當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀及技術(shù)創(chuàng)新思考

摘 要：目前，信息化技術(shù)快速發(fā)展，并逐漸滲透到教育、醫(yī)療等各個行業(yè)領(lǐng)域。在信息化的影響下，檔案管理也需要不斷對其技術(shù)進行創(chuàng)新，才能實現(xiàn)長遠的發(fā)展。本文基于當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，著重探討了檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；技術(shù)；創(chuàng)新

隨著信息時代的快速到來，以多媒體技術(shù)為核心的現(xiàn)代化管理技術(shù)在各個行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)有的檔案管理模式與以往管理技術(shù)相比雖然發(fā)生了翻天覆地的變化，但是仍然存在著不同程度的問題有待改善。檔案管理不僅僅需要跟上時代的步伐，還要不斷進行創(chuàng)新，才能進一步完善檔案管理事業(yè)，以實現(xiàn)其長遠、快速發(fā)展。

1 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

信息技術(shù)的發(fā)展使當(dāng)前檔案管理工作取得了一定的成績，但是與國際水平相比，仍然存在著很大程度的差距。阻礙檔案管理事業(yè)發(fā)展的因素有很多，主要包括設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)不高、缺少創(chuàng)新精神等。要想使以上問題得到較好的解決，就必須切實加強檔案管理工作，并不斷進行技術(shù)創(chuàng)新。

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前，基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理松懈對檔案管理工作的現(xiàn)狀起到了明顯的阻礙作用。由于缺少資金，檔案管理工作配備的基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足時代發(fā)展的需要，檔案管理方案缺乏合理性等對檔案管理工作的效率與質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

部分檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，并沒有經(jīng)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，不能夠?qū)ο嚓P(guān)的專業(yè)知識進行較好的掌握。就檔案管理工作人員而言，必須要保持嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還要具備較好的服務(wù)意識，才能夠使檔案管理的價值有所提升。但是，有一部分檔案管理工作人員并沒有意識到這項工作的重要性，甚至誤解了檔案管理工作，進而制約了其工作效率與質(zhì)量。

1.3 缺少統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)

在實際的工作當(dāng)中，往往沒有指定統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致該項工作的質(zhì)量不高。制定較為完善的評價標(biāo)準(zhǔn)，不僅僅能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，還能夠在一定程度上提高工作人員的能力與水平。

2 檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的必要性

當(dāng)今社會屬于信息全球化社會，檔案管理實現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新是與時代發(fā)展相適應(yīng)的必然要求。要想實現(xiàn)市場經(jīng)濟的發(fā)展就必須實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。首先，實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新對做好檔案管理工作非常有利，能夠?qū)Ω鳈C構(gòu)做好其本職工作起到一定的促進作用。由于檔案上面記錄有每一個機構(gòu)的第一手資料，對其發(fā)展歷史與進程也有一定的記錄，因此，檔案管理是對各個機構(gòu)的歷史真實面貌進行記錄的一項重要工作。就每一個機構(gòu)而言，如果其檔案管理工作做好，則代表這一機構(gòu)的管理水平相對較高，其工作效率與質(zhì)量也會有所提高。實現(xiàn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新能夠為各部門從根本上解決檔案管理問題提供有利條件，另外，還能夠轉(zhuǎn)變管理人員的觀念。當(dāng)前，很多領(lǐng)域?qū)﹄娮訖n案不夠重視，主要是由于電子檔案機制自身也存在著某些問題。對檔案管理進行技術(shù)創(chuàng)新，對電子檔案歸檔、儲存等進行完善，并建立起健全的電子檔案管理機制，使管理工作人員能夠意識到電子檔案的優(yōu)點，進而改變其陳舊的觀念。檔案管理工作人員觀念的轉(zhuǎn)變對于實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展壯大具有重要意義。

3 檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

檔案管理技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)首先培養(yǎng)整體意識。在實際的檔案管理工作中，檔案來自于各個部門，其信息具有一定的交叉性，但是所有的檔案又屬于一個整體。因此在檔案管理技術(shù)創(chuàng)新過程中還要從宏觀上對檔案管理的整體性進行把握，才能使管理技術(shù)創(chuàng)新具有一定的科學(xué)性與有效性。另外，還要重視檔案的服務(wù)性，對檔案進行管理其根本目的是對檔案進行合理利用，并使其作用與價值得到充分發(fā)揮。注重檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的全面性就要更好的對檔案進行開發(fā)，使信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，進而對信息化的全面發(fā)展起到一定的促進作用。所以檔案管理技術(shù)創(chuàng)新必須確保其服務(wù)性，技術(shù)創(chuàng)新必須較為人性化，且能夠為檔案管理工作服務(wù)，才能夠與該項工作的需要相符，以實現(xiàn)其快速發(fā)展。檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 創(chuàng)新工作機制

相關(guān)研究表明，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著一定的弊端，因此對其進行創(chuàng)新與改進非常有必要。不僅僅可以從工作手段方面進行創(chuàng)新，還可以從服務(wù)類型與管理理念等多個角度進行創(chuàng)新。另外，在創(chuàng)新過程中還要遵循不復(fù)雜、不沉悶的原則。比如，在管理檔案工作形式時，我們可以對其進行分類。

3.2 創(chuàng)新管理思路

對管理思路進行創(chuàng)新主要可以表現(xiàn)為：①針對檔案工作建立起全新的概念，并對檔案信息進行整理與綜合，使其與檔案信息的廣泛需要相符合；另外管理還應(yīng)該向著更準(zhǔn)確、更嚴(yán)格的方向發(fā)展；②設(shè)置創(chuàng)新的思路。檔案管理工作在各個領(lǐng)域都發(fā)揮著舉足輕重的地位，這項工作能夠使經(jīng)濟、政治與社會事業(yè)之間的發(fā)展得到直接反映。因此，必須逐步明確檔案管理的價值，并對其相關(guān)的思想進行創(chuàng)新。另外，工作人員必須對檔案管理的過程、管理理念等進行清晰掌握，使其能夠立足于市場競爭當(dāng)中。

3.3 結(jié)合現(xiàn)代科技

檔案管理技術(shù)應(yīng)當(dāng)與目前先進的科技相互結(jié)合。相對而言，以往文件管理技術(shù)比較落后，檔案整理工作往往需要花費大量的時間和精力，工作相當(dāng)復(fù)雜，很多重復(fù)的勞動力對社會資源造成了極大的浪費。目前，計算機技術(shù)的快速發(fā)展使以往傳統(tǒng)的文件管理技術(shù)方式存在的缺陷更加明顯，因此，迫切需要使用電子檔案管理這種新型的方式來替代傳統(tǒng)檔案管理工作，并使其具備的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

3.4 創(chuàng)新技術(shù)

①使用移動互聯(lián)網(wǎng)及云計算服務(wù)等遠程文件，僅僅需要滿足在移動網(wǎng)絡(luò)條件或wifi環(huán)境下，并不需要下載與安裝文件，以自身的需要為依據(jù)將相應(yīng)的程序點開，就能夠直接完成遠程文件，進而使隨時隨地“歸檔”的目標(biāo)得以實現(xiàn)。②對實物檔案的存放進行管理。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域，RFID電子標(biāo)簽技術(shù)占據(jù)突出地位，該技術(shù)屬于一種無線通信技術(shù)，能夠?qū)Ω郊膶嶓w信息進行收集、整理、記錄并發(fā)送，即時距離較遠且并沒有接觸也能夠?qū)崿F(xiàn)。這種技術(shù)在環(huán)境較為惡劣的感知條件下較為適用且使用起來非常便利。通過這項技術(shù)，我們可以對文件的文件號、位置及時間等多種信息進行記錄。

4 結(jié)語

綜上所述，目前，社會經(jīng)濟快速發(fā)展條件下，機遇與挑戰(zhàn)共同存在。就檔案管理工作而言，必須在與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的基礎(chǔ)上，對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新，才能牢牢抓住機遇，以實現(xiàn)檔案管理工作的逐步發(fā)展與完善。

參考文獻

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作者簡介

李興容（1970-），女，土家族，重慶市黔江區(qū)人，大學(xué)學(xué)歷，檔案館員，主要從事檔案管理工作。