新時(shí)期如何開發(fā)利用檔案信息資源

姜潮

【摘要】開發(fā)與利用檔案信息資源，是檔案工作的重中之重，是檔案收集整理工作的最終歸宿，只有加大開發(fā)檔案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息化；檔案的開發(fā)與利用

檔案作為重要的信息資源之一，伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，必然對(duì)我國的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法，尤其對(duì)檔案的開發(fā)利用來說，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)無疑為檔案部門和需求者開發(fā)利用檔案信息資源，開創(chuàng)了一個(gè)理想途徑。網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案信息資源開發(fā)利用有著深遠(yuǎn)的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中化，提高了整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全球化，對(duì)檔案資源的開發(fā)、利用既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的高效益，是當(dāng)前檔案工作的主要任務(wù)。

檔案信息化環(huán)境下開發(fā)利用檔案信息資源的建議。檔案資源信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的戰(zhàn)略要素。檔案信息資源的開發(fā)利用工作是一項(xiàng)長期的、緊迫的、艱巨的工作任務(wù)。開發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為利用者服務(wù)。在信息化實(shí)踐中，檔案部門是檔案信息資源的主要來源地，建立信息庫、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新的思維加大信息資源整合開發(fā)利用力度。

開拓思路，創(chuàng)新觀念，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案的作用和價(jià)值體現(xiàn)在利用上，只有通過檔案信息資源的開發(fā)利用，其作用和價(jià)值才能充分體現(xiàn)。為社會(huì)公眾提供有效的信息服務(wù)是信息時(shí)代的重要目標(biāo)之一，因此，必須形成一套切實(shí)可行的服務(wù)機(jī)制做保障。在服務(wù)方法上需要由被動(dòng)的等待服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)的上門服務(wù)，把檔案信息主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地送到用戶手中。在檔案信息資源開發(fā)與檔案用戶之間，建立起一種主動(dòng)適應(yīng)、自我調(diào)節(jié)的機(jī)制，從而為檔案用戶提供全方位的服務(wù)。在檔案信息資源開發(fā)與檔案服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向轉(zhuǎn)為內(nèi)外結(jié)合，打破傳統(tǒng)的封閉式的觀念，正確處理好開發(fā)利用和保密之間的關(guān)系，提高檔案的實(shí)用性和使用價(jià)值。此外在服務(wù)手段上要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源開發(fā)采用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)。

加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案資源的開發(fā)做好準(zhǔn)備。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力的有效措施，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保證，直接影響著檔案工作信息化的步伐。在信息資源不斷發(fā)展、人們對(duì)信息資源的需求越來越廣泛的條件下，檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的目標(biāo)管理，必須要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)搞好業(yè)務(wù)建設(shè)，更新觀念，打破傳統(tǒng)的管理模式，著力從思想上提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。

大力加強(qiáng)檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息數(shù)字化。用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。

豐富電子檔案館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案館應(yīng)加大館藏建設(shè)力度，優(yōu)化和豐富館藏，努力提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量。數(shù)字檔案館通過館藏檔案數(shù)字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫，構(gòu)筑一個(gè)多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫群，并

通過多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，用戶可以不受時(shí)間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準(zhǔn)確地從網(wǎng)上利用各種檔案信息資源。

檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高開發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過有關(guān)信息的收集、匯總、分析和加工，及時(shí)地了解與掌握社會(huì)需求，及時(shí)地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，盡可能全面、迅速、準(zhǔn)確地把有效信息傳輸給社會(huì)，既是大力開發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資源為社會(huì)各方面服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。

加強(qiáng)檔案信息人才培養(yǎng)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者的要求也越來越高。除了要掌握熟練的專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，需要檔案工作者充分發(fā)揮信息管理者、資源開發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開發(fā)檔案資源，提高檔案自身資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，提高檔案工作者的素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)知識(shí)、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。在信息化社會(huì)，檔案管理部門應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理信息化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具，提高開發(fā)檔案資源的能力與水平，積極促進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)童的檔案信息產(chǎn)品，使檔案工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。