王昆

現(xiàn)今計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都已經(jīng)得到了廣泛運(yùn)用，且由于社會(huì)生活的擴(kuò)大化，導(dǎo)致社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的電子檔案大大增加。電子檔案是在信息化水平得到一定程度提高的產(chǎn)物，大大便利了社會(huì)生活中的檔案存儲(chǔ)工作。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理管理，使得現(xiàn)階段的電子檔案管理質(zhì)量得以顯著提升。本文主要分析了信息時(shí)代下電子檔案的管理工作，以期今后的管理質(zhì)量和管理水平得以提升。

電子檔案指的是在實(shí)際社會(huì)生活中產(chǎn)生的，具有一定保存價(jià)值的，且由計(jì)算機(jī)或其他載體記錄的的檔案。電子檔案所需要的存儲(chǔ)、形成以及管理工作都與普通的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方法具有一定差異，因此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需要對(duì)電子檔案管理工作深入研究，有效提高管理質(zhì)量。

1 電子檔案的優(yōu)點(diǎn)分析

1.1 減少檔案管理人員的工作強(qiáng)度

現(xiàn)今屬于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅為建檔歸檔工作提供了一種快捷便利的管理手段。而且還使得信息利用的途徑得以延展，消除了立卷歸檔工作以及檢索查找工作，使得檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度得到有效減輕，從而使得歸檔工作質(zhì)量以及檢索的速度得到快速提高，并且將文書(shū)檔案管理人員從簡(jiǎn)單的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)。當(dāng)文書(shū)檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化之后，就可以將按卷進(jìn)行的立卷歸檔工作，改為按件進(jìn)行的歸檔整理工作。這樣一來(lái)，其中較為集中的工作量就可被分散，從而使得立卷管理的水平得到有效提高，繼而達(dá)到歸檔管理工作的時(shí)效性以及效率性，在檢索的時(shí)候所花時(shí)間較短。

1.2 有利于文件的查漏補(bǔ)缺

以前所使用的文書(shū)立卷方法一般遇到文件收集不齊或在漏交歸檔工作時(shí)，要想進(jìn)行增補(bǔ)缺漏就需要進(jìn)行重新拆卷立卷。而將其改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的時(shí)候，文檔需要利用計(jì)算機(jī)按照文件件數(shù)進(jìn)行歸檔工作。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的好處在于可隨時(shí)對(duì)其中的缺漏處進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，且使得文檔不容易產(chǎn)生存積。這時(shí)，只需要按一下鍵盤(pán)，就可以對(duì)檔案目錄進(jìn)行修改，進(jìn)而達(dá)到目的。微機(jī)管理的效率高、用時(shí)短，可以給檔案管理人員節(jié)省大量的時(shí)間，進(jìn)而利用這個(gè)時(shí)間對(duì)自身的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高。

2 電子檔案的整理、開(kāi)發(fā)、利用

2.1 電子檔案的整理

在將存儲(chǔ)的電子文件轉(zhuǎn)化為電子存儲(chǔ)檔案之后，由于計(jì)算機(jī)可以按照實(shí)際需求將電子檔案所具備的單份文件進(jìn)行任何方面的分類(lèi)組合，從而使其成為自己所需要的案卷。因此，可以看出，案卷這一單位在這個(gè)過(guò)程中將會(huì)逐漸被淡化，取而代之的是文件這個(gè)保管單位。電子檔案的整理工作主要任務(wù)在于對(duì)光盤(pán)磁介質(zhì)進(jìn)行整理，也就是將原來(lái)的整理案卷轉(zhuǎn)化為整理光盤(pán)磁介質(zhì)。這種對(duì)接收到的光盤(pán)數(shù)據(jù)進(jìn)行排架、編目，或定期對(duì)電子文件保存系統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行定期備份，并同時(shí)對(duì)光盤(pán)開(kāi)展編目以及排架工作。

2.2 電子檔案的開(kāi)發(fā)、利用

電子檔案所具有的特點(diǎn)決定了電子檔案的開(kāi)發(fā)以及利用工作所產(chǎn)生的效果比傳統(tǒng)的檔案管理工作更方便，且效率更高、實(shí)用性也更高。首先，是對(duì)開(kāi)發(fā)平臺(tái)進(jìn)行有效選擇。電子檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是將各管理單位所收錄的數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)將其連為一體，從而使得數(shù)據(jù)資源共享程度更高。依據(jù)這種情況，應(yīng)該選用分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，并且，在檔案管理單位中可建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使得本地?cái)?shù)據(jù)可上機(jī)直接存取。這樣一來(lái)，既對(duì)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行節(jié)約，也使得各單位之間互訪數(shù)據(jù)的便捷性更高。其次，是對(duì)硬件的要求。各個(gè)檔案管理單位由于每天都要處理大量的檔案信息，且需要進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的互通，因此，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件也有一定的要求，否則計(jì)算機(jī)開(kāi)展的數(shù)據(jù)服務(wù)不能滿(mǎn)足實(shí)際需要。最后，是設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)模式。就設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)模式來(lái)說(shuō)，其工作的復(fù)雜性較高，設(shè)計(jì)的目標(biāo)既需要對(duì)當(dāng)前的需要進(jìn)行滿(mǎn)足，也需要對(duì)未來(lái)的數(shù)據(jù)需求進(jìn)行滿(mǎn)足。因此，數(shù)據(jù)庫(kù)需要具備良好的性能，且對(duì)其進(jìn)行的擴(kuò)充以及修改。在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份工作以及對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)中的故障進(jìn)行恢復(fù)的時(shí)候，為了防止系統(tǒng)故障對(duì)資源產(chǎn)生破壞，應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)被破壞后難以恢復(fù)。另外，還需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性進(jìn)行保證。電子檔案的有效利用需在充分保證數(shù)據(jù)庫(kù)安全性的基礎(chǔ)上進(jìn)行，這就需要用戶(hù)在使用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候可以提供一定的鑒別方法，并由計(jì)算機(jī)對(duì)其合法性進(jìn)行確認(rèn)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代下，電子檔案的出現(xiàn)必不可少，也是現(xiàn)今檔案管理工作中不可缺少的內(nèi)容。但由于電子檔案在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，受到外界影響較大，因此，在實(shí)際應(yīng)用中還需要對(duì)電子檔案管理以及利用技術(shù)進(jìn)行深入研究，以期實(shí)現(xiàn)高效、安全的電子檔案管理

目的。

（作者單位：重慶原鄉(xiāng)天頤置業(yè)有限公司黨政辦公室）