優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作探析

呂琳琳

遼陽市第四人民醫(yī)院

優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作探析

呂琳琳

遼陽市第四人民醫(yī)院

檔案編研是公立醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一，是一種主動提供檔案利用的方式，不但有較強的知識性與專業(yè)性，更是通過開發(fā)利用檔案資源服務(wù)于公立醫(yī)院物的建設(shè)與發(fā)展的重要手段。接下來就對優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作的重要性及具體措施進(jìn)行分析、探討，助力公立醫(yī)院提高檔案編研水平。

公立醫(yī)院；檔案管理；編研工作；優(yōu)化

檔案是公立醫(yī)院在從事醫(yī)療、行政管理、科研以及教學(xué)等活動時形成的、需要保存的歷史資料。檔案編研就是把零散的、靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)變成完整的、綜合的、可利用的、動態(tài)的檔案編研信息，促使檔案資源為醫(yī)療事業(yè)提供服務(wù)，意義重大。而如何優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作也就成為一項重要課題。

一、優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作的重要性

公立醫(yī)院是事業(yè)單位，往往有數(shù)千名職工，規(guī)模較大，每一年都要為社會大眾提供醫(yī)療、教學(xué)以及保健等服務(wù)，而為在政府、醫(yī)院、職工以及大眾之間做好政令暢通、相互推進(jìn)、上下聯(lián)動的工作，形成的檔案也相當(dāng)豐富。優(yōu)化檔案編研工作，提供針對性強、信息覆蓋面廣的檔案編研成果，這有助于公立醫(yī)院管理層做出正確的決策，有助于廣大職工與大眾查考，在公立醫(yī)院提高管理效率與服務(wù)能力的過程中發(fā)揮著積極作用。檔案編研工作不但能促進(jìn)公立醫(yī)院物質(zhì)文明建設(shè)，還有助于醫(yī)院加強精神文明建設(shè)，為公立醫(yī)院的發(fā)展保駕護(hù)航，優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作至關(guān)重要[1]。

二、優(yōu)化公立醫(yī)院檔案編研工作的具體措施

（一）進(jìn)一步規(guī)范公立醫(yī)院的檔案編研工作

規(guī)范檔案編研工作，改進(jìn)編研方式，這是公立醫(yī)院檔案管理的重要任務(wù)。一是制定編寫計劃，這是保證順利開展檔案編寫工作的重要環(huán)節(jié)，其內(nèi)容具體包括：編寫檔案資源的目的、題目、結(jié)構(gòu)形式、時間安排等，涵蓋資料的時間、內(nèi)容、范圍。二是收集檔案材料，科學(xué)選題，拓寬編研檔案的選題范圍，善于抓住焦點、熱點，做到優(yōu)化選題，保證編研出于公立醫(yī)院實際需求相符的成果。從庫房里選出初步選定使用的案卷，做好閱讀與摘錄工作，并收集相關(guān)的書刊、資料等，補充內(nèi)容，研究材料的真實性，再依據(jù)選題適當(dāng)取舍材料，從而科學(xué)界定檔案資料。三是保證文字與數(shù)據(jù)等檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、真實性，因為在檔案編研工作中難免遇到無法直接從公立醫(yī)院檔案中直接得到某個選題所需內(nèi)容的情況，需要檔案人員對檔案材料進(jìn)行細(xì)致而深入的研究、反復(fù)核實，尤其是在匯編公立醫(yī)院歷年基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，必須保證數(shù)據(jù)的完整與真實，禁止隨意增添，杜絕為了省事而主觀杜撰。四是公立醫(yī)院應(yīng)組織檔案人員接受培訓(xùn)，及時掌握其他醫(yī)院的發(fā)展動態(tài)，學(xué)習(xí)并借鑒其先進(jìn)的做法、經(jīng)驗，進(jìn)一步更新檔案編研工作理念與思路，提高檔案編研質(zhì)量，為公立醫(yī)院保留好珍貴史料，從而最大限度發(fā)揮出檔案編研工作的作用與價值，凸顯編研在公立醫(yī)院發(fā)展中的貢獻(xiàn)，推動公立醫(yī)院檔案事業(yè)的傳承及發(fā)展。

（二）在檔案編研成果中突出醫(yī)療衛(wèi)生特色

在開展公立醫(yī)院檔案編研工作時，主要的工作對象應(yīng)是醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案，要在醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)特色的突出方面狠下功夫，圍繞能反映公立醫(yī)院中心工作的業(yè)務(wù)編研檔案，增強檔案編研材料的實用性、專業(yè)性。這就要求檔案人員做好兩方面工作：一是掌握公立醫(yī)院中心工作，在安排檔案編研任務(wù)之前要摸清公立醫(yī)院利用檔案資源的需求趨向，科學(xué)選題，保證編研成果盡可能滿足公立醫(yī)院工作需要。只有掌握公立醫(yī)院的中心工作，檔案人員才能做到心中有數(shù)，不偏離檔案利用需求，為公立醫(yī)院開展中心工作服好務(wù)[2]。二是熟悉公立醫(yī)院各項業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容，即檔案人員要深入公立醫(yī)院的各個科室，增進(jìn)與醫(yī)務(wù)人員的溝通，了解其工作職責(zé)，熟悉醫(yī)療業(yè)務(wù)的內(nèi)容與流程，掌握醫(yī)務(wù)人員利用檔案資源的需求。檔案人員具體可在醫(yī)務(wù)人員借閱檔案時做好登記工作，發(fā)放檔案資源利用意見表，登記利用檔案資源的效果等，全面了解公立醫(yī)院以病人為中心開展救死扶傷工作的需求，確保檔案編研成果的專業(yè)性更強，更符合醫(yī)療業(yè)務(wù)需要。

（三）促進(jìn)公立醫(yī)院檔案編研工作的信息化

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，多媒體編輯技術(shù)使公立醫(yī)院檔案編研工作手段更為豐富，檔案人員可將部分檔案編研成果制作成多媒體光盤，依托計算機統(tǒng)一處理、存儲形式各異的信息，包括文字、圖像、聲音、視頻等，從而用多種形式表現(xiàn)同一事物，改變過去在公立醫(yī)院檔案編研工作中只能用單一的紙張文字形式表現(xiàn)材料的現(xiàn)狀，提高檔案資源利用率。長時間以來，檔案編研信息服務(wù)于用戶的方式都被局限于使用者到檔案館、檔案室借閱檔案，傳輸渠道相當(dāng)狹窄，即便檔案編研成果很優(yōu)秀，也很難被使用。公立醫(yī)院檔案編研信息時信息源的一種，傳輸渠道理應(yīng)多種多樣，包括發(fā)行聲像制品、播放廣播電視節(jié)目、咨詢檔案信息、電子網(wǎng)絡(luò)等，特別是快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它有機結(jié)合網(wǎng)絡(luò)傳播與檔案編研信息，促使公立醫(yī)院在傳輸檔案編研信息上有質(zhì)的飛躍。公立醫(yī)院也應(yīng)及時在互聯(lián)網(wǎng)上建立主頁，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布醫(yī)院檔案編研成果，共享檔案信息，形成檔案編研工作直接服務(wù)于公立醫(yī)院與社會大眾的新窗口，在節(jié)省檔案編研成果推廣成本的同時更廣泛地傳播檔案編研信息、更便捷地利用檔案編研信息，從而為公立醫(yī)院的發(fā)展以及社會大眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深入，公立醫(yī)院檔案編研工作迎來良好契機，只要檔案管理人員在公立醫(yī)院檔案編研工作中堅持便民與服務(wù)的原則，主動參與、勇于創(chuàng)新，就一定能編研出高質(zhì)量的、有較強實用性的優(yōu)秀作品，實現(xiàn)對檔案資源的充分利用，顯著提高檔案管理水平，從而全面助推公立醫(yī)院的物質(zhì)文明與精神文明建設(shè)，促進(jìn)公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[1]張英.關(guān)于做好醫(yī)院檔案編研工作的探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：91.

[2]郝飛.醫(yī)院檔案編研工作現(xiàn)狀與對策研究[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志，2016（05）：795-798.