杜文婷 河北省地礦局第三地質(zhì)大隊

對人事檔案管理工作改進策略的思考

杜文婷 河北省地礦局第三地質(zhì)大隊

人事檔案是對工作人員的身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等重要信息的記錄和保存，決定了一個人的退休金和養(yǎng)老金能否順利領(lǐng)取，也跟隨著工作人員的整個工作歷史。在當(dāng)今強調(diào)人才的時代中，對人事檔案管理工作進行就顯得很有必要，研究人事檔案管理工作的改進策略也具有十分深刻的現(xiàn)實意義。

人事檔案管理 問題 改進 策略

一、人事檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)階段，人事檔案管理工作雖然被不斷普及，但從整體上看，企業(yè)人事檔案管理工作還存在著一些突出的問題需要引起我們的正視，具體如下。

1.企業(yè)對人事檔案管理工作的重視力度不夠?，F(xiàn)階段，雖然社會在不斷強調(diào)人事檔案管理工作的重要性，但由于人事檔案管理工作是一種幕后工作，無法直接為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。長期以來，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都不能正確認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)為人事檔案管理工作只是簡單的復(fù)制和保存資料，是企業(yè)經(jīng)營的輔助工作，一味將發(fā)展中心和中心放在一些能直接給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的工作上，而忽略了對人事檔案管理工作的開展。正是由于領(lǐng)導(dǎo)階層的這種對人事檔案管理工作的忽略，才導(dǎo)致了從事人事檔案管理工作的員工責(zé)任意識不強，在日常工作中，將人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)為對資料的報關(guān)妥當(dāng)、不泄露個人信息、不丟失、方便查找等簡單層面。

2.人事檔案管理工作的交接不夠規(guī)范。在很多企業(yè)中，很多人事檔案管理工作的員工都不是專員，很多都是臨時過來協(xié)助的其他部門的人，加上人事檔案管理工作的人員流動性強，使得人事檔案管理工作的交接頻繁。頻繁的交接難度更大，但是工作人員僅僅把人事檔案管理工作當(dāng)作簡單的鑰匙傳遞過程，對工作上的任務(wù)交接不夠重視，往往抱著讓新員工自行摸索的態(tài)度一走了之，領(lǐng)導(dǎo)也不予重視。這就導(dǎo)致企業(yè)的人事檔案管理工作前后連接困難，降低企業(yè)的工作效率。

3.人事檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)不夠高?，F(xiàn)階段，人事檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)不夠高也是一個重要的問題。很多時候，人事檔案管理者都是兼管，很多人都只在短時間內(nèi)學(xué)習(xí)過一定的人事檔案管理知識但并沒有實戰(zhàn)操練過，甚至有一些完全是外行人就參與人事檔案的管理工作，他們對自己所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不熟悉，工作中甚至經(jīng)常出差錯，這常常導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量不夠高，無法為企業(yè)的發(fā)展推波助瀾。另外，有很多人事檔案管理工作人員雖然是專業(yè)出身，也有相關(guān)的工作經(jīng)驗，但他們在工作中卻常常表現(xiàn)出漫不經(jīng)心、消極工作的行為。這些都表明了人事檔案管理的工作人員整體的綜合素質(zhì)不夠高的現(xiàn)象。

4.人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施較落后。硬件設(shè)備是人事檔案管理工作得以高效開展的基礎(chǔ)，但從目前來看，很多企業(yè)的人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施還相對較為落后。比如，良好的工作環(huán)境對人事檔案管理而言是十分重要的，但很多企業(yè)人事檔案管理的工作場所卻十分狹窄，這在明明之中對人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量產(chǎn)生了不利影響。另外，存放人事檔案的一些櫥柜也十分老化破舊，常常引起引發(fā)蚊蟲、蟑螂破壞檔案的問題，甚至還因防盜工作做得不到位而導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象出現(xiàn)。還有一些企業(yè)所采用的人事檔案管理的計算機系統(tǒng)較為落后，影響人事檔案管理工作的高效進行。

二、改進人事檔案管理工作的具體策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高對人事檔案管理工作的重視。要真正改進人事檔案管理工作，需從轉(zhuǎn)變對人事檔案管理工作的認(rèn)識觀念入手。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需以身作則，從自己做起，學(xué)習(xí)人事檔案管理的基礎(chǔ)知識與重要性，在企業(yè)日常工作中，對人事檔案管理工作多進行宣傳工作，讓更多的員工認(rèn)識到人事檔案管理的重要性并參與其中。另外，還可以通過健全信息反饋制度，鼓勵員工為人事檔案管理工作提出寶貴的意見，最終促進人事檔案管理工作的順利開展，并推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.明確規(guī)范人事檔案管理的交接工作。為了更好地連接企業(yè)前后的工作，我們需明確規(guī)范人事檔案管理的交接工作。首先，要對舊的人事檔案進行全面的清查，準(zhǔn)確核對每本賬簿上的信息，對一些有疑問的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格的檢查；其次，要整理好被借出的人事檔案，前往催促并做足記錄；再次，當(dāng)人事檔案管理工作需要換崗時，需完整記錄下所交接的雙方名字、時間、地點，并要求雙方簽名，在獲得上級允許之后方可開始正視工作；最后，新老員工在進行工作交接時，可以讓新員工提前上班，和老員工共事一段時間，學(xué)習(xí)老員工的工作方法，完成工作交接的內(nèi)容之后，老員工才可離崗。

3.引進優(yōu)秀人才，加大培訓(xùn)力度。人是人事檔案管理工作的執(zhí)行者，人事檔案管理工作的有效進行需要掌握專業(yè)知識、有一定的工作經(jīng)驗、并且具備良好的耐心、細(xì)心和責(zé)任心的工作人員來完成。這就要求我們，要引進優(yōu)秀的專業(yè)人才，在招聘過程中，明確對人事檔案管理工作的學(xué)歷、工作經(jīng)驗和自我特點提出要求，拒絕一切半路出家的員工。另外，除了引進優(yōu)秀人才之外，由于時代形勢的變化之快，企業(yè)也不可忽視對這些人才的后期培訓(xùn)。企業(yè)需定期為員工提供學(xué)習(xí)課堂，讓學(xué)生參與到系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過程中來，促進自身進步。企業(yè)還需鼓勵員工養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣，不斷關(guān)注外界的發(fā)展，掌握順應(yīng)時代的知識，最終促進人事檔案管理的發(fā)展。

4.加大資金投入力度，加強人事檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。資金是解決人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后的有效手段，所以，我們必須加大對人事檔案管理的資金投入力度，讓人事檔案管理工作擁有強大的資金背景支撐以得到順利開展。第一，可以利用資金建設(shè)人事檔案存放的專室，且保障空間要足夠大，布局需合理科學(xué)，結(jié)合人事檔案的特點來設(shè)計，并在專室內(nèi)配置一些堅固的櫥柜，如不銹鋼柜子，還應(yīng)當(dāng)配備足夠數(shù)量的滅火器和保險柜，保證人事檔案的安全，同時，還需做好防潮、防腐蝕以及防盜工作，不能因為節(jié)約資金而省略這些步驟。

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