淺析電算化環(huán)境下的會計(jì)檔案管理工作

鄒洪偉

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代科技越來越多地應(yīng)用于社會生活的方方面面。財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域也不例外，電算化軟件的普及應(yīng)用為財(cái)務(wù)管理活動帶來了前所未有的廣闊前景，也為會計(jì)檔案管理工作增加了新的內(nèi)容。電算化環(huán)境，對會計(jì)檔案資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱利用等都有新的要求，廣大檔案工作者必須正確認(rèn)識，妥善應(yīng)對。

一、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)涵

電算化會計(jì)檔案，是指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、會計(jì)信息和計(jì)算機(jī)打印輸出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。具體包含：①由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及其他會計(jì)資料。這些打印輸出的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及其他會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。②以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)（會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會計(jì)資料或檔案保管。③會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會計(jì)檔案保管。

二、電算化會計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的手工記賬、登賬的紙質(zhì)會計(jì)檔案相比，電算化條件下的會計(jì)檔案管理必須要借助于計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)才能查看和取得，這是其特有的存在和存儲形式，在管理、保存的方式、方法上電算化會計(jì)檔案也相對復(fù)雜，需要關(guān)注的問題也更具有靈活性。例如，在信息的承載性方面，會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案的載體由原來的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的磁盤、光盤等電子介質(zhì)；在信息的安全性方面，通過電子介質(zhì)存儲的會計(jì)檔案除了要防范一般性風(fēng)險(xiǎn)之外，還要注重電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全。

會計(jì)電算化條件下的會計(jì)檔案管理，其特點(diǎn)可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)。一是電算化會計(jì)檔案的存儲介質(zhì)有所拓寬。電算化會計(jì)檔案不僅包含傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案，還包含大量的電子檔案。二是電算化會計(jì)檔案需要一定的軟硬件支持。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲在電子介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須要依靠特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)。三是電算化會計(jì)檔案查找方便。傳統(tǒng)會計(jì)檔案的存放占用空間大、保管難、查找數(shù)據(jù)難，會計(jì)電算化條件下信息存儲主要是通過電子計(jì)算機(jī)，占用空間小，保管易，數(shù)據(jù)查尋方便并快速。此外，隨著會計(jì)軟件的升級，企業(yè)應(yīng)更加關(guān)注新軟件對原有會計(jì)檔案的兼容性，即科學(xué)地管理電算化會計(jì)檔案。

三、加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理工作的措施

1.提高思想重視程度。會計(jì)人員一方面要大力宣傳國家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)全員的會計(jì)電算化檔案管理意識；另一方面，要積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會計(jì)檔案管理意識，使其高度認(rèn)識對電算化會計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，將會計(jì)電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排，給予電算化會計(jì)檔案管理工作開展必要的人力、物力、財(cái)力和政策支持。

2.完善硬件設(shè)施建設(shè)。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放庫房；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位業(yè)務(wù)實(shí)際的電算化會計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

3.健全各項(xiàng)管理制度。①建立電算化會計(jì)檔案的歸檔制度。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。②建立電算化會計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。③建立嚴(yán)格的利用制度。查閱會計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。④建立電算化檔案定期備份制度。定期將會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)上，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些電算化會計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞、丟失或無法讀取。⑤建立電算化會計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。

4.提升管理隊(duì)伍素質(zhì)。會計(jì)電算化不僅要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計(jì)的功能，還要有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須提高會計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。在加強(qiáng)對現(xiàn)有會計(jì)人員和會計(jì)檔案管理人員教育培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，要相應(yīng)增加檔案專業(yè)人才的數(shù)量，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)，電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以維護(hù)電算化管理系統(tǒng)的日常運(yùn)作。