)對高校院系行政秘書執(zhí)行力的提升的研究。

[1]梅萍.提升高校二級學(xué)院行政秘書工作執(zhí)行力的對策[J].渤海大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會科學(xué)版）,2015,04：159-160.

[2]李靜.論高校科研秘書工作職能和定位[J].黑龍江教育（高教研究與評估）,2010,10：49-50.

[3]徐瑩,陳楓,劉鄭一,喬麗清.高校外事工作存在的問題與工作創(chuàng)新淺談[J].才智,2012,27：251.

黃文靜（1987-），女，廣東佛山人，2013年畢業(yè)于澳洲西悉尼大學(xué)翻譯專業(yè)，就職廣州工商學(xué)院，碩士。