李世嬌

檔案是歷史的見證，是國家的一種寶貴財(cái)富，是一種重要的信息資源。檔案的服務(wù)作用發(fā)揮得如何，直接關(guān)系到黨的路線、方針、政策的貫徹落實(shí)，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的效率，影響到整個(gè)工作的全局。如何充分檔案的服務(wù)作用，更好地為貫徹落實(shí)黨的路線、方針、政策服務(wù)，為深化改革、擴(kuò)大開放、加快現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為黨委和機(jī)關(guān)工作服務(wù)，是擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)重要課題。本文試就發(fā)揮檔案的服務(wù)作用談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 檔案收集是發(fā)揮檔案服務(wù)作用的基本前提

首先，收集工作面對(duì)的是檔案材料的形成組織及個(gè)人。在開展收集工作時(shí)，除嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法規(guī)外，還必須考慮有關(guān)組織人員的需要、愿望和困難。使檔案接收人員與移交人員更好地進(jìn)行交流和溝通、相互理解、彼此協(xié)調(diào)、及時(shí)化解各種矛盾，促進(jìn)接收工作順利進(jìn)行。

其次，在檔案收集中工作中還應(yīng)注意，在現(xiàn)實(shí)工作中，我們經(jīng)常有許多應(yīng)當(dāng)收集的檔案未收集，或者已收集的檔案由于保管不善而受到損壞和丟失，因此造成檔案不完整。這就給各項(xiàng)工作造成損失。所以在收集文書檔案的同時(shí)，應(yīng)廣泛收集各種門類的檔案，如科技檔案、照片檔案、錄音、錄像檔案、實(shí)物檔案等。

最后，檔案部門要做好檔案的收集工作，就必須樹立較強(qiáng)的社會(huì)責(zé)任意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)到檔案收集，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，是為了更好地發(fā)揮檔案的作用，是實(shí)現(xiàn)檔案為全社會(huì)服務(wù)的先決條件。

檔案收集工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、涉及面廣，周期性長的工作，要求檔案收集具有高度的責(zé)任感 、廣博的知識(shí)面和較強(qiáng)的對(duì)外協(xié)調(diào)能力。檔案收集人員要有強(qiáng)烈的主人公意識(shí)。要經(jīng)常組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化。

檔案收集工作是一項(xiàng)與社會(huì)打交道的工作，要求檔案人員根據(jù)不同的收集對(duì)象制定有針對(duì)性收集的政策，采取行之有效的方法，做好每一次的檔案收集工作。

2 有效利用是發(fā)揮檔案服務(wù)作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

實(shí)踐證明，有效利用是全部檔案管理工作的主題，是發(fā)揮檔案服務(wù)作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

第一，它是實(shí)現(xiàn)檔案本身價(jià)值的需要。每份文件，不論其內(nèi)容是涉及政治的還是經(jīng)濟(jì)的，也不論是上傳還是下達(dá)，都包含一定的信息，因而也都有其自身的價(jià)值。而文件價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，取決于人們對(duì)文件的利用，利用是實(shí)現(xiàn)文件價(jià)值的必要途徑。近幾年，一些地方總結(jié)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)時(shí)，其中重要的一條經(jīng)驗(yàn)就是用足用活用好政策，講的就是充分利用檔案的問題，說明了文件得到充分利用，能夠創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

第二，它是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的需要。領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策，首先要吃透上情，了解下情，然后經(jīng)過深思熟慮，形成既體現(xiàn)上級(jí)指示精神，又適合本地實(shí)際的決斷。而上情下達(dá)，下情上傳，文件是重要的媒介。吃透上情，實(shí)際是吃透文件精神，了解下情，除了深入實(shí)際調(diào)查研究外，也主要是通過閱讀文件材料獲得的?？梢哉f，如果沒有大量的具有動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性、廣泛性的檔案文件作依據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)者的決策就會(huì)陷入空想，成為無源之水，無本之木。

第三，它是現(xiàn)代化建設(shè)的需要。當(dāng)前，我國的社會(huì)主義現(xiàn)代化建議進(jìn)入了一個(gè)非常關(guān)鍵時(shí)期，堅(jiān)持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)“的基本路線，進(jìn)一步深化改革，擴(kuò)大開放，加快經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)第二步戰(zhàn)略目標(biāo)，把建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義事業(yè)推向前進(jìn)，是全黨的中心任務(wù)。文件作為傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，實(shí)施黨和國家領(lǐng)導(dǎo)的重要工具，在現(xiàn)代化建設(shè)中具有特別重要的地位。現(xiàn)代化建設(shè)一時(shí)一刻離不開文件和檔案管理工作為之服務(wù)?，F(xiàn)代化建設(shè)任務(wù)越繁重，檔案管理工作就越要加強(qiáng)，以更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

3 規(guī)范化管理是發(fā)揮檔案服務(wù)作用的重要手段

規(guī)范化管理則是充分發(fā)揮檔案服務(wù)作用的一個(gè)重要手段。規(guī)范化管理工作抓好了，文件的有效利用就得到了保障，檔案的服務(wù)作用就得到充分發(fā)揮，因此，必須切實(shí)抓好檔案的規(guī)范化管理。

要建立健全規(guī)范化的規(guī)章制度。制度是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，是工作行為的規(guī)范。沒有制度就沒有標(biāo)準(zhǔn)，人們就無所遵循。檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要建立健全規(guī)章制度。這些制度主要應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：（一）檔案管理人員方面：檔案管理人員必須具備的條件、檔案管理人員工作守則、檔案管理人員管理規(guī)定等。（二）單位方面：主要是文件檔案室、文件柜等基礎(chǔ)設(shè)施的配備標(biāo)準(zhǔn)和領(lǐng)導(dǎo)分工及管理措施情況。（三）檔案運(yùn)轉(zhuǎn)方面：主要應(yīng)有收文、發(fā)文、傳閱、借閱、保管、立卷歸檔，清退銷毀以及保密等制度。同時(shí)，要通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，張貼上墻等形式，使制度了然于目，牢記于心，落實(shí)于行。

要建立健全規(guī)范化的檔案管理程序。檔案的傳遞辦理過程如同編好程序的計(jì)算機(jī)，必須按規(guī)定的程序進(jìn)行操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保證有條不紊，忙而不亂。檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。歸檔文件均應(yīng)制定具體的辦理程序和標(biāo)準(zhǔn)要求，為了使文件處理程序了然于目，還可把上述程序歸納制成示意圖，以便遵照?qǐng)?zhí)行。

建立健全規(guī)范化的責(zé)任考核機(jī)制。這是調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性，促使檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行制度、嚴(yán)格按程序辦文的關(guān)鍵一環(huán)。沒有考核這一環(huán)，就分不清好與差、勤與懶，也就產(chǎn)生不了動(dòng)力和壓力。檔案管理工作目標(biāo)責(zé)任考核一般應(yīng)包括以下幾項(xiàng)（一）考核內(nèi)容，重要考核制度和規(guī)范執(zhí)行情況、文件清退、歸檔、銷毀等安全保密和有效利用情況，業(yè)余培訓(xùn)與學(xué)習(xí)情況，領(lǐng)導(dǎo)重視與基礎(chǔ)設(shè)施建立情況等等。（二）考核辦法：制訂統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)要盡量量化。（三）獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。檢查考核的結(jié)果要予以公布，對(duì)好的單位通報(bào)表揚(yáng)，差的單位通報(bào)批評(píng)，有條件的單位還要與個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，形成一年獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的激勵(lì)機(jī)制。

4 樹立良好的服務(wù)意識(shí)

我們常常感嘆社會(huì)的檔案意識(shí)不強(qiáng)，影響了檔案工作的開展，可很少有人去反省我們自身的社會(huì)意識(shí)如何，服務(wù)公眾的意識(shí)、社會(huì)的檔案意識(shí)是相互依存、相互制約的，檔案部門只有樹立起良好的社會(huì)服務(wù)意識(shí)，才能做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價(jià)值。及時(shí)總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，做好服務(wù)。重點(diǎn)要看檔案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問題，取得了哪些社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益；看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準(zhǔn)確，檢索工具是否實(shí)用等。樹立檔案在公眾中的形象，從而激發(fā)廣大群眾現(xiàn)有和潛在的各種利用需求，才能達(dá)到充分發(fā)揮檔案價(jià)值的目的。